Årshjul: skabelon til bestyrelsens år
Skabelonen giver bestyrelsens årshjul som en plan, I kan udfylde. Den samler mødernes hovedtemaer, årets vigtige datoer og de punkter, der vender tilbage hvert år. Tilpas den til loven, vedtægterne og jeres eget regnskabsår.
Vil I forstå, hvordan årshjulet bliver lagt, og hvilke punkter der hører hjemme hvor? Læs guiden om årshjulet.
Til hvert møde kan I tage udgangspunkt i vores skabelon til dagsorden for bestyrelsesmødet. Skal en ny bestyrelse konstituere sig, gennemgår guiden om det konstituerende bestyrelsesmøde, hvad mødet skal indeholde.
Et årshjul er kun noget værd, hvis det bliver brugt i løbet af året. Et dokument, man udfylder én gang og gemmer i en mappe, bliver hurtigt forældet. Lægger I i stedet årets møder ind i Hippoly, ligger planen i årshjulet sammen med arbejdet. Hvert møde kan få en dagsorden med mødematerialet knyttet til det rigtige punkt.
Vigtigt: denne skabelon er et udgangspunkt. Den tager med vilje udgangspunkt i regnskabsårets afslutning i stedet for januar, fordi et forskudt regnskabsår ellers rykker hele planen. Hvilke punkter der er obligatoriske, afhænger af organisationsformen, vedtægterne og eventuelle særregler. Bestyrelsen fastlægger mødeplanen inden for de rammer, der følger af loven, vedtægterne og en eventuel forretningsorden. Skabelonen er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.
Bestyrelsens årshjul
[Organisationens navn] (CVR-nr. [xxxxxxxx], hvis organisationen har et)
Gælder for bestyrelsesåret efter det regnskabsår, der slutter den [dato, fx 31. december 2026]
[Tæl månederne fra den første måned efter regnskabsårets afslutning. Skriv, hvilken kalendermåned hvert møde falder i hos jer.]
Bestyrelsens møder i løbet af året
[Tidspunkterne er eksempler. Holder organisationen generalforsamling, så fastlæg datoen først. Planlæg derefter regnskabsafslutning, eventuel revision, indkaldelse og materiale baglæns fra de frister, der gælder. Fonde har ingen generalforsamling og planlægger i stedet efter fristerne for årsrapporten eller årsregnskabet.]
| Møde | Tidspunkt | Måned | Hovedtema | Punkter på mødet |
|---|---|---|---|---|
| 1 | I tide til regnskabsafslutning og eventuel revision | [måned] | Årsrapport | Årsrapport eller årsregnskab for det afsluttede år, eventuelle bemærkninger fra revisor |
| 2 | I tide til, at I kan indkalde og gøre materialet tilgængeligt inden fristerne | [måned] | Forberedelse af generalforsamlingen | Forslag, indkaldelse, dagsorden, årsrapport og øvrigt generalforsamlingsmateriale |
| 3 | Efter generalforsamlingen, hvis bestyrelsen skal konstituere sig | [måned] | Konstituering efter behov | Formand og øvrige roller efter behov, bankfuldmagter, forretningsorden, mødeplan |
| 4 | Måned 7 | [måned] | Strategi | Strategisk gennemgang, omverdensanalyse, risikogennemgang |
| 5 | Måned 9–10 | [måned] | Økonomi og plan | Budget eller handlingsplan for næste år |
| 6 | Måned 11–12 | [måned] | Opfølgning | Prognose, evaluering af bestyrelsesarbejdet, næste års årshjul |
[Tilføj eller fjern rækker. Planen viser seks møder. Flere kan komme til, når der er brug for det.]
[Brug kun møde 3, når bestyrelsen skal træffe konstituerende beslutninger, fx når nye medlemmer er valgt, eller en ny formand skal vælges. Det er en praktisk ordning, ikke et generelt krav om et særligt møde lige efter hver generalforsamling. Nummereringen følger året, ikke valgperioden.]
[I en erhvervsdrivende fond er møde 2 årsregnskabsmødet, hvor bestyrelsen godkender årsrapporten. I fonde omfattet af fondsloven gennemgår og underskriver bestyrelsen årsregnskabet på det møde.]
