Mall för styrelsens årshjul
Mallen ger styrelsens årshjul som en ifyllbar plan. Den samlar mötenas huvudteman, viktiga tidpunkter och frågor som återkommer under året. Anpassa den till lag, bolagsordning, stadgar eller stiftelseförordnande och till ert eget räkenskapsår eller verksamhetsår.
Vill ni förstå hur årshjulet läggs upp och vilka punkter som hör hemma var? Läs guiden om årshjulet.
Mallen kan användas av stiftelser med egen förvaltning. Den är inte avsedd för stiftelser med anknuten förvaltning, där en juridisk person är förvaltare.
För varje möte kan ni utgå från vår mall för dagordning till styrelsemöte. Om en ny styrelse har valts kan den behöva konstituera sig. Använd då vår mall för konstituerande styrelsemöte.
Ett årshjul är värt något bara om det används under året. Ett dokument som fylls i en gång och sparas i en mapp slutar snart stämma. Lägger ni i stället upp årets möten i Hippolys årshjul ligger planen tillsammans med arbetet. I Hippoly Pro rymmer den utökade planeringsvyn dessutom uppgifter och händelser som sträcker sig över längre tid, till exempel budgetarbete, revision och stämma. Varje möte kan sedan få en dagordning med underlagen kopplade till rätt punkt.
Viktigt: denna mall är en utgångspunkt. Den utgår medvetet från räkenskapsårets eller verksamhetsårets slut i stället för från januari, eftersom ett brutet räkenskapsår annars förskjuter hela planen. Vilka punkter som är obligatoriska beror på organisationsform, bolagsordning, stadgar eller stiftelseförordnande. Styrelsen planerar antalet ordinarie möten utifrån lag, bolagsordning, stadgar, stiftelseförordnande och den egna arbetsordningen. I aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar ska ordföranden se till att styrelsen sammanträder när det behövs. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Styrelsens årshjul
[Organisationens namn] (org.nr [xxxxxx-xxxx], om organisationen har ett)
Avser styrelseåret efter det räkenskapsår eller verksamhetsår som slutar [ÅÅÅÅ-MM-DD]
[Månadsnumren räknas från den första månaden efter räkenskapsårets eller verksamhetsårets slut. Fyll i vilken kalendermånad varje möte hamnar hos er.]
Styrelsens möten under året
[Tidpunkterna är exempel. Har organisationen stämma eller årsmöte, bestäm datumet först. Planera sedan bokslut, revision, kallelse och handlingar bakåt från de frister som gäller. Stiftelser utgår i stället från fristerna för redovisning och revision.]
| Möte | Tidpunkt | Månad | Huvudtema | Punkter på mötet |
|---|---|---|---|---|
| 1 | I tid för redovisning och revision | [månad] | Bokslut | Årsredovisning eller årsbokslut för det år som avslutats |
| 2 | Före stämman eller årsmötet, enligt de frister som gäller | [månad] | Underlag till stämman eller årsmötet | Förslag, kallelse, handlingar, revisorns rapportering |
| 3 | Efter stämman eller årsmötet, om styrelsen behöver konstituera sig | [månad] | Konstituering vid behov | Ordförande och övriga roller vid behov, eventuell särskild firmateckning, styrdokument, mötesplan |
| 4 | Månad 7 | [månad] | Strategi | Strategisk genomgång, omvärld, riskgenomgång |
| 5 | Månad 9–10 | [månad] | Ekonomi och plan | Budget eller verksamhetsplan för nästa år |
| 6 | Månad 11–12 | [månad] | Uppföljning | Prognos, utvärdering av styrelsearbetet, nästa års årshjul |
[Lägg till eller ta bort rader. Planen visar sex möten. Fler kan tillkomma när det behövs.]
[Möte 3 används bara när styrelsen behöver fatta konstituerande beslut, till exempel när nya ledamöter tillträder eller en ny ordförande ska utses. Det är ett praktiskt upplägg, inte ett generellt krav på ett särskilt möte direkt efter varje stämma. Numreringen följer året, inte mandatperioden.]
[Stiftelser med egen förvaltning har ingen stämma. Möte 2 används i stället för genomgång av årsredovisningen och revisionen.]
Perioder och aktiviteter under året
[Allt i ett årshjul är inte möten. Fyll i de perioder och aktiviteter som styrelsen behöver ha i sikte.]
| Aktivitet | Period | Ansvarig | Not |
|---|---|---|---|
| Bokslutsarbete | [period] | [namn eller funktion] | [t.ex. när underlagen ska vara klara] |
| Revision | [period] | [namn eller funktion] | [fristerna nedan styr] |
| Stämma eller årsmöte, om det är aktuellt | [datum] | [namn eller funktion] | [kallelsetiden räknas bakåt härifrån] |
| Budgetarbete | [period] | [namn eller funktion] | [klart före årets sista möte] |
| [Egen aktivitet] | [period] | [namn eller funktion] | [not] |
Återkommande punkter
| Punkt | Frekvens | Ansvarig | Underlag |
|---|---|---|---|
| Ekonomisk rapport | [varje möte] | [namn eller funktion] | [rapport] |
| Uppföljning av beslut | [varje möte] | [namn eller funktion] | [beslutslogg] |
| Rapport om verksamheten | [varje möte] | [namn eller funktion] | [rapport] |
| Riskgenomgång | [en gång per år] | [namn eller funktion] | [riskunderlag] |
| Utvärdering av styrelsearbetet | [en gång per år] | [namn eller funktion] | [frågeunderlag] |
| Genomgång av styrdokument | [en gång per år] | [namn eller funktion] | [styrdokument] |
[Stryk de punkter som inte är aktuella och lägg till egna. De årliga punkterna placeras i mötesplanen ovan. Ange här vem som ansvarar och vilket underlag som behövs.]
Fasta punkter enligt lag eller organisationens styrdokument
[Fyll i det som gäller er organisationsform. Kontrollera alltid bolagsordningen, stadgarna eller stiftelseförordnandet.]
- Aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar: årsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång.
- Ideella föreningar och idrottsföreningar: kontrollera stadgarna för när årsmötet ska hållas.
- Stiftelser med egen förvaltning: det finns ingen stämma. Planera styrelsearbetet inom stiftelseförordnandets ramar. Mallen är inte avsedd för stiftelser med anknuten förvaltning.
- Publika aktiebolag: styrelsen ska årligen fastställa en skriftlig arbetsordning.
- Revision: stiftelser, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar ska alltid ha minst en revisor. I aktiebolag som har revisor samt i ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar ska årsredovisningen lämnas till samtliga revisorer senast sex veckor före årsstämman. Den ska även lämnas till eventuella lekmannarevisorer. Revisionsberättelsen ska lämnas till styrelsen senast tre veckor före årsstämman. För andra organisationer som ska upprätta årsredovisning gäller i stället att den ska lämnas till revisorerna senast fyra månader efter räkenskapsårets utgång.
Anteckningar
[Utrymme för det som är särskilt för ert år, exempelvis ett större projekt, ett byte av revisor eller en planerad förändring i styrelsen.]
[Ort] den [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Styrelsen i [organisationens namn]