Justerare: vad uppdraget innebär och vad du ansvarar för

Att justera ett protokoll är att gå i god för att det stämmer. Det är inte att godkänna besluten.

Skillnaden syns när någon i efterhand undrar vad mötet egentligen bestämde. Justeraren har då redan svarat på den frågan med sitt namn. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Vad en justerare gör

Justeraren kontrollerar att protokollet korrekt återger det som ska dokumenteras, framför allt de fattade besluten. Rollen kallas också protokolljusterare eller justeringsperson. Föreningslagen använder ordet justeringsman.

Kontrollera först att varje beslut står som ett beslut, inte som en beskrivning av samtalet. Vid stämma kontrollerar du också att omröstningens utfall framgår och att en upprättad röstlängd finns i protokollet eller som bilaga.

Justeringen stärker dokumentationen av vad som beslutades och av vilka som står bakom återgivningen. Det är därför uppdraget inte är en formalitet.

Justeringen påverkar normalt inte när beslutet fattas. När lag eller stadgar kräver justering är den ett formkrav för protokollet. Vissa beslut får dock verkan först efter registrering eller andra särskilda åtgärder.

Vem som ska justera

Här skiljer sig reglerna mellan organisationsformerna.

Vid en bolagsstämma ansvarar ordföranden för att protokoll förs. Protokollet undertecknas av protokollföraren. Det justeras av ordföranden, om ordföranden inte själv fört protokollet, plus minst en justerare som stämman utsett. Ingen justerare behöver utses om ordföranden eller protokollföraren ensam företräder samtliga aktier, eller om de två gör det tillsammans.

Vid en föreningsstämma i en ekonomisk förening undertecknas protokollet av protokollföraren. Det justeras av ordföranden, om ordföranden inte själv fört protokollet, plus minst en justeringsman som stämman utsett. Samma regler gäller för bostadsrättsföreningar. Aktiebolagslagens undantag när samtliga aktier är företrädda gäller inte här.

Vid ett styrelsemöte i en ekonomisk förening eller bostadsrättsförening undertecknas protokollet av protokollföraren. Det justeras av ordföranden, om ordföranden inte själv fört protokollet, plus ytterligare en ledamot som styrelsen utsett. I ett aktiebolag justerar ordföranden på samma villkor. Har aktiebolagets styrelse flera ledamöter ska även en ledamot som styrelsen utsett justera.

I en stiftelse justeras styrelseprotokollet av ordföranden, om ordföranden inte själv fört det.

I en ideell förening finns inget lagkrav. Utgå från stadgarna. Reglerar de inte frågan får stämman eller styrelsen besluta enligt föreningens etablerade mötesordning.

Vem som kan väljas

Vid ett styrelsemöte är kretsen sluten. Den ledamot som justerar utöver ordföranden ska vara just ledamot, eftersom lagen talar om en ledamot som styrelsen utser. En utomstående kan alltså inte justera ett styrelseprotokoll.

Vid stämma är kretsen vidare, eftersom det är stämman som utser justeraren. En medlem eller aktieägare som inte sitter i styrelsen kan väljas, vilket ofta är själva syftet.

Vad du tar på dig

Din underskrift säger att protokollet ger en riktig bild av besluten. Den säger inget om besluten i sig.

Det är en viktig gräns. En justerare som tycker att styrelsen fattade ett dåligt beslut ska ändå justera protokollet, förutsatt att beslutet är korrekt återgivet.

Skilj mellan två situationer. Deltog du i ett styrelsebeslut och motsatte dig det kan du som ledamot begära att en avvikande mening antecknas. Gäller tvisten i stället hur protokollet återger mötet ska din alternativa redogörelse dokumenteras i samband med justeringen. Det är inte samma sak.

Justeringen och rösten är alltså två olika saker.

Om du inte håller med om innehållet

Begär ändring hos protokollföraren innan du skriver under. Det är protokollföraren som rättar, inte du.

Kommer ni inte överens om vad mötet beslutade ska din alternativa redogörelse dokumenteras i samband med justeringen. Då syns oenigheten i stället för att döljas.

Innehåller ett redan justerat protokoll ett fel bör rättelsen dokumenteras spårbart utan att originalet skrivs över, exempelvis genom ett separat tillägg som justeras av berörda. Ta juridisk hjälp om felet gäller ett väsentligt eller registreringspliktigt beslut.

Att skriva under ett protokoll du anser är felaktigt löser ingenting. Det dokumenterar felet med ditt namn under.

Justeringen i praktiken

Ett protokoll som ligger ojusterat i veckor är svårt att kontrollera, eftersom ingen längre minns exakt vad som sades. Kortare tid mellan mötet och justeringen ger bättre kontroll.

Hur protokoll skrivs går vi igenom i guiden om styrelseprotokoll. Formkraven vid stämma står i guiderna om bolagsstämma samt föreningsstämma i en bostadsrättsförening. För ideella föreningar gäller guiden om årsmötet.

Så hjälper Hippoly

Justeraren behöver protokollet, dagordningen och underlagen på samma ställe för att kunna kontrollera det.

I Hippoly kan protokollet hanteras tillsammans med mötets dagordning och de mötesunderlag som lagts till.

Själva justeringen sker digitalt, utan att någon behöver skicka ett mejl. Justeringspersoner kan kommentera direkt i protokollet. Både sekreterare och justerare får automatiska aviseringar vid nya kommentarer och ändringar, så ingen behöver fråga efter status.

Efter justeringen kan protokollet signeras med BankID direkt i tjänsten. Det signerade protokollet arkiveras automatiskt när alla signaturer är på plats.