Affärsplan: innehållet och styrelsens roll i planeringen
I korthet
En affärsplan beskriver hur en organisation ska omsätta sin strategi i verksamhet, resursbehov och mätbara resultat. Den innehåller ofta mål, marknad, erbjudande, aktiviteter, organisation, resurser, risker och ekonomiska prognoser. Har organisationen VD eller anställd ledning tar ledningen ofta fram ett förslag. Styrelsen prövar om planen är realistisk, hänger ihop med strategin och går att följa upp.
De flesta guider om affärsplaner riktar sig till den som ska starta företag. Den här guiden tar det andra perspektivet: affärsplanen som styrelsens och ledningens arbetsverktyg i en pågående verksamhet. Vi går igenom vad planen bör innehålla, hur den hänger ihop med strategin och vad styrelsen ska pröva innan den ställer sig bakom planen.
Vad är en affärsplan?
Affärsplanen är bryggan mellan den långsiktiga strategin och den konkreta verksamhetsplaneringen. Strategin anger vägvalen. Affärsplanen beskriver hur de ska genomföras under den kommande perioden.
En affärsplan kan bland annat beskriva:
- verksamhetens syfte och erbjudande
- kunder, medlemmar eller andra målgrupper
- marknad och omvärld
- mål och prioriteringar
- intäkts- eller finansieringsmodell
- organisation och kompetens
- viktiga initiativ med ansvar och tidplan
- investeringar och finansiering
- budget och prognoser
- risker
Formen varierar med organisationens storlek och syfte. Ett kommersiellt bolag lägger ofta tyngden på marknad, affärsmodell, tillväxt och lönsamhet. En ideell förening utgår ofta från ändamål, målgrupper, aktiviteter, finansiering och effekter, exempelvis i en verksamhetsplan. En ekonomisk förening behöver anpassa planen till både föreningens ändamål och medlemmarnas ekonomiska intressen.
Så byggs affärsplanen upp
Utgå från den beslutade strategin och formulera de antaganden som planen vilar på. Beskriv sedan målgrupper, erbjudande och marknad. Sätt ett fåtal mål för perioden och koppla varje mål till initiativ, ansvarig, resurser och tidplan. Lägg därefter in budget, prognoser och väsentliga risker. Avsluta med att bestämma nyckeltal, rapporteringsintervall och när planen ska omprövas.
Styrelsens roll i affärsplanen
I organisationer med VD eller annan anställd ledning är det vanligt att ledningen tar fram ett förslag till affärsplan inom styrelsens beslutade inriktning. Styrelsen prövar planen och ansvarar för den övergripande förvaltningen. I mindre organisationer kan styrelsen själv ta fram planen. För ideella föreningar styr stadgar och stämmobeslut ansvarsfördelningen.
Prövningen handlar om tre saker. Är planen konsekvent med strategin? Är antagandena och resurserna rimliga? Går planen att följa upp? Styrelsen bör särskilt förstå vad som måste gå rätt för att planen ska lyckas, till exempel försäljning, finansiering, rekrytering eller produktutveckling. Styrelsen bör lägga särskild vikt vid de kritiska antagandena.
Planen behöver uppföljningsbara mål för att kunna användas i den löpande uppföljningen. Nyckeltalen som ska visa om planen fungerar bör bestämmas samtidigt som planen, inte i efterhand.
Artikeln ger generell vägledning om planering och styrelsearbete, inte juridisk rådgivning. Ansvarsfördelningen behöver anpassas till organisationsform, stadgar och eventuella instruktioner.
Vanliga misstag
- Affärsplanen blir ett långt dokument som ingen använder under året.
- Mål saknar ansvarig och tidplan.
- Tillväxtantaganden saknar underbyggnad.
- Strategi, affärsplan och budget berättar olika historier.
- Risker beskrivs men påverkar inte planeringen.
- Planen uppdateras inte när förutsättningarna ändras.
En affärsplan är en färskvara. När ett kritiskt antagande ändras behöver planen prövas igen, inte vid nästa årsversion.
Affärsplanen i styrelsens årscykel
Affärsplaneringen hör hemma i styrelsens årshjul. I organisationer med kalenderår kan ett upplägg vara att se över strategin före sommaren och arbeta fram affärsplan och budget under hösten. Tidpunkterna anpassas till räkenskapsår och stämmocykel. Uppföljningen löper sedan under året, med planens nyckeltal i den ordinarie rapporteringen.
Uppföljningen bör omfatta mer än utfall mot budget. Den behöver också visa om planens antaganden håller: säljer det nya erbjudandet, gick rekryteringarna i lås, utvecklas marknaden som planerat? Mer om det arbetssättet finns i guiden om styrelsens strategiarbete.
Så hjälper Hippoly
En affärsplan gör nytta när den används mellan mötena. I Hippoly kan styrelsen samla planen, beslutsunderlagen och besluten i samma samarbetsyta. Planens initiativ läggs i mötesagendan och följs som uppgifter med ansvar och tidplan. Planen kan då användas som ett löpande arbetsverktyg i stället för att bara plockas fram en gång om året.
Checklista: pröva affärsplanen
- Kontrollera att planen är kopplad till den beslutade strategin.
- Pröva att målgrupper och erbjudande är tydliga.
- Granska att de viktigaste marknadsantagandena är dokumenterade och rimliga.
- Se till att prioriterade initiativ har ansvarig, resurser och tidplan.
- Bedöm om kompetens- och resursbehoven är analyserade.
- Stäm av att budget och prognoser stödjer planen.
- Kontrollera att väsentliga risker påverkar planeringen, inte bara beskrivs.
- Kontrollera att nyckeltal är definierade så att planen går att följa upp under året.