Mall för konstituerande styrelsemöte
Mallen ger en färdig agenda för det konstituerande styrelsemötet, från öppnande och konstituering till firmateckning, styrdokument och mötesplan. Mallen är ett utkast, anpassa punkterna efter vad stämman redan beslutat och vilka styrdokument ert bolag använder.
Vill ni förstå varför mötet hålls och vad som brukar beslutas? Läs guiden om det konstituerande styrelsemötet.
Relaterade mallar: styrelsens arbetsordning, VD-instruktion och rapportinstruktion.
Viktigt: denna mall är en utgångspunkt för svenska aktiebolag. Agendan kombinerar lagstyrda formaliapunkter med valfria kontroll- och planeringspunkter. Stryk eller lägg till punkter utifrån stämmans beslut, bolagsordningen och bolagets övriga styrdokument. För finansiella företag och andra reglerade verksamheter kan ytterligare lagkrav gälla. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Agenda för konstituerande styrelsemöte
[Företagsnamn] (org.nr [xxxxxx-xxxx])
Plats: [Plats / digitalt möte]
Datum: [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Tid: [Tid]
Mötesdokument: [var underlagen finns tillgängliga inför mötet]
§ 1 Mötets öppnande
Styrelsens ordförande öppnar mötet. Om någon ordförande ännu inte har utsetts öppnar en av ledamöterna mötet och leder det tills ordförandevalet är klart. I en enmansstyrelse leder den enda ledamoten mötet.
§ 2 Närvarande och fastställande av beslutsförhet
Anteckna närvarande styrelseledamöter, tjänstgörande suppleanter och övriga deltagare. Konstatera att styrelsen är beslutför enligt bolagsordningen och aktiebolagslagen. En jävig ledamot räknas inte som närvarande i det aktuella ärendet. Kontrollera också att samtliga ledamöter så långt möjligt har fått möjlighet att delta och har fått ett tillfredsställande beslutsunderlag.
§ 3 Val av styrelsens ordförande
Om styrelsen har mer än en ledamot väljer den en ordförande, om inte annat föreskrivs i bolagsordningen eller bolagsstämman redan har utsett ordföranden. Styrelsen kan även välja en vice ordförande. Övrig konstituering sker utifrån bolagsordningen, stämmans beslut och de beslut genom vilka ledamöterna har utsetts.
§ 4 Val av protokollförare
Beslut om vem som ska föra protokoll vid mötet.
§ 5 Val av justerare
Om styrelsen har flera ledamöter väljer styrelsen en ledamot som ska justera protokollet. Ordföranden justerar också protokollet om ordföranden inte själv har fört det.
§ 6 Godkännande av dagordning
Styrelsen fastställer dagordningen för mötet.
§ 7 Genomgång av ägardirektiv
I förekommande fall går styrelsen igenom ägardirektiv och klargör om de har beslutats av bolagsstämman. Stämmobeslutade anvisningar ska följas så länge de inte strider mot aktiebolagslagen, tillämplig årsredovisningslag eller bolagsordningen.
§ 8 Firmateckning
Styrelsen konstaterar att styrelsen företräder bolaget. Styrelsen tar ställning till om någon ska utses till särskild firmatecknare och om firman ska tecknas av flera i förening. Beslut om ändrad firmateckning anmäls till Bolagsverket.
§ 9 Styrelsens arbetsordning
För publika aktiebolag ska styrelsen årligen fastställa en skriftlig arbetsordning och uppdatera den vid behov. Motsvarande lagkrav gäller även vissa privata aktiebolag som omfattas av särskild finansiell reglering. I övriga privata aktiebolag tar styrelsen ställning till om en arbetsordning ska fastställas eller uppdateras.
§ 10 Instruktion för verkställande direktören
Om bolaget har en verkställande direktör tar styrelsen ställning till om VD-instruktionen ska fastställas eller uppdateras. För publika aktiebolag ska arbetsfördelningen mellan styrelsen, VD och andra organ som styrelsen inrättar anges i skriftliga instruktioner. Motsvarande lagkrav gäller även vissa privata aktiebolag som omfattas av särskild finansiell reglering.
§ 11 Instruktion för rapportering till styrelsen
Styrelsen fastställer eller uppdaterar skriftliga instruktioner för när och hur uppgifter om bolagets ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras. Punkten kan strykas om instruktioner saknar betydelse med hänsyn till bolagets begränsade storlek och verksamhet.
§ 12 Jäv och bisysslor
Styrelseledamöter och VD redovisar relevanta intressekonflikter och bisysslor. Jäv bedöms dessutom i varje enskilt ärende innan det behandlas.
§ 13 Försäkringar
Genomgång av bolagets försäkringar, inklusive eventuell ansvarsförsäkring för styrelse och VD.
§ 14 Styrelseutbildning
Diskussion om behov av styrelseutbildning eller introduktion för nya ledamöter.
§ 15 Mötesplan för kommande verksamhetsår
Fastställande av plan för styrelsens sammanträden under det kommande året samt preliminärt innehåll för mötena.
§ 16 Övriga frågor
Eventuella frågor som inte behandlats tidigare under mötet.
§ 17 Nästa möte
Beslut om tidpunkt för nästa styrelsemöte.
§ 18 Mötets avslutande
Den som leder mötet avslutar det.
Mallen är generell vägledning för svenska aktiebolag och behöver anpassas efter bolagsordningen, stämmobeslut och bolagets förutsättningar. Den är inte juridisk rådgivning.
