Konstituerande styrelsemöte: så lägger ni upp mötet

Det konstituerande styrelsemötet är det första mötet efter årsstämman och fokus ligger på planering samt ordning- och redafrågor. Mötet markerar starten på ett nytt styrelseår och är avgörande för att etablera struktur och ledarskap. I den här guiden går vi igenom varför det konstituerande mötet är viktigt, vad som beslutas och hur man bäst lägger upp det.

Varför är det konstituerande mötet viktigt?

• Fastställer ledarskap: Under det konstituerande mötet väljs styrelsens ordförande, om inte det redan är gjort vid årsstämman, tillsammans med övriga roller inom styrelsen. Detta är avgörande för att säkerställa att verksamheten har ett tydligt ledarskap som tar ansvaret för det kommande året.
• Förtydligar ansvar och befogenheter: Utöver firmateckningsrätt och attesträtter så är det relevant att gå igenom och eventuellt revidera gällande styrdokument t ex styrelsens arbetsordning, VD-instruktionen och rapportinstruktionen. Detta är viktigt för att skapa tydliga ramverk och undvika missförstånd senare under året.
• Sätter agendan och pulsen för året: Styrelsens årsplanering är en central fråga på mötet och måste kopplas till organisationens nuläge och plan framåt. Besluta om vilka ämnen eller områden ni behöver diskutera och ta beslut om under året för att leda och styra verksamheten i rätt riktning. Detta hjälper styrelse och ledning att arbeta mot gemensamma mål med enad riktning.
• Öppnar upp för nytt blod: Om årsstämman har valt nya medlemmar i styrelsen så är det konstituerande mötet ett utmärkt tillfälle för att välkomna dem och se till att de snabbt kommer upp på banan. Nya friska perspektiv och idéer kan leda till ett bättre styrelsearbete och klokare beslut. Ett väl planerat konstituerande styrelsemöte kortar ledtiden för att få full effekt av förstärkningen.

Hur lägger man upp mötet på bästa sätt?

• Förberedelser: Innan mötet är det viktigt att alla medlemmar har tillgång till relevant information och dokumentation, inklusive stadgar, styrdokument och tidigare mötesprotokoll. Detta hjälper alla att vara väl förberedda.
• Agendan: Skapa en tydlig och strukturerad agenda för mötet. Agenda bör utöver formaliapunkter omfatta fastställande av roller och ansvar, genomgång av styrdokument samt planering av styrelseåret. Checklistan längre ned på sidan fungerar som mall.
• Öppenhet och delaktighet: Försök att skapa en öppen och inkluderande atmosfär där alla medlemmar känner sig delaktiga och har möjlighet att bidra med sina idéer och synpunkter.
• Dokumentation: Se till att mötet dokumenteras noggrant och att samtliga ledamöter bokar in styrelseårets möten i kalendern. Protokollet från det konstituerande mötet är ett viktigt dokument, läs mer i vår guide om styrelseprotokoll.

Skiljer sig mötet mellan aktiebolag, föreningar och BRF?

Grundstrukturen är densamma: mötet hålls direkt efter stämman och fastställer roller, befogenheter och årets planering. Tyngdpunkten skiljer sig däremot. I ett aktiebolag väger styrdokumenten tungt, som arbetsordningen och VD-instruktionen. I en ideell förening eller BRF är rollfördelningen ofta den centrala frågan, eftersom styrelsen förnyas oftare och arbetet vilar på förtroendevalda. Vad som gäller för just er styrs av organisationsform och stadgar, den här guiden är generell vägledning och inte juridisk rådgivning.

Det konstituerande mötet är en viktig ritual i såväl aktiebolag som föreningar och är avgörande för att skapa en stabil och effektiv ledning. Genom att planera och genomföra mötet på ett strukturerat sätt kan man säkerställa att organisationen är redo att möta de utmaningar och möjligheter som det kommande styrelseåret innebär.

Så hjälper Hippoly

Hippoly är en lättanvänd styrelseportal för företag och föreningar som vill effektivisera och öka säkerheten i sitt styrelsearbete. Tjänsten ger stöd för att hantera hela mötesprocessen digitalt, allt ifrån kallelse till signerat protokoll.

För att underlätta mötesplaneringen så erbjuds en mallbaserad agendabyggare där du definierar agendan på nolltid. Hippoly har i samarbete med Styrelseakademien Västsverige tagit fram en mall för det konstituerande styrelsemötet som ger en perfekt start på styrelseåret. Den är gratis och det är bara att logga in på Hippoly, skapa ett möte och aktivera mallen. Vill du lära dig mer om det konstituerande styrelsemötet? Läs intervjun med Hans Bergenheim där han ger sina bästa tips för mötet som han tycker är ”årets höjdpunkt”

I Hippoly finns en cirkulär kalender som representerar styrelsens årshjul. Den presenterar alla styrelsemöten och arrangemang i ett lättöverskådligt gränssnitt och är ett utmärkt verktyg vid det konstituerande styrelsemötet. Årshjulet gör det lättare att gemensamt planera verksamhetsåret och hitta luckor för ytterligare möten om så skulle behövas. Du navigerar snabbt mellan åren för planering framåt och reflektion bakåt.

Vill du se hur det fungerar i praktiken kan du boka en demo eller läsa mer om vad en styrelseportal är.