Perioder og aktiviteter i løbet af året
[Ikke alt i et årshjul er møder. Skriv de perioder og aktiviteter ind, som bestyrelsen skal have for øje.]
| Aktivitet | Periode | Ansvarlig | Note |
|---|---|---|---|
| Regnskabsafslutning | [periode] | [navn eller funktion] | [fx hvornår materialet skal være klar] |
| Revision, hvis organisationen har revisionspligt eller har valgt revision | [periode] | [navn eller funktion] | [fristerne nedenfor styrer] |
| Generalforsamling, hvis organisationen har en | [dato] | [navn eller funktion] | [regn indkaldelsesfristen baglæns herfra] |
| Budgetarbejde | [periode] | [navn eller funktion] | [klar før årets sidste møde] |
| [Egen aktivitet] | [periode] | [navn eller funktion] | [note] |
Tilbagevendende punkter
| Punkt | Hyppighed | Ansvarlig | Materiale |
|---|---|---|---|
| Økonomirapport | [hvert møde] | [navn eller funktion] | [rapport] |
| Opfølgning på beslutninger | [hvert møde] | [navn eller funktion] | [beslutningsoversigt] |
| Orientering om driften | [hvert møde] | [navn eller funktion] | [rapport] |
| Risikogennemgang | [en gang om året] | [navn eller funktion] | [risikomateriale] |
| Evaluering af bestyrelsesarbejdet | [en gang om året] | [navn eller funktion] | [spørgeramme] |
| Gennemgang af forretningsorden og vedtægter | [en gang om året] | [navn eller funktion] | [dokumenterne] |
[Slet de punkter, der ikke er aktuelle, og tilføj jeres egne. Læg de årlige punkter ind i mødeplanen ovenfor. Skriv her, hvem der har ansvaret, og hvilket materiale der skal til.]
Faste punkter efter loven eller organisationens egne regler
[Udfyld det, der gælder for jeres organisationsform. Tjek altid vedtægterne og eventuelle særregler. Har et anpartsselskab hverken bestyrelse eller tilsynsråd, er det direktionen, der planlægger året. Har selskabet et tilsynsråd, tilpasser I årshjulet til tilsynsrådets opgaver. Punktet om forretningsorden gælder kapitalselskaber, hvor bestyrelsen eller tilsynsrådet har flere medlemmer, og erhvervsdrivende fonde.]
- Aktieselskaber og anpartsselskaber: den ordinære generalforsamling skal holdes så tidligt, at den godkendte årsrapport er modtaget i Erhvervsstyrelsen inden fristen i årsregnskabslovens § 138. Fristen er seks måneder efter regnskabsårets afslutning for regnskabsklasse B og C og fire måneder for klasse D. Planlæg indkaldelsen og materialet efter vedtægterne og de regler, der gælder for selskabet, se guiden om generalforsamlingen og skabelonen til indkaldelsen. Registreringspligtige ændringer skal være registreret i Erhvervsstyrelsens it-system inden to uger efter beslutningen. Anmelder selskabet i stedet ændringen, skal anmeldelsen være modtaget inden samme frist. I et aktieselskab skal formanden desuden sørge for, at bestyrelsen holder møde, når det er nødvendigt.
- Almindelige og frivillige foreninger: vedtægterne bestemmer, hvornår generalforsamlingen skal holdes, og hvor lang indkaldelsesfristen er. Modtager foreningen tilskud, kan tilskudsgiveren have egne frister for regnskab og dokumentation.
- Erhvervsdrivende fonde: bestyrelsen godkender årsrapporten på et årsregnskabsmøde, hvor revisor deltager, medmindre samtlige bestyrelsesmedlemmer og revisor er enige om, at det ikke er nødvendigt. En godkendt revisor skal revidere årsregnskabet, og årsrapporten skal være modtaget i Erhvervsstyrelsen inden fristen i årsregnskabslovens § 138.
- Fonde omfattet af fondsloven: der er ingen generalforsamling og intet lovbestemt årsregnskabsmøde. Bestyrelsen skal underskrive årsregnskabet senest seks måneder efter regnskabsårets afslutning og sørge for, at det bliver revideret. Planlæg bestyrelsesarbejdet inden for vedtægtens rammer. Fonde, der ikke er omfattet af fondsloven, kan have andre regler.
- Forretningsorden: har bestyrelsen eller tilsynsrådet i et kapitalselskab flere medlemmer, skal organet have en forretningsorden. Bestyrelsen i en erhvervsdrivende fond skal også have en. Det er god praksis at gennemgå forretningsordenen en gang om året, men den årlige gennemgang er ikke i sig selv et lovkrav.
- Revision: erhvervsdrivende fonde og fonde omfattet af fondsloven har lovpligtig revision. For selskaber og foreninger afhænger revisionspligten af loven, vedtægterne eller et frivilligt valg. Læg revisionen efter regnskabsafslutningen og i god tid før generalforsamlingen, årsregnskabsmødet eller det møde, hvor bestyrelsen underskriver årsregnskabet.
Noter
[Plads til det, der er særligt for jeres år, fx et større projekt, et skift af revisor eller en planlagt ændring i bestyrelsen.]
[Sted], den [dato, fx 22. april 2027]
Bestyrelsen for [organisationens navn]