Verksamhetsplan: så planerar föreningen sitt år
I korthet
Verksamhetsplanen beskriver vad föreningen ska göra under det kommande verksamhetsåret: målen, de viktigaste aktiviteterna, vem som ansvarar och vilka resurser som krävs. Den utgår från föreningens ändamål i stadgarna och hänger ihop med budgeten, som visar planens ekonomiska förutsättningar. Vem som fastställer planen följer i första hand av stadgarna och annars av tidigare stämmobeslut och etablerad praxis. I idrottsföreningar som följer RF:s stadgemall fastställer årsmötet verksamhetsplanen. Vid nästa årsmöte följs den upp i verksamhetsberättelsen.
Verksamhetsplanen är föreningens karta för året: vad som ska göras, varför och av vem. Utan den blir det svårt att prioritera under året. Här går vi igenom hur planen byggs, hur den hänger ihop med budgeten och årshjulet samt hur den hålls levande efter beslutet. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning. Den gäller ideella föreningar, inklusive idrottsföreningar.
Verksamhetsplanens plats i föreningsåret
Verksamhetsplanen ingår i en årlig cykel. Den utgår från föreningens ändamål i stadgarna och från läget i verksamheten. Tidsplanen följer föreningens verksamhetsår och de frister som anges i stadgarna. Om stadgarna lägger verksamhetsplanen på årsmötet förbereder styrelsen ärendet inför mötet. Planen behandlas då enligt föredragningslistan. I RF:s stadgemall är medlemsavgiften en egen punkt, medan verksamhetsplanen och den ekonomiska planen, alltså budgeten, behandlas under nästa punkt. Om stadgarna inte reglerar vem som fastställer planen bör föreningen kontrollera tidigare stämmobeslut och etablerad praxis före beslutet. Under året styr planen prioriteringarna. Vid nästa årsmöte följs planens mål och aktiviteter upp i verksamhetsberättelsen, tillsammans med övriga väsentliga händelser under året.
Kopplingen till budgeten är central. Budgeten ska göra planens prioriteringar ekonomiskt möjliga. Kostnadsbärande aktiviteter behöver ha täckning. Budgetens intäkter och övriga antaganden måste samtidigt vara rimliga i förhållande till planen. Tas dokumenten fram var för sig syns glappet först i uppföljningen.
Vad verksamhetsplanen ska innehålla
Verksamhetsplanens omfattning anpassas efter verksamhetens storlek och komplexitet. Ett enkelt upplägg innehåller följande delar:
- Nuläget: en kort beskrivning av var föreningen står, som motiverar prioriteringarna
- Målen: ett fåtal tydliga mål för året, hellre tre konkreta än tio vaga
- Aktiviteterna: vad som ska genomföras för varje mål, med ansvarig och ungefärlig tidpunkt
- Resurserna: vad som krävs i pengar, ideell tid och eventuella funktionärer
- Uppföljningen: hur och när styrelsen stämmer av planen under året
Konkretionen avgör värdet. Ett mål som bara säger “öka engagemanget” är svårt att följa upp utan ett mått eller ett tydligt önskat resultat. Ett mål som anger vad, hur mycket och till när går. En enkel arbetsstruktur per mål består av aktivitet, ansvarig, tidpunkt, resursbehov och uppföljningsdatum.
Från beslut till styrning
Det svåra momentet är inte skrivandet utan uppföljningen under året. Tre vanor håller planen levande. Lägg in planens aktiviteter i föreningens årshjul, så att de landar på rätt styrelsemöten. Följ upp planen som en återkommande punkt på dagordningen, med fokus på avvikelser. När förutsättningarna ändras, dokumentera avvikelsen och kontrollera vilket organ som får besluta om en ändring av planen. En plan som tappat kontakt med verkligheten slutar användas.
Vanliga fel är att planen bara skrivs inför årsmötet, att målen saknar ansvariga eller att uppföljningen börjar först när verksamhetsberättelsen ska tas fram.
Så hjälper Hippoly
I Hippoly blir verksamhetsplanen ett arbetsdokument i stället för en bilaga. Planen kan skapas, redigeras och versionshanteras i samarbetsytans dokument. Uppföljningspunkter läggs i årshjulet eller på kommande möten. Konkreta aktiviteter kan skapas som uppgifter med ansvarig och förfallodatum. När verksamhetsberättelsen ska skrivas ligger årets protokoll och beslut samlade som underlag. Läs mer om möteshantering och styrelsearbete i föreningar.
Checklista: en verksamhetsplan som styr
- Utgå från ändamålet i stadgarna och läget i föreningen.
- Sätt ett fåtal tydliga mål hellre än många vaga.
- Koppla aktiviteter, ansvariga och tidpunkter till varje mål.
- Stäm av planen mot budgeten. Budgeten ska täcka de planerade kostnaderna. Säkerställ också att det finns tillräckligt med ideell tid och funktionärer.
- Fastställ planen i behörigt organ. Utgå från stadgarna och kontrollera vid behov tidigare stämmobeslut och etablerad praxis.
- Följ upp planen på styrelsemötena under året, inte först i efterhand.