Mall för attestordning
Mallen för attestordning reglerar hur ekonomiska transaktioner godkänns: attesträtt, mottagningsattest, egna utlägg, ersättare, beloppsgränser och kontroll av fakturor. Mallen är ett utkast, anpassa atteststrukturen och beloppsgränserna till er organisation innan styrelsen beslutar den.
Attestordningen reglerar bolagets interna godkännanden. Firmateckning och annan behörighet att företräda bolaget utåt regleras separat. En intern attestgräns innebär inte i sig att en registrerad firmatecknare eller annan behörig företrädare saknar behörighet gentemot tredje man. Läs guiden om firmateckning för gränsdragningen.
Måste ett aktiebolag ha en attestordning? Aktiebolagslagen kräver inte ett dokument med just den titeln. Styrelsen ska däremot se till att bolagets bokföring, medelsförvaltning och ekonomiska förhållanden kontrolleras på ett betryggande sätt. Den här mallen är ett sätt att dokumentera delar av den interna kontrollen.
Viktigt: denna mall är en utgångspunkt för svenska aktiebolag. Attestordningen är ett internt styrdokument. Anpassa atteststruktur, roller och beloppsgränser till er organisation. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Attestordning för [Företagsnamn]
1. Syfte
Denna attestordning reglerar hur ekonomiska transaktioner och utgifter ska godkännas inom [Företagsnamn] (org.nr [xxxxxx-xxxx]).
Syftet är att bidra till god intern kontroll, korrekt bokföring och tydlig ansvarsfördelning i bolagets ekonomiska processer.
I denna attestordning avses med VD den verkställande direktören, om bolaget har utsett en sådan. I ett bolag utan VD beslutar styrelsen särskilt vilka praktiska uppgifter och interna befogenheter som delegeras till en person eller funktion. En sådan delegation innebär inte att personen får VD:s ställning eller lagstadgade behörighet.
2. Definitioner och attestmoment
Attest är en dokumenterad kontroll och ett godkännande enligt denna attestordning.
Mottagningsattest: kontroll av att varan eller tjänsten har levererats enligt beställning eller avtal.
Beslutsattest: slutligt godkännande av att kostnaden ryms inom fattat beslut, budget, verksamhetsbehov och attestantens behörighet.
Attestlistan ska ange vilka kontrollmoment som krävs för respektive transaktionstyp. Den som har beställt eller tagit emot en leverans ska inte också göra den slutliga beslutsattesten, om inte bolagets storlek gör detta opraktiskt. Ett sådant undantag ska dokumenteras och kompletteras med en beslutad efterhandskontroll.
3. Attesträtt
Attesträtten följer i princip bolagets organisation och ansvarsfördelning.
Budgetansvar eller verksamhetsansvar kan ligga till grund för att någon tilldelas attesträtt, men medför inte i sig någon sådan rätt. Attesträtt gäller endast efter ett dokumenterat beslut och ska framgå av den aktuella attestlistan.
4. Omfattning
Attestordningen gäller de transaktionstyper som anges i bolagets attestlista, exempelvis leverantörsfakturor, kreditnotor, utlägg, reseräkningar, manuella bokföringsorder och investeringar.
För automatiskt skapade bokföringsposter, återkommande standardposter och bokslutsposter får bolaget besluta om andra dokumenterade kontroller. Attesten är en del av den interna kontrollen och ersätter inte kraven på verifikationer, korrekt bokföring och spårbarhet.
5. Mottagningsattest
Mottagningsattest innebär kontroll av att en leverans eller tjänst har mottagits korrekt.
Den som tar emot en vara eller tjänst ska kontrollera att leveransen motsvarar avtalad vara eller tjänst, kvantitet och kvalitet.
6. Elektronisk fakturahantering
Bolaget kan använda system för elektronisk fakturahantering.
Om bolaget använder ett sådant system ska inkommande fakturor registreras där och skickas till ansvarig attestant enligt den fastställda atteststrukturen.
7. Periodisering
Om en utgift helt eller delvis hör till en annan redovisningsperiod ska behovet av periodisering bedömas enligt det redovisningsregelverk som bolaget tillämpar. Bolagets beslutade väsentlighetsgränser ska beaktas.
Attestanten ska uppmärksamma och markera ett möjligt periodiseringsbehov. Ekonomifunktionen eller annan utsedd redovisningsansvarig gör den slutliga redovisningsbedömningen.
8. Egna utlägg och intressekonflikter
Ingen får attestera en transaktion som avser personen själv eller där personen har ett intresse som kan strida mot bolagets.
En anställds egna utlägg attesteras av närmast överordnad chef. VD:s egna utlägg attesteras av styrelseordföranden eller en annan person som styrelsen har utsett. Styrelseordförandens och andra styrelseledamöters egna utlägg attesteras enligt ett särskilt styrelsebeslut av en person som inte berörs av utlägget.
9. Ersättare
Ersättare för en attestant utses av samma organ eller funktion som har beslutat om den ordinarie attesträtten. En attestant får endast föreslå en ersättare, om inte beslutet om attesträtt uttryckligen medger annat.
Ersättarens namn, ansvarsområde, beloppsgräns och giltighetstid ska dokumenteras i attestlistan innan behörigheten börjar gälla.
10. Beställning och inköp
Beställning av varor och tjänster ska göras av personer med behörighet enligt bolagets organisation.
Beställaren ansvarar för att beställningen är affärsmässigt motiverad och att leveransen följs upp.
11. Kontroll av fakturor
Leverantörsfakturor ska kontrolleras mot relevant underlag, exempelvis beställning, avtal, följesedel eller annan dokumentation av den mottagna leveransen.
Vid avvikelser ska fakturan utredas innan den attesteras.
12. Investeringar
Investeringar inom fastställd budget och den löpande förvaltningen får beslutas av VD upp till [belopp]. Investeringar som är av ovanligt slag eller stor betydelse, ligger utanför fastställd budget eller överstiger [belopp] ska beslutas av styrelsen.
Sammanhängande investeringar ska bedömas tillsammans och får inte delas upp för att understiga en beloppsgräns. Om styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet gäller aktiebolagslagens undantag för brådskande åtgärder. Styrelsen ska då underrättas så snart som möjligt.
Om bolaget saknar VD beslutas investeringar av styrelsen. Styrelsen får genom ett särskilt dokumenterat beslut delegera beslutanderätt inom en angiven budget och beloppsgräns. Aktiebolagslagens särskilda undantag för brådskande åtgärder i detta avsnitt gäller endast en utsedd VD.
13. Attestlista och beloppsgränser
Bolaget ska upprätta en attestlista som för varje attestant anger namn, roll, ansvarsområde, tillåtna transaktionstyper, attestmoment, beloppsgräns, eventuell ersättare och behörighetens giltighetstid.
Attestlistan ska uppdateras när organisationen eller ansvarsfördelningen ändras. Inaktuella behörigheter ska tas bort utan dröjsmål.
14. Uppföljning
VD, om bolaget har en VD, ansvarar enligt styrelsens instruktioner för den löpande tillämpningen av attestordningen. Om bolaget saknar VD kan styrelsen genom ett dokumenterat beslut delegera den praktiska administrationen av attestordningen till en person eller funktion. Styrelsen ska fortlöpande följa upp delegationen.
Styrelsen behåller sitt övergripande ansvar för bolagets organisation och ekonomiska kontroll.
Fastställande
Denna attestordning fastställdes genom styrelsebeslut den [ÅÅÅÅ-MM-DD], § [nummer].
Attestordningen gäller från och med [ÅÅÅÅ-MM-DD] och ersätter i förekommande fall tidigare attestordning fastställd [datum].