Firmateckning: så bestämmer styrelsen vem som tecknar firman

Vem får egentligen skriva under för bolaget? Frågan låter formell tills den blir akut: ett avtal ska undertecknas, banken begär underlag eller en myndighet vill se vem som företräder organisationen. Styrelsen behöver besluta vem som ska få teckna firman utöver styrelsen som helhet och vilken teckningsform som ska gälla. Det är en av de första punkterna en ny styrelse fastställer. Här går vi igenom vad firmateckning betyder, vem som får teckna firman och hur beslutet fattas och dokumenteras. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Vad betyder firmateckning?

Firmateckning är rätten att företräda organisationen utåt och skriva under med bindande verkan: avtal, ansökningar, bankhandlingar och andra åtaganden. Den som tecknar firman binder organisationen juridiskt. Rätten kallas firmateckningsrätt. Därför är det en styrelsefråga vem som har den och om firmatecknare tecknar var för sig eller i förening.

Vem får teckna firman i ett aktiebolag?

Aktiebolagslagen ger tre vägar:

1. Styrelsen som helhet. Styrelsen företräder bolaget och tecknar dess firma. Handlingar som enligt lagen ska undertecknas av styrelsen skrivs under av minst hälften av hela antalet ledamöter.
2. VD, inom den löpande förvaltningen. VD får alltid företräda bolaget och teckna firman i frågor som hör till den löpande förvaltningen.
3. Särskilda firmatecknare. Styrelsen kan bemyndiga en ledamot, VD eller någon annan att teckna firman. Det är den vanliga lösningen i vardagen, så att inte hela styrelsen behöver skriva under varje avtal.

Inom lagens och bolagsordningens ramar bestämmer styrelsen alltså hur praktisk firmateckningen ska vara. Ett bemyndigande kan när som helst återkallas. Bolagsordningen kan begränsa möjligheten att utse särskilda firmatecknare.

Styrelsens beslut om firmateckning

Firmateckningen fastställs genom ett styrelsebeslut, i praktiken oftast på det konstituerande styrelsemötet direkt efter stämman. Beslutet anger vilka som tecknar firman och i vilken form.

Dokumentationen är mer än en formalitet. Beslutet protokollförs i styrelseprotokollet. För aktiebolag och ekonomiska föreningar anmäls det för registrering hos Bolagsverket, registret är sedan det banker och avtalsparter i regel kontrollerar. Protokollet är underlaget som visar beslutet, det efterfrågas innan registreringen är klar och är i praktiken det som gäller för ideella föreningar. Ett otydligt protokoll kan leda till kompletteringskrav, ofta är banken den som frågar först.

När styrelsen förändras behöver firmateckningen ses över. En avgången ledamot som står kvar som firmatecknare i registret är en risk. En ny styrelse utan uppdaterad registrering kan få svårt att visa sin behörighet för banker och avtalsparter.

Enskild firmateckning eller två i förening?

Styrelsen väljer form för teckningen:

• Var för sig: varje firmatecknare kan binda organisationen ensam. Smidigt i vardagen, men ger stor makt till en enskild person.
• Två i förening: två firmatecknare skriver under tillsammans. Långsammare, men ingen kan binda organisationen på egen hand.

Krav på att två eller flera personer tecknar firman i förening är den enda typ av inskränkning som kan registreras hos Bolagsverket. Interna beloppsgränser och krav på godkännande hör i stället hemma i attestordningen, VD-instruktionen eller andra interna styrdokument. Firmateckning ska alltså inte blandas ihop med attesträtt: attesten är ett internt godkännande, firmateckningen är rätten att skriva under utåt. Avvägningen mellan smidighet och kontroll är styrelsens och bör spegla organisationens storlek och risknivå.

Firmateckning i föreningar

För ekonomiska föreningar, inklusive bostadsrättsföreningar, finns motsvarande regler i lagen om ekonomiska föreningar: styrelsen företräder föreningen och kan utse särskilda firmatecknare som registreras hos Bolagsverket.

Ideella föreningar saknar en samlad lag. Där styr stadgarna och föreningspraxis. Firmatecknare utses genom ett protokollfört styrelsebeslut. I praktiken är det ofta banken som ställer kraven: ett tydligt protokoll som visar vilka som företräder föreningen är det som öppnar kontot. Vad som gäller för just er styrs av organisationsform, stadgar eller bolagsordning.

Så hjälper Hippoly

I Hippoly finns kedjan för firmateckningsbeslutet på ett ställe. Mallen för det konstituerande mötet har agendapunkten med från start. Protokollet skrivs och e-signeras direkt i plattformen. Behöver banken ett underlag finns det samlat i arkivet. Läs mer om styrelsearbete i aktiebolag eller boka en demo för att se flödet.