Därför är mejl ett dåligt sätt att sköta styrelsekommunikation

Att använda mejl för styrelsekommunikation kan kännas bekvämt – alla har en inkorg, det går snabbt att bifoga dokument, och det är ett välbekant verktyg. Men under ytan döljer sig stora risker. I en tid där cybersäkerhet, GDPR och informationshantering står i fokus, är mejl helt enkelt ett otillräckligt och osäkert sätt att kommunicera i styrelserummet.

Mejl är okrypterat – och lämnar spår överallt

När ett mejl skickas över internet färdas det inte som ett direktmeddelande från avsändare till mottagare. Istället passerar det genom en rad olika servrar – ibland i olika länder – innan det når mottagarens inkorg. På vägen sparas temporära kopior på dessa servrar, vilket innebär att känslig information potentiellt exponeras flera gånger innan den når sin slutdestination.

Utan att aktiv kryptering används är mejlet i praktiken som ett vykort – läsbart för alla som får syn på det under resans gång.

Bilagor sprids okontrollerat över olika enheter

När styrelsehandlingar skickas som bilagor i mejl blir de snabbt kopierade till flera enheter. Datorer, mobiltelefoner, surfplattor – ibland även privata enheter utan tillräckligt skydd. Det innebär att ett dokument med känslig information kan finnas sparat i okrypterad form på ett tiotal platser, helt utanför organisationens kontroll.

Har någon tappat en enhet? Har den blivit infekterad av skadlig kod? Har någon laddat ner dokumentet till en privat molntjänst för enkel åtkomst? Alla dessa scenarier skapar en allvarlig säkerhetsrisk.

GDPR – när mejl innehåller personuppgifter

Många styrelsehandlingar innehåller personuppgifter: namn, kontaktuppgifter, information om anställda, känsliga ärenden och ibland till och med hälsodata. Om denna typ av information sprids via mejl utan tillräckliga skyddsåtgärder innebär det ett direkt brott mot GDPR. Det kan leda till höga sanktionsavgifter och skada förtroendet för verksamheten.

En modern lösning: Hippoly – säker styrelsekommunikation på ett ställe

Istället för att skicka ut dokument via mejl, samlar Hippoly all styrelsekommunikation – inklusive filer – på ett och samma säkra ställe. Plattformen använder avancerad kryptering och säker autentisering, vilket innebär att endast behöriga användare kommer åt informationen.

Fördelar med Hippoly:

• Allt lagrat centralt: Ingen spridning av filer till olika enheter.
• Ingen nedladdning krävs: Styrelseledamöter kan läsa dokument direkt i plattformen.
• Avancerad kryptering: Skydd i toppklass, både under överföring och vid lagring.
• GDPR-säkrat: Full kontroll över var och hur personuppgifter lagras och hanteras.
• Åtkomstloggar: Se vem som tagit del av vilken information – och när.

Slutsats

Mejl är ett föråldrat verktyg för styrelsekommunikation. Det är osäkert, svårkontrollerat och skapar stora risker både ur ett cybersäkerhets- och dataskyddsperspektiv. Genom att istället använda en plattform som Hippoly säkerställer ni att kommunikationen är trygg, effektiv och i linje med dagens regelverk och förväntningar.

Vill du veta mer om hur Hippoly kan hjälpa din styrelse att kommunicera säkrare och smartare?  Kontakta oss så vi berättar gärna mer eller läs mer om säker kommunikation i Hippoly.