Mall för rapportinstruktion

Rapportinstruktion för [Företagsnamn]

Inledning

Styrelsen i [Företagsnamn] (org.nr [xxxxxx-xxxx]) har fastställt denna rapportinstruktion. Syftet är att styrelsen löpande ska få den information som behövs för att bedöma bolagets ekonomiska situation och utveckling.

Instruktionen reglerar när, hur och i vilken omfattning rapportering ska ske till styrelsen.

Rapporteringen ska ge styrelsen ett tillräckligt underlag för att kunna utöva sitt ansvar enligt aktiebolagslagen.

1. Allmänt om rapportering

Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Om bolaget är moderbolag ska styrelsen även fortlöpande bedöma koncernens ekonomiska situation. Rapporteringen enligt denna instruktion ska därför avse bolaget och, i förekommande fall, koncernen.

Om bolaget har VD ansvarar VD för att relevant information sammanställs och rapporteras enligt denna instruktion. Om bolaget saknar VD ska följande funktion eller person utföra arbetet: [funktion eller person utsedd av styrelsen].

Rapporteringen ska vara tydlig, relevant och jämförbar över tid.

2. Budget och årsredovisning

Förslag till budget för kommande verksamhetsår ska presenteras senast vid styrelsemötet i [månad], före det verksamhetsår som budgeten avser.

Utkast till årsredovisning ska tas fram och lämnas till styrelsen enligt följande tidplan: [tidplan]. Styrelsen och eventuell VD ansvarar för att årsredovisningen upprättas enligt tillämpliga regler och undertecknas i tid. Om bolaget har revisor ska tidplanen ge utrymme för revision före årsstämman.

3. Rapporteringsområden

Styrelsen ska löpande erhålla rapportering inom följande områden:

• finansiell ställning
• resultat
• lönsamhet
• kassaflöde
• ordersituation eller affärsläge
• investeringar och finansiering
• väsentliga risker, tvister och efterlevnadsfrågor

4. Rapportering av finansiell ställning

Styrelsen ska erhålla balansrapport för bolaget och, i förekommande fall, koncernen per utgången av varje [månad/kvartal].

Rapporteringen ska bland annat innehålla:

• soliditet
• likviditet
• kundfordringar
• leverantörsskulder
• eventuella större förändringar i balansräkningen

5. Rapportering av resultat

Styrelsen ska erhålla resultatrapport för bolaget och, i förekommande fall, koncernen varje [månad].

Resultatet ska redovisas både för aktuell rapportperiod och ackumulerat från räkenskapsårets början. Resultatet ska jämföras med budget och, om en prognos finns, aktuell prognos.

6. Rapportering av lönsamhet

Styrelsen ska erhålla relevanta nyckeltal för lönsamhet i bolaget och, i förekommande fall, koncernen i samband med [månads- eller kvartalsrapporteringen].

Exempel på nyckeltal kan vara:

• räntabilitet på eget kapital
• räntabilitet på totalt kapital
• rörelsemarginal

7. Rapportering av kassaflöde

Styrelsen ska erhålla kassaflödesrapport för bolaget och, i förekommande fall, koncernen varje [månad].

Kassaflödet ska redovisas både för aktuell rapportperiod och ackumulerat från räkenskapsårets början.

8. Rapportering av affärsläge

Styrelsen ska varje [månad/kvartal] informeras om bolagets och, i förekommande fall, koncernens ordersituation eller motsvarande indikator på framtida intäkter.

Rapporteringen ska bland annat innehålla:

• storleken på bolagets orderstock eller motsvarande
• större enskilda affärer eller projekt
• prognos för kommande fakturering

9. Investeringar och finansiering

[VD eller, om bolaget saknar VD, den funktion eller person som styrelsen har utsett] ska varje [månad/kvartal] redovisa större investeringar och finansieringsbehov. Rapporteringen ska även omfatta väsentliga finansieringsvillkor för bolaget och, i förekommande fall, koncernen. Avvikelser från beslutade ramar ska kommenteras.

10. Risker, tvister och efterlevnad

[VD eller, om bolaget saknar VD, den funktion eller person som styrelsen har utsett] ska varje [månad/kvartal] rapportera väsentliga risker, tvister, myndighetsärenden och efterlevnadsavvikelser.

Händelser som kan få väsentlig ekonomisk eller rättslig betydelse ska rapporteras till styrelsens ordförande utan dröjsmål och till hela styrelsen enligt följande rutin: [rutin].

11. Uppföljning mot budget och prognos

Resultatrapporten och andra beloppsbaserade rapporter ska, när det är relevant, jämföras med budget och, om en prognos finns, aktuell prognos. Väsentliga avvikelser ska kommenteras.

12. Tidpunkt för rapportering

Den ordinarie rapporteringen ska tillställas styrelsen senast [antal] dagar före styrelsemötet. Detta gäller inte rapportering utan dröjsmål enligt avsnitt 10. Underlaget tas fram av [funktion eller roll], kontrolleras av [funktion eller roll] och skickas via [kanal eller system] i [format]. Uppgifterna hämtas från [system eller källor] med brytdag [datum eller princip].

Rapporterna ska normalt skickas ut tillsammans med övrigt styrelsematerial.

13. Ansvar för rapportering

Om bolaget har VD ansvarar VD, inom ramen för den löpande förvaltningen och styrelsens instruktioner, för att rapporteringen sammanställs och lämnas. Praktiska uppgifter kan utföras av ekonomifunktionen eller någon annan utsedd person.

Styrelsen behåller ansvaret för rapporteringssystemet och ska följa upp att det fungerar. Om bolaget saknar VD ska följande funktion eller person sammanställa och lämna rapporterna: [funktion eller person].

Fastställande

Denna rapportinstruktion fastställdes genom styrelsebeslut den [ÅÅÅÅ-MM-DD], § [nummer].

Instruktionen gäller från och med [ÅÅÅÅ-MM-DD] och ersätter i förekommande fall tidigare instruktion fastställd [datum].