Från stuprör till hängrännor, så knyter Smålands Fotbollförbund ihop hela organisationen

Smålands Fotbollförbund ska vara en sammanhållande kraft för fotbollen i Småland, ett nav för stöd, samverkan och utveckling. Förbundet samlar 315 medlemsföreningar och är Sveriges tredje största specialidrottsdistriktsförbund. Visionen lyder ”Fotboll för alla, i hela Småland, hela livet, i takt med tiden”.

Det kräver ett arbetssätt som gör det enkelt att dela kunskap mellan styrelse, kommittéer, utskott och tjänstemän. I dag arbetar distriktsstyrelsen i Hippoly, tillsammans med flera kommittéer och utskott. Där finns också en gemensam yta för information som rör hela organisationen.

– Jag tycker att vi har fått ett gemensamt och professionellt arbetssätt. Det blir väldigt tydligt vad som ska göras och enkelt att hitta, säger Conny Nilsson, distriktschef för Smålands Fotbollförbund.

När tjänstemannen hade informationsövertaget

Tidigare användes olika digitala lösningar för protokoll, e-signering, dokument och kommunikation. Teams fanns med i bilden, men för en organisation med många förtroendevalda blev inloggningar och hantering en tröskel.

Med Hippoly har förbundet i stället byggt en gemensam struktur. Där ligger protokoll från olika delar av verksamheten, information från Svenska Fotbollförbundet och annat som påverkar den småländska fotbollen. Det som rör hela organisationen ligger där hela organisationen kommer åt det.

– Tidigare hade man som tjänsteman lätt ett informationsövertag. Nu har vi en plattform där vi kan dela med oss så att alla kan känna sig uppdaterade inför beslut och förstå vad som ligger i pipen.

”Här finns inga hemligheter”

För Conny Nilsson handlar transparensen om mer än att göra dokument tillgängliga. Den skapar en närmare koppling mellan de förtroendevalda och verksamheten.

– Sköter vi detta och ser till att det händer något varje vecka så ökar både engagemanget och förståelsen. Fler och fler upptäcker fördelarna.

Inlägg används flitigt, inte minst i den gemensamma ytan. Information från olika delar av fotbollen kan snabbt sättas i sitt sammanhang. Mobilen har blivit en del av arbetssättet. När Conny är ute i verksamheten kan han dela en bild direkt eller berätta om något som just har hänt.

– Här finns inga hemligheter. I demokratisk anda vill vi få ut informationen och visa hur olika frågor påverkar Smålands fotboll. Nu har vi väldigt goda möjligheter att nå ut till alla.

Frågorna som föll mellan stolarna

Tidigare kunde kommittéer och utskott arbeta parallellt utan full kännedom om vad som hände på andra håll. Frågor mellan olika ansvarsområden kunde falla mellan stolarna eller leda till dubbelarbete.

Nu kan de förtroendevalda följa vad andra grupper arbetar med och ta del av protokoll och gemensam information. Conny Nilsson beskriver förändringen som att gå från stuprör till hängrännor.

Nu är det bara att gå in och sätta sig och läsa. Vi får bättre koll på varandras verksamhet och kan arbeta mer över gränserna.

Mötet börjar innan mötet

Mötesarbetet har blivit mer strukturerat. Agendan kan delas tidigt och underlagen kopplas till rätt punkt. Protokollet justeras och signeras i samma flöde.

Uppgifter används för att följa upp det som har beslutats. Inför mötena går förbundet igenom vad som är gjort, vad som återstår och varför.

– Det ger en väldigt bra kontinuitet mellan mötena. Vi kan följa upp beslut och uppgifter och se till att ingenting tappas bort.

Årshjulet ger en samlad bild av verksamhetsåret. Ambitionen är att planerade möten i olika delar av organisationen ska ligga på samma ställe. Förbundet har också börjat utforska Hippolys AI-stöd hi i arbetet med agendor och protokoll.

Kunskapen stannar kvar när förtroendevalda byts ut

För en organisation med många förtroendevalda är kontinuitet en särskild utmaning. Personer väljs in, lämnar sina uppdrag och ersätts av andra.

När information, beslut och arbetssätt finns samlade i Hippoly blir organisationen mindre beroende av enskilda personer. Historiken finns kvar. Nya förtroendevalda kommer snabbare in i arbetet.

– Vi kan samla den erfarenhet som redan finns inom Smålands fotboll. Det finns väldigt mycket att dela och hämta mellan olika kommittéer.

Förbundets strategihus är ett exempel. Tidigare var det svårt att säkerställa att strategin verkligen nådde hela organisationen. Nu kan den delas, hållas levande och kopplas tydligare till det löpande arbetet.

Beteendeförändringen gick snabbt

Att förändra arbetssätt i en organisation med många människor innebär en omställning. Den digitala vanan varierar. Några har inledningsvis upplevt de nya rutinerna som extra arbete.

För Conny Nilsson väger nyttan betydligt tyngre även om det krävs en beteendeförändring.

Det jobbet är ringa jämfört med de skalfördelar vi får med Hippoly.

– Hippoly ligger väldigt väl i linje med den digitaliseringsprocess vi arbetar med. Vi har skapat en bättre ordning före, under och efter mötena, vi kan bevara organisationens beslut över tid och samtidigt göra arbetet väldigt transparent.

Resultatet: ett gemensamt arbetssätt, inte fler verktyg

• Distriktsstyrelsen, kommittéer och utskott arbetar i samma struktur
• En gemensam yta samlar det som rör hela organisationen
• Beslut och uppgifter följs upp mellan mötena
• Historiken finns kvar när förtroendevalda byts ut

För Smålands Fotbollförbund har Hippoly blivit mer än ett verktyg för styrelsemöten. Det är den gemensamma platsen för möten, information, beslut, uppföljning, kunskap och planering. Inte bara för distriktsstyrelsen, utan också för kommittéer och utskott.