Styrelsen som sällan är på samma plats

Nitton lägenheter vid Åresjön, de flesta fritidsboenden. Styrelsen i BRF Lake Lodge Åre är därför sällan på samma plats. Det mesta av arbetet sker digitalt.

Ordförande är Jenny Persson. Hon tog med sig arbetssättet från en helt annan värld, flygsporten. Där har hon varit engagerad sedan 2005, bland annat som landslagsledare och ledamot i Svenska Skärmflygförbundets styrelse. I dag sitter hon i disciplinkommittén inom Svenska Flygsportförbundet.

Två helt olika verksamheter. Men med samma behov: att skapa ordning, transparens och kontinuitet i styrelsearbetet.

Kommittén sitter från Umeå till Ystad

Jenny mötte Hippoly första gången i Flygsportförbundet, som redan hade infört plattformen. Disciplinkommittén hanterar känsliga ärenden om regelöverträdelser inom flygsporten.

– Det kan handla om allt från osportsligt beteende i tävlingssammanhang till frågor om behörigheter eller uteslutningar ur föreningar. Ofta finns det inte heller ett helt tydligt regelverk, utan mycket handlar om tolkning och erfarenhet, berättar Jenny.

Den sammankallas bara när ett ärende uppstår. Då måste arbetet komma igång snabbt.

– När ett ärende kommer in kan det vara mellan en och 150 sidor dokumentation som alla måste läsa in sig på. Då gäller det att snabbt kunna kommunicera vem som gör vad, dela dokument och samla allt på ett ställe.

Så var det inte förut.

Historiskt har man mejlat fram och tillbaka och varit beroende av att någon varit väldigt strukturerad och sparat allt på sin egen hårddisk. Sedan gäller det att nästa person får med sig allt vidare. Det blir väldigt sårbart.

I dag används Hippoly för dokumentation, mötesplanering, diskussioner och utkast till beslut.

– Sekretessen är viktig för oss. Samtidigt behöver vi kunna arbeta effektivt tillsammans även om vi sitter utspridda över hela landet.

Från Dropbox till ett ställe där nästa styrelse hittar allt

När Jenny tog med Hippoly till föreningen i Åre var behovet likartat, fast miljön en annan. Styrelsen är geografiskt utspridd och dokumenten hade legat på flera ställen.

– Vi hade dokument på olika ställen och använde tidigare Dropbox, vilket fungerade till viss del. Men det blev inte särskilt överskådligt och krävde att alla hade rätt struktur och rätt utrymme.

Styrelsen behövde en gemensam plats för möten, dokumentation och beslut. Men för Jenny var det aldrig bara en fråga om ordning för dagens styrelse.

Jag har drivit på att vi ska bli mer digitaliserade och framtidssäkra arbetet. Nästa person som kommer in i styrelsen ska inte behöva uppfinna hjulet igen.

Tröskeln blev låg från början.

– Kollegorna hade egentligen inget motstånd alls. Att man loggar in med BankID gjorde det väldigt enkelt att komma igång.

I föreningen ligger planering och dokument i Hippoly. Själva mötena hålls via Teams.

– Alla tycker att det är bra att allt finns samlat och lättillgängligt. Det handlar förstås lite om digital vana i början, men det har gått bra.

Suppleanten som läste in sig själv

Det märktes tydligast när styrelsen fick in en ny suppleant.

Senast fick vi in en ny suppleant i styrelsen och hon var superimponerad över hur lätt det var att komma in i arbetet. Hon kunde själv skapa sig en lägesbild och snabbt förstå hur allt fungerade.

En annan sak Jenny lyfter fram är e-signeringen, för en styrelse där ledamöterna sällan sitter i samma rum.

– Det är verkligen guld med den elektroniska signeringen, säger Jenny och skrattar.

Det som lockar i Åre

När Jenny inte arbetar eller engagerar sig ideellt är det naturen och rörelsen som lockar. Hon har en bakgrund inom segling och vindsurfing och är fortfarande aktiv skärmflygare.

– Skärmflygning är fantastiskt. Vi flyger på samma premisser som segelflyget och är beroende av termik, vilket gör att säsongen främst är under de varmare månaderna. Men vi har det lite enklare, allt får plats i en ryggsäck.

I Åre är det närheten till naturen hon lyfter fram.

– Det är fantastiskt att paddla kajak på Åresjön.

Föreningen hyr också ut lägenheter till besökare, precis vid sjön.

– Åre är fantastiskt året runt. Vintertid är skidåkningen störst, men sommartid finns minst lika mycket att göra: vandring, cykling och skärmflygning. Lake Lodge har verkligen ett perfekt läge mitt i allt.

Styrelsearbete för dem som kommer efter

När Jenny förklarar varför hon lägger tid på strukturen stannar hon inte vid sin egen styrelse.

– Man tänker lätt att det ska vara smidigt för en själv. Men man måste också tänka på att göra styrelsearbetet attraktivt för dem som kommer efter. Attraktivt blir det när det är enkelt att komma in i arbetet. Alla underlag finns på samma ställe och är tillgängliga för alla, både de historiska och de aktuella.