Skugg-AI i styrelserummet, när AI blir ett informations­säkerhetsproblem

Du får 80 sidor styrelsematerial på fredagen. Styrelsemötet är på tisdag.

Du laddar upp materialet i ditt ChatGPT-konto och ber om en sammanfattning: Vilka är de viktigaste riskerna? Vad har förändrats sedan förra rapporten? Vilka frågor borde jag ställa till vd?

På några minuter har du ett riktigt bra beslutsstöd.

Smart? Absolut.

Men vad hände precis med styrelsematerialet?

Det här är en fråga som vi behöver diskutera. Inte om några år, utan nu.

Styrelsens nya skugg-IT heter AI

Begreppet shadow IT, eller skugg-IT, har funnits länge. Det beskriver situationen där medarbetare använder system och tjänster som organisationens IT-funktion inte har godkänt eller har kontroll över.

AI har gjort problemet både större och svårare att upptäcka.

Det behövs ingen installation och inget beslut från IT-avdelningen. Varje styrelseledamot kan redan ha tillgång till flera mycket kraftfulla AI-tjänster via sin dator eller mobil.

Det här handlar inte om ledamöter som medvetet struntar i bolagets regler. Snarare tvärtom. Man använder AI för att förstå materialet bättre, spara tid och komma bättre förberedd till styrelsemötet.

Problemet uppstår när styrelseunderlag kopieras, laddas upp eller görs åtkomligt för en AI-tjänst som organisationen inte har godkänt eller kontroll över. Det handlar inte om att tjänsten är extern i sig. Det handlar om att ingen har tagit ställning till kontotyp, avtal, databehandling, behörigheter och loggning.

Var behandlas informationen? Hur länge sparas den? Används den för att utveckla tjänsten? Vilka underleverantörer får tillgång till den? Vilka avtal gäller? Är användningen förenlig med bolagets informationssäkerhetspolicy?

Och kanske den enklaste frågan: vet styrelsen över huvud taget vilka AI-verktyg ledamöterna använder för att arbeta med styrelsens information?

Vi misstänker att svaret i många styrelser är nej.

Det handlar om företagets känsligaste information

Det gör frågan extra viktig.

Styrelsen arbetar regelmässigt med information som inte är avsedd för någon annan än en mycket begränsad krets. Ännu inte offentliggjorda ekonomiska resultat, förvärv och försäljningar, finansiering, strategiska planer, organisationsförändringar, personuppgifter, tvister och information om kunder och affärspartners. I noterade bolag kan materialet dessutom innehålla insiderinformation.

Att kopiera in materialet i ett AI-verktyg kan kännas som ett litet steg. Men det är samma känsliga information som lämnar den krets den var avsedd för, till en tjänst som ingen har tagit ställning till.

Det är därför vi tycker att skugg-AI behöver behandlas som en informationssäkerhets- och governancefråga, inte som en diskussion om vilken AI-tjänst som är bäst.

”Använd inte AI” kommer inte att fungera

Den enklaste lösningen är förstås att skriva in i informationssäkerhetspolicyn att styrelsematerial aldrig får laddas upp till externa AI-tjänster.

För viss information och vissa tjänster kan det vara en helt rimlig regel. Men som långsiktig strategi tror vi att den är otillräcklig. AI är helt enkelt för användbart.

En ledamot kan på några minuter få hjälp att förstå en komplicerad finansiell rapport, jämföra två versioner av en affärsplan eller identifiera frågor i ett omfattande beslutsunderlag. Den ledamoten kommer att vilja använda möjligheten och verktygen kommer bara att bli bättre.

Att tro att styrelseledamöter avstår från AI därför att informationssäkerhetspolicyn säger det är förmodligen naivt. Risken är i stället att vi får en policy som säger en sak och ett faktiskt arbetssätt som ser ut på ett annat sätt. Det är precis så skugg-IT uppstår.

Ge styrelsen ett bättre alternativ

Vi tror därför att man behöver angripa problemet från två håll.

Självklart behövs tydliga spelregler. Vilken information får användas i externa AI-tjänster? Vilka tjänster är godkända? Hur ska konfidentiellt material hanteras? Vilket ansvar har den enskilda ledamoten?

Men det räcker inte. Styrelseledamöterna behöver också få tillgång till bra AI där styrelseinformationen redan finns och är skyddad.

Om styrelseportalen kan sammanfatta underlag, hitta tidigare beslut och hjälpa ledamoten att analysera information minskar behovet av separata, icke godkända AI-tjänster. Principen är egentligen ganska enkel. Vill man minska skugg-AI måste det godkända alternativet vara minst lika enkelt och användbart som det icke godkända.

Det ställer i sin tur nya krav på styrelseportalen. Historiskt har en styrelseportal framför allt löst ett distributionsproblem. Hur får vi kallelser, dokument och protokoll till rätt personer på ett säkert sätt?

Nu räcker inte det. Ledamöterna behöver kunna arbeta med informationen, ställa frågor till den och sätta den i relation till tidigare protokoll och beslut. Då slipper de kopiera materialet till en separat tjänst som ingen har godkänt.

Vi har en uppfattning i frågan

Vi bygger själva AI-funktioner för styrelsearbete i Hippoly, så vi har naturligtvis ett kommersiellt intresse och en uppfattning i den här frågan.

Samma frågor gäller förstås oss. I Hippoly sker AI-behandlingen via Azure OpenAI inom EU. Era data används inte för att träna AI-modeller och delas inte vidare utanför Hippoly-miljön. Kunden aktiverar funktionerna, varje användare väljer när AI används och AI får tillgång till dokument först efter uttryckligt godkännande.

Men oavsett vilken styrelseportal man använder tycker vi att principen borde vara densamma. Styrelseledamöter ska inte behöva välja mellan bra AI-stöd och god informationssäkerhet.

Det är också en anledning till att vi tror att styrelseportalens roll håller på att förändras. Den behöver inte bara vara platsen där styrelsens information förvaras säkert. Den behöver bli platsen där styrelsen faktiskt kan använda AI för att arbeta med informationen på ett säkert sätt.

Och det här är förmodligen bara början.

Personliga AI-assistenter och agenter kommer att kunna göra betydligt mer än dagens AI-verktyg. De kommer att läsa, analysera och förbereda information åt oss och så småningom även utföra uppgifter för vår räkning. Då blir frågorna ännu mer konkreta.

Vilken styrelseinformation får min personliga AI-agent komma åt? Vad får den göra med informationen? Kan den agera i mitt namn? Hur autentiseras den? Vad loggas?

Det låter kanske som frågor för framtiden, men de behöver hanteras nu.

Börja med en enkel fråga runt styrelsebordet

Man behöver inte börja med att skriva en omfattande AI-policy. Vi rekommenderar att ni börjar med en betydligt enklare fråga på nästa styrelsemöte.

Använder någon av oss AI för att läsa eller analysera styrelsematerial och vet vi i så fall vad som händer med informationen?

Diskussionen som följer på den frågan kan vara nyttig i sig.

Nästa steg är att komma överens om vilka regler som ska gälla. Sedan ser ni till att ledamöterna faktiskt har tillgång till AI-verktyg som gör det möjligt att följa dem.

För skugg-AI är inte bara ett policyproblem. Det är också ett verktygsproblem. Lösningen är inte att styrelseledamöter ska använda mindre AI. De behöver kunna använda rätt AI, på rätt plats.