Skip to content

Filer og arkiv

Bestyrelsens filer ét sted

Materiale i mailtråde, referater på nogens harddisk og ingen, der ved, hvilken version der gælder. Med sikker fildeling i Hippoly ligger bestyrelsens dokumenter samlet og krypteret. Den version, der vises, er altid den, der gælder, og alt kan findes frem, også næste år.

En mappestruktur, bestyrelsen genkender

Byg strukturen fra bunden, eller træk en eksisterende mappe ind fra jeres gamle lagringstjeneste. Filerne kobles derefter til dagsordener eller deles som opslag, uden nye kopier.

Mapperne tilhører samarbejdsrummet, ikke nogens private Google- eller Dropbox-konto. Forlader et medlem bestyrelsen, forsvinder intet, og den, der træder ind, har adgang til alt fra første dag.

Versionshåndtering

Versionshistorik på hver fil

Hver fil versionshåndteres automatisk. Upload en ny version, så lægger den sig oven på den oprindelige. Tidligere versioner kan åbnes, downloades eller gendannes.

Ingen behøver være i tvivl om, hvorvidt det rigtige materiale ligger i mappen. Den nyeste version vises altid, historikken er ét klik væk.

Læse- og downloadlog

Overblik over, hvem der har set hvad

Loggen viser, hvornår et dokument er åbnet eller downloadet og af hvem. Før mødet kan I se, om materialet faktisk er læst. Bagefter kan I vise, hvem der har set et dokument.

Gem og del

Upload til det rette sted, brug det hvor der er brug for det

Månedsrapporter, aftaler og politikker lever længe og bruges mange steder. I Hippoly indsætter du filerne dér, hvor der er brug for dem, for eksempel som materiale på et dagsordenspunkt. Vil du gøre bestyrelsen opmærksom på noget nyt eller opdateret, deler du filen som et opslag med din egen besked.

Share as post
Write a message… The September report is up! 🚀 Please read before Thursday’s meeting.

Filer i direkte beskeder

Når filer skal deles i en mindre kreds

Nogle gange kræver sagens natur en mindre kreds: en personalesag, direktørens vilkår eller arbejdsmaterialet i en forhandling, før det går til hele bestyrelsen. Filerne deles så i en direkte besked, og kun samtalens deltagere har adgang til dem.

Dokumenter skrevet direkte i Hippoly

Beslutningsmateriale, rapporter og politikker behøver ikke at blive skrevet et andet sted og uploadet, I kan skrive dem direkte i Hippoly. Ligesom uploadede filer kan dokumenterne underskrives, kobles til dagsordener eller deles som opslag.

Det får I med filerne i Hippoly

  • Krypteret i flere lag

    Filerne opbevares krypteret. Ikke engang med fuld serveradgang kan Hippolys medarbejdere læse jeres indhold.

  • Originalen røres aldrig

    Hippoly ændrer aldrig jeres filer. Downloader I dem, får I originalformatet.

  • Op til 1 GB pr. fil

    Selv store filer som årsrapporter med bilag er der plads til.

  • Vises direkte i Hippoly

    PDF, Word, PowerPoint og mange andre almindelige filformater åbnes direkte i samarbejdsrummet, uden download.

  • Download kan slås fra

    Vil I være sikre på, at følsomme dokumenter ikke havner de forkerte steder, kan en administrator slå download fra. Filerne kan i så fald kun læses i Hippoly.

  • Med i alle abonnementer

    Fil- og dokumenthåndteringen er med fra start, også i det gratis abonnement.