Styrelseprotokoll: så här gör du

Ett styrelseprotokoll visar vilka beslut styrelsen fattade vid ett styrelsemöte och ger organisationen en spårbar historik. Men varför skriver man ett protokoll, vilka regler gäller och hur ser processen ut från utkast till signering? Här går vi igenom allt du behöver veta om styrelseprotokoll.

Varför skriver man ett styrelseprotokoll?

Styrelseprotokollet fyller flera viktiga funktioner:

• Dokumentation av beslut – Protokollet fungerar som en referens för framtida uppföljning och visar vilka beslut styrelsen fattade samt, vid omröstning, hur omröstningen utföll.
• Underlag för granskning – Protokollet hjälper revisorn att förstå vilka beslut styrelsen fattade och vilket underlag som fanns. I organisationsformer med stämma kan det också vara underlag när stämman behandlar styrelsens förvaltning.
• Transparens och spårbarhet – Protokollet underlättar för framtida styrelseledamöter och revisorer att förstå organisationens historiska beslut.
• Riskhantering – I händelse av tvister eller oegentligheter kan protokollet utgöra ett viktigt bevismaterial.

Ett protokoll som inte går att hitta fyller ingen av funktionerna. Det ostrukturerade som då samlas har ett namn, styrelseskuld, med en egen guide om hur den mäts och betas av.

Vilken lagstiftning styr styrelseprotokoll?

För aktiebolag i Sverige regleras styrelseprotokollet främst i Aktiebolagslagen (2005:551), som stadgar att:

• Styrelseprotokoll måste föras och undertecknas av protokollföraren. Ordföranden justerar protokollet om ordföranden inte själv förde det. Har styrelsen flera ledamöter justerar även en ledamot som styrelsen utser. Vad den som justerar tar på sig går vi igenom i guiden om justerare.

• Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt. Lagen anger ingen bestämd bevarandetid; utgör protokollet räkenskapsinformation gäller bokföringslagens bevaranderegler.

• De beslut som styrelsen fattar ska antecknas i protokollet. Styrelseledamöterna och VD har rätt att få en avvikande mening antecknad.

För ekonomiska föreningar gäller regler om styrelseprotokoll i 7 kap. lagen om ekonomiska föreningar, regler som genom bostadsrättslagen även gäller bostadsrättsföreningar. För stiftelser finns särskilda krav i stiftelselagen. Ideella föreningar saknar en generell föreningslag, så där utgår ni främst från stadgarna och föreningens etablerade mötesordning. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Hur skriver man ett styrelseprotokoll?

Ett välstrukturerat protokoll bör innehålla följande:

1. Mötesinformation – Datum, tid, plats och deltagare.
2. Godkännande av dagordning – Eventuella ändringar och justeringar.
3. Föregående protokoll – Uppföljning av beslut från förra mötet.
4. Beslutsärenden – Vad styrelsen beslutade, hur en eventuell omröstning utföll och vilka uppgifter som följer av beslutet.
5. Diskussionspunkter – Viktiga diskussioner som inte ledde till beslut, men som kan vara relevanta för framtida referens.
6. Mötesavslut – Tidpunkt för avslutning samt planering av nästa möte.

Processen för att hantera ett protokoll: Från utkast till signering

Ett styrelseprotokoll går igenom flera steg innan det blir ett slutgiltigt dokument:

1. Utkast – Mötessekreteraren skriver ett första utkast och distribuerar det till styrelsen för eventuella justeringar.
2. Granskning – De personer som ska justera läser protokollet och begär eventuella rättelser före undertecknandet.
3. Undertecknande och justering – Efter eventuella rättelser undertecknas protokollet av protokollföraren och justeras av de personer som gäller för organisationsformen.
4. Arkivering – Det färdiga protokollet förvaras betryggande enligt reglerna för organisationsformen och organisationens arkiveringsrutin.

När är protokollet godkänt?

I praktiken betraktas protokollet som godkänt när det är färdigställt, det vill säga när underskrifter och justering är klara. Justeringen bekräftar att protokollet återger mötet korrekt. Den innebär inte att styrelsens beslut fattas på nytt.

Vissa styrelser tar dessutom upp föregående protokoll på nästa möte. Det är en intern rutin som ger insyn, inte ett krav i aktiebolagslagen, där protokollet är färdigt när den föreskrivna underskriften och justeringen är klara. Rutinen ersätter inte lagens formkrav. I ideella föreningar kan stadgarna närmare reglera hur protokollet behandlas.

Ett redan justerat protokoll bör inte skrivas över. Upptäcks ett fel dokumenteras rättelsen spårbart enligt organisationens rutin, exempelvis genom ett separat tillägg som justeras eller en notering i ett senare protokoll.

Skriva och justera protokollet digitalt

När protokollet skrivs i Word, mejlas runt för justering och sedan konverteras till pdf uppstår flera separata steg. Varje steg kan leda till fel version, borttappade bilagor eller väntetid. Sker hela flödet i stället på ett ställe minskar antalet separata steg och det är lätt att se vilken version som gäller.

Sammanfattning

Att föra styrelseprotokoll är en viktig del av styrelsens dokumentation och uppföljning. En tydlig rutin för utkast, justering, undertecknande och arkivering minskar risken för versionsfel och gör besluten lättare att följa.

Så hjälper Hippoly

I Hippoly skapar sekreteraren protokollet från dagordningen, från ett tomt dokument eller från ett tidigare protokoll. Justerarna kommenterar i samma dokument. När texten är klar startar sekreteraren e-signeringen, följer statusen och kan påminna dem som dröjer. Den signerade PDF-filen sparas automatiskt i mötets mapp. Vill du se hur det fungerar i praktiken kan du boka en demo eller läsa om vad en styrelseportal är.