Skip to content

Filer & arkiv

Styrelsens filer på ett ställe

Underlag i mejltrådar, protokoll på någons hårddisk och ingen som vet vilken version som gäller. Med säker fildelning i Hippoly ligger styrelsens dokument samlade och krypterade. Versionen som visas är alltid den som gäller och allt går att hitta även nästa år.

Prova gratis Se alla funktioner

En mappstruktur styrelsen känner igen

Bygg strukturen från grunden eller dra in en befintlig mapp från er gamla lagringsyta. Filerna kopplas sedan till agendor eller delas som inlägg, utan nya kopior.

Mapparna tillhör samarbetsytan, inte någons privata Google- eller Dropbox-konto. Lämnar en ledamot försvinner ingenting och den som kliver in kommer åt allt från första dagen.

Versionshantering

Versionshistorik på varje fil

Varje fil versionshanteras automatiskt. Ladda upp en ny version så lägger den sig ovanpå den ursprungliga. Tidigare versioner kan öppnas, laddas ner eller återställas.

Ingen behöver undra om rätt underlag ligger i mappen. Den senaste versionen visas alltid, historiken finns ett klick bort.

Läs- och nedladdningslogg

Koll på vem som tagit del av vad

Loggen visar när ett dokument öppnats eller laddats ner och av vem. Inför mötet ser ni om underlaget faktiskt är läst. Efteråt går det att visa vilka som tagit del av en handling.

Lagra och dela

Ladda upp till rätt plats, använd där det behövs

Månadsrapporter, avtal och policyer lever länge och används på många ställen. I Hippoly länkar du in filerna där de behövs, till exempel som underlag på en agendapunkt. Vill du uppmärksamma styrelsen på något nytt eller uppdaterat delar du filen som ett inlägg, med ett eget meddelande.

Dela som inlägg
Skriv ett meddelande… Septemberrapporten är uppe! 🚀 Läs gärna före mötet på torsdag.

Filer i direktmeddelanden

När filer behöver delas i mindre grupp

Ibland kräver ärendets natur en mindre krets: ett personalärende, VD:s villkor eller arbetsmaterialet i en förhandling innan det går till hela styrelsen. Då delas filerna i ett direktmeddelande och bara konversationens deltagare kommer åt dem.

Mer om direktmeddelanden

Dokument som skrivs direkt i Hippoly

Beslutsunderlag, rapporter och policyer behöver inte skrivas någon annanstans och laddas upp, ni kan skriva dem direkt i Hippoly. Dokumenten kan precis som uppladdade filer signeras, kopplas till agendor eller delas som inlägg.

Mer om dokument i Hippoly

Detta får du med filerna i Hippoly

  • Krypterat i flera lager

    Filerna lagras krypterade. Inte ens med full serveråtkomst kan Hippolys personal läsa ert innehåll.

  • Originalet rörs aldrig

    Hippoly ändrar aldrig era filer. Laddar ni ner dem är det originalformatet ni får.

  • Upp till 1 GB per fil

    Även tunga underlag som årsredovisningar med bilagor får plats.

  • Visas direkt i Hippoly

    Pdf, Word, PowerPoint och många andra vanliga filformat öppnas direkt i samarbetsytan, utan att laddas ner.

  • Nedladdning kan stängas av

    Vill ni vara säkra på att känsliga handlingar inte hamnar på vift kan en administratör stänga av nedladdning. Då läses filerna bara i Hippoly.

  • Ingår i alla planer

    Fil- och dokumenthanteringen finns med från start, även i den kostnadsfria planen.

Fler funktionsområden

Filer & arkiv är en av många funktioner i Hippoly. Utforska fler användningsområden.