Mall för VD-instruktion

VD-instruktion för [Företagsnamn]

Inledning

Styrelsen i [Företagsnamn] (org.nr [xxxxxx-xxxx]) har fastställt denna instruktion för bolagets verkställande direktör (“VD”).

Instruktionen reglerar VD:s ansvar, befogenheter och rapporteringsskyldigheter enligt aktiebolagslagen och bolagsordningen. Den ska också läsas tillsammans med styrelsens arbetsordning om en sådan finns samt övriga riktlinjer som styrelsen har beslutat.

VD ansvarar för den löpande förvaltningen av bolaget enligt aktiebolagslagen och ska säkerställa att bolagets verksamhet bedrivs effektivt och i enlighet med styrelsens beslut.

Styrelsen behåller sitt lagstadgade ansvar för bolagets organisation och förvaltning. De uppgifter som läggs på VD genom instruktionen inskränker inte styrelsens ansvar eller styrelsens skyldighet att följa upp verksamheten.

1. VD:s uppgifter och ansvar

VD ansvarar för den dagliga ledningen av bolagets verksamhet.

VD ska säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med lag, bolagsordning, styrelsens instruktioner och bolagets strategiska inriktning.

VD ska till styrelsen hänskjuta frågor som är av principiell betydelse, av större ekonomisk betydelse eller annars av väsentlig betydelse för bolaget.

Exempel på sådana frågor är:

• förvärv eller avyttring av fast egendom
• förvärv eller avyttring av rörelse eller verksamhetsgren
• investeringar över [beloppsgräns] kronor
• strategiska planer och affärsplan
• budget och större avvikelser från budget
• väsentliga organisatoriska förändringar
• policyfrågor eller avsteg från fastställda policyer
• andra frågor av väsentlig betydelse för bolaget

2. Finansiella befogenheter

VD får inom ramen för den löpande förvaltningen, fastställd budget och beloppsgränserna i denna instruktion fatta beslut om löpande kostnader och investeringar. Att en åtgärd ingår i budgeten innebär inte i sig att VD är bemyndigad att genomföra den, om inte styrelsen uttryckligen har beslutat det.

VD får inte utan styrelsens godkännande:

• uppta lån eller ställa säkerheter för bolagets räkning
• ingå leasingavtal av större ekonomisk betydelse
• ingå eller väsentligen ändra avtal som kan påverka bolagets finansiella ställning i betydande grad
• vidta åtgärder som väsentligen avviker från fastställd budget eller affärsplan

Begränsningarna i detta avsnitt reglerar VD:s interna befogenhet. De ersätter inte reglerna om VD:s behörighet inom den löpande förvaltningen eller bolagets registrerade firmateckning. Instruktionen ska samordnas med bolagets attestordning och beslut om firmateckning.

3. Personal och organisation

VD ansvarar för den löpande organiseringen av verksamheten och för personalledningen inom de ramar som styrelsen har beslutat.

VD ska säkerställa att bolaget har en ändamålsenlig organisation för effektiv drift och god intern kontroll.

VD får anställa och säga upp personal inom ramen för beslutad organisation och budget.

Följande befattningar räknas som ledande befattningar: [ange roller]. Anställning, uppsägning och väsentlig ändring av villkor för dessa befattningar kräver styrelsens godkännande innan beslut fattas.

4. Riskhantering och regelefterlevnad

VD ska inom den löpande förvaltningen genomföra och följa upp ändamålsenliga system och rutiner för riskhantering och intern kontroll. Detta inskränker inte styrelsens ansvar för bolagets organisation, förvaltning och kontroll.

VD ska se till att bolaget följer tillämpliga lagar, regler och myndighetskrav.

VD ska löpande identifiera och rapportera väsentliga risker till styrelsen.

5. Ekonomisk rapportering

VD ska lämna [månads-/kvartalsrapport] till styrelsen senast [antal] dagar före varje ordinarie styrelsemöte. Rapporten ska minst omfatta:

• resultat- och balansräkning
• kassaflöde och likviditet
• utfall mot budget och prognos
• väsentliga avvikelser
• investeringar och finansiering
• väsentliga risker, tvister och efterlevnadsfrågor

Underlaget ska tas fram av [funktion eller roll], kontrolleras av [funktion eller roll] och skickas till styrelsen via [kanal eller system] i [format]. Uppgifterna hämtas från [system eller källor] med brytdag [datum eller princip]. Om bolaget har en separat rapporteringsinstruktion anges den här: [hänvisning].

VD ska vidta de åtgärder som behövs för att bolagets bokföring fullgörs enligt lag och för att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. VD ska inom de ramar styrelsen beslutat se till att bolaget har ändamålsenliga ekonomi- och rapporteringssystem.

6. Omedelbar information

VD ska utan dröjsmål informera styrelsens ordförande om händelser som kan få väsentlig ekonomisk, juridisk eller verksamhetsmässig betydelse för bolaget. Styrelsen ska därefter informeras så snart det är praktiskt möjligt.

Exempel på sådana händelser är:

• betydande risker eller möjligheter
• större rättstvister
• väsentliga organisationsförändringar
• incidenter eller kriser som kan påverka bolagets verksamhet eller anseende

7. Brådskande situationer

Utan styrelsens bemyndigande får VD vidta en åtgärd av ovanligt slag eller stor betydelse endast i en brådskande situation. Förutsättningen är att styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolagets verksamhet. Bedömningen görs med hänsyn till omfattningen och arten av bolagets verksamhet.

Bestämmelsen ger inte VD rätt att fatta beslut som enligt en uttrycklig lagregel måste fattas av styrelsen eller bolagsstämman. Den ändrar inte heller särskilda formkrav för sådana beslut.

Samråd med styrelsens ordförande ska ske om det är praktiskt möjligt. Styrelsen ska så snart som möjligt underrättas om åtgärden.

8. Jäv, lojalitet och sekretess

VD ska iaktta lojalitet mot bolaget och alltid agera i bolagets bästa intresse.

VD får inte handlägga en fråga där VD är jävig enligt 8 kap. 34 § aktiebolagslagen. VD ska omedelbart informera styrelsens ordförande och avstå från beredning, beslut och annan handläggning. Bolaget kan därutöver tillämpa strängare interna regler för intressekonflikter.

VD ska iaktta sekretess beträffande bolagets affärsförhållanden.

9. Förhållande till aktieägare

VD ska säkerställa att information till aktieägare sker i enlighet med styrelsens riktlinjer.

Kontakter med aktieägare i strategiska frågor ska ske genom eller i samråd med styrelsen.

10. Uppföljning och revidering

Denna VD-instruktion ska ses över årligen av styrelsen.

Instruktionen ska revideras vid behov.

Fastställande

Instruktionen fastställdes genom styrelsebeslut den [ÅÅÅÅ-MM-DD], § [nummer].

Instruktionen gäller från och med [ÅÅÅÅ-MM-DD] och ersätter i förekommande fall tidigare instruktion fastställd [datum].

VD har tagit del av instruktionen den [ÅÅÅÅ-MM-DD].