Generalforsamling: ejernes og medlemmernes møde, ledelsens ansvar

I et kapitalselskab udøver ejerne deres beslutningsret på generalforsamlingen. I en almindelig eller frivillig forening følger medlemmernes beslutningsret af vedtægterne, ofte gennem en generalforsamling eller et repræsentantskab. Resten af året forvalter ledelsen, men på generalforsamlingen er rollerne omvendt. Ejerne eller medlemmerne beslutter, og ledelsen står til ansvar. Samtidig er det ledelsen, der sørger for, at generalforsamlingen bliver holdt, indkaldt korrekt og forberedt ordentligt. Her gennemgår vi, hvordan generalforsamlingen fungerer, hvad den ordinære generalforsamling skal beslutte, og hvad ledelsen skal gøre før, under og efter. Guiden er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.

Hvad er en generalforsamling?

Generalforsamlingen er det øverste organ. I et kapitalselskab, altså et aktieselskab eller et anpartsselskab, udøver kapitalejerne deres ret til at træffe beslutninger på generalforsamlingen. I et aktieselskab vælger generalforsamlingen som udgangspunkt flertallet af bestyrelsen, og i et anpartsselskab afhænger ledelsesvalget af selskabets ledelsesstruktur og vedtægter. Generalforsamlingen godkender desuden årsrapporten og tager stilling til de spørgsmål, som loven eller vedtægterne lægger til den. Rammerne står i selskabsloven og i vedtægterne, som bl.a. bestemmer, hvordan man indkalder.

I en forening er generalforsamlingen medlemmernes møde. For almindelige og frivillige foreninger findes der ingen generel foreningslov. Vedtægterne og almindelige foreningsretlige grundsætninger afgør derfor mødetidspunkt, indkaldelse, dagsorden og stemmeret. Nogle foreningstyper, bl.a. andelsboligforeninger og foreninger med begrænset ansvar, har særregler. Har foreningen et repræsentantskab som øverste organ, følger kompetencefordelingen af vedtægterne. Fonde har ingen generalforsamling. Dér er bestyrelsen øverste organ.

Guiden tager udgangspunkt i selskaber uden aktier på et reguleret marked. Børsnoterede og statslige aktieselskaber har flere og til dels strengere regler.

Generalforsamlinger findes i to former. Den ordinære generalforsamling finder sted hvert år med de faste punkter. En ekstraordinær generalforsamling indkalder ledelsen til, når der er noget at beslutte mellem de ordinære, fx en vedtægtsændring eller et valg, der ikke kan vente. I et kapitalselskab er den også obligatorisk, når ledelsen eller den generalforsamlingsvalgte revisor forlanger det. I et anpartsselskab kan enhver anpartshaver forlange en ekstraordinær generalforsamling om et bestemt emne. I et aktieselskab gælder det aktionærer, der ejer 5 % af kapitalen, medmindre vedtægterne sætter grænsen lavere, og kravet skal være skriftligt. Forlanger ejerne det, skal indkaldelsen ud senest 2 uger efter.

Den ordinære generalforsamling: de obligatoriske årsbeslutninger

I et kapitalselskab skal den ordinære generalforsamling ligge så tidligt, at den godkendte årsrapport når Erhvervsstyrelsen inden fristen i årsregnskabsloven. For de fleste selskaber er fristen 6 måneder efter regnskabsårets udløb. Ledelsen fremlægger årsrapporten, og generalforsamlingen skal træffe afgørelse om:

1. Godkendelse af årsrapporten.
2. Anvendelse af overskud eller dækning af underskud efter den godkendte årsrapport.
3. Revision, hvis selskabet ikke er omfattet af revisionspligt og vil ændre sin beslutning om revision af de kommende årsregnskaber.
4. De spørgsmål, vedtægterne lægger til generalforsamlingen, i praksis valg af bestyrelse, bestyrelsens honorar og valg af revisor, når selskabet skal have en.

Decharge er generalforsamlingens beslutning om ansvarsfrihed for ledelsen på det oplyste grundlag. Det er ikke et lovpligtigt punkt efter selskabsloven, men kan følge af vedtægterne, og en del vedtægter har det. En beslutning om decharge spærrer ikke for et erstatningskrav, hvis generalforsamlingen ikke fik i alt væsentligt rigtige og fuldstændige oplysninger. Har kapitalejere med mindst en tiendedel af kapitalen stemt imod, kan enhver kapitalejer desuden anlægge sag på selskabets vegne.

Generalforsamlingen i en forening

Der findes ingen generel foreningslov, så vedtægterne sætter rammen: hvornår den ordinære generalforsamling bliver holdt, hvor lang indkaldelsesfristen er, hvordan medlemmerne stiller forslag, hvem der har stemmeret, og hvilket flertal der skal til. Et almindeligt første punkt er valg af dirigent, som leder mødet og konstaterer, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt. Den typiske dagsorden fortsætter med bestyrelsens beretning, godkendelse af regnskabet, indkomne forslag, budget og kontingent, valg af bestyrelse og suppleanter, valg af revisor og til sidst punktet “Eventuelt”.

Lægger vedtægterne rollefordelingen hos bestyrelsen, konstituerer den sig efter generalforsamlingen. I andre foreninger vælger generalforsamlingen fx formand eller kasserer direkte. Er vedtægterne uklare om fx fuldmagter eller afstemningsmåde, er det klogt at afklare det, før mødet begynder, så dirigenten ikke skal afgøre det undervejs.

Sådan holder I en generalforsamling

1. Indkald i tide og på den rigtige måde. I et kapitalselskab indkalder og tilrettelægger det centrale ledelsesorgan generalforsamlingen, altså bestyrelsen, hvor der er en. Indkaldelsen sker tidligst 4 uger og senest 2 uger før. Vedtægterne kan kræve en længere frist, og indkaldelsesmåden følger vedtægterne. I det konkrete tilfælde kan samtlige kapitalejere enstemmigt fravige lovens og vedtægternes krav til form og frist. En generel regel om fravigelse skal vedtages enstemmigt og stå i vedtægterne. Muligheden gælder ikke statslige aktieselskaber eller aktieselskaber med aktier på et reguleret marked. Indkaldelsen skal indeholde tid og sted og en dagsorden, der viser, hvad der skal behandles. Skal generalforsamlingen behandle forslag til vedtægtsændringer, skal forslagets væsentligste indhold med. Ved forslag om fuldstændig elektronisk generalforsamling, elektronisk kommunikation eller vedtægtsændringer, der kræver enstemmighed eller ni tiendedele, skal forslagets fulde ordlyd stå i indkaldelsen.
2. Gør materialet tilgængeligt i tide, og håndtér ejernes forslag. I et aktieselskab skal dagsordenen, de fuldstændige forslag og, ved den ordinære generalforsamling, årsrapporten ligge til eftersyn for aktionærerne senest 2 uger før. For et anpartsselskab stiller loven ikke det krav, men det er god skik at sende materialet med indkaldelsen. Enhver kapitalejer har ret til at få et bestemt emne på dagsordenen til den ordinære generalforsamling. I et aktieselskab skal kravet være skriftligt. Fremsættes det senest 6 uger før, har aktionæren krav på at få emnet med. Kommer det senere, afgør ledelsen, om det kan nå at komme på.
3. Led mødet struktureret. Generalforsamlingen vælger en dirigent, medmindre vedtægterne bestemmer noget andet. Dirigenten leder mødet, formulerer afstemningstemaerne og afgør, hvornår debatten er slut. Normalt behandler man punkterne i dagsordenens rækkefølge. Sager, der ikke står på dagsordenen, kan generalforsamlingen som udgangspunkt kun afgøