Mall för styrelsens arbetsordning

Styrelsens arbetsordning för [Företagsnamn]

Inledning

Denna arbetsordning har fastställts av styrelsen i [Företagsnamn] (org.nr [xxxxxx-xxxx]) den [datum].

Arbetsordningen innehåller bestämmelser om styrelsens arbete, eventuell arbetsfördelning mellan styrelsens ledamöter och formerna för styrelsens sammanträden. Om bolaget har en VD regleras arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD i en separat VD-instruktion.

Arbetsordningen ses över inför varje ny fastställelse. I publika aktiebolag och andra bolag som omfattas av särskilda lagkrav fastställer styrelsen den skriftligen minst en gång per år. I övriga privata aktiebolag gäller den översynsintervall styrelsen beslutar.

1. Konstituerande styrelsemöte

Så snart det är praktiskt möjligt efter årsstämman ska styrelsen hålla ett konstituerande sammanträde.

Vid detta sammanträde behandlar styrelsen följande frågor, i den mån de är tillämpliga för bolaget:

• genomgång av eventuella ägardirektiv
• fastställande av styrelsens arbetsordning
• fastställande eller översyn av VD-instruktion, om bolaget har en VD
• fastställande eller översyn av rapporteringsinstruktioner, om sådana behövs enligt aktiebolagslagen
• genomgång av hur bolagets firma tecknas och, vid behov, beslut om särskild firmatecknare
• fastställande av mötesplan för kommande verksamhetsår
• information om jäv och eventuella bisysslor

2. Schemaläggning av styrelsemöten

Styrelsen ska planera sina sammanträden minst 12 månader framåt.

Styrelsen ska sammanträda minst [fem] gånger per år.

Vid behov kan extra styrelsemöten hållas.

3. Styrelsens uppgifter

Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltning enligt aktiebolagslagen.

Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation och, om bolaget är moderbolag, även koncernens. Styrelsen ska se till att organisationen är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt.

Styrelsen ska agera i bolagets intresse. Styrelsen får inte företa en rättshandling eller annan åtgärd som är ägnad att ge en aktieägare eller någon annan en otillbörlig fördel. Det gäller om fördelen är till nackdel för bolaget eller någon annan aktieägare.

4. Styrelseordförandens uppgifter

Styrelsens ordförande ansvarar för att leda styrelsens arbete.

Ordföranden ska sammankalla till styrelsemöten och fastställa dagordningen, i samråd med VD om bolaget har en sådan. Styrelsen ska alltid sammankallas om en styrelseledamot eller, när bolaget har en VD, VD begär det.

Ordföranden ska också säkerställa att styrelsen arbetar effektivt och att styrelseledamöterna får relevant information.

Utöver ordförandens uppgifter gäller [ingen särskild arbetsfördelning mellan ledamöterna / följande arbetsfördelning: beskriv]. En intern arbetsfördelning befriar inte styrelsen från det övergripande ansvaret. Om uppgifter delegeras ska styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas.

5. Styrelsens beslutsförfarande

Styrelsen är beslutför när mer än hälften av hela antalet ledamöter, eller det högre antal som anges i bolagsordningen, är närvarande. En ledamot som är jävig i ärendet räknas inte som närvarande vid den bedömningen.

Om bolagsordningen inte föreskriver särskild röstmajoritet gäller den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Om styrelsen inte är fulltalig ska de som röstar för beslutet dessutom utgöra mer än en tredjedel av hela antalet ledamöter, om inte bolagsordningen föreskriver annat.

Beslut får inte fattas i ett ärende utan att samtliga ledamöter såvitt möjligt fått tillfälle att delta i ärendets behandling och fått ett tillfredsställande underlag.

6. Firmateckning

Bolagets firma tecknas av styrelsen eller enligt särskilt beslut av styrelsen.

Om bolaget har en VD får VD företräda bolaget och teckna dess firma i frågor som avser den löpande förvaltningen.

7. Styrelsesammanträden

Styrelsen sammanträder enligt fastställd mötesplan.

Sammanträden kan hållas fysiskt, via telefon eller videokonferens.

I undantagsfall kan beslut fattas per capsulam.

Suppleanter kallas enligt följande ordning: [till samtliga sammanträden / när en ordinarie ledamot har förhinder / enligt annan angiven ordning].

Om en ordinarie ledamot inte kan närvara och en suppleant ska träda in i ledamotens ställe, ska suppleanten ges tillfälle till det. Ange här vilken roll en suppleant har när den närvarar utan att tjänstgöra: [beskriv].

8. Styrelsens informationsbehov

Om bolaget har en VD ska VD inför varje styrelsemöte tillhandahålla det underlag styrelsen behöver enligt den rapporteringsordning styrelsen fastställt.

Styrelsen ska regelbundet informeras om bolagets finansiella ställning och utveckling.

9. Styrelseutvärdering

Styrelsen ska årligen utvärdera sitt arbete och, om bolaget har en VD, samarbetet med VD.

10. Sekretess

Styrelseledamöter får inte obehörigen röja icke-offentlig information om bolaget som kan skada bolaget eller som annars ska behandlas konfidentiellt. Bestämmelsen hindrar inte utlämnande som följer av lag, myndighetsbeslut eller ett behörigt beslut inom bolaget.

11. Information och kommunikation

Styrelsen ansvarar för att bolagets information till ägare och omvärld är korrekt och rättvisande.

Fastställande

Denna arbetsordning fastställdes genom styrelsebeslut den [ÅÅÅÅ-MM-DD], § [nummer].

Arbetsordningen gäller från och med [ÅÅÅÅ-MM-DD] och ersätter i förekommande fall tidigare arbetsordning fastställd [datum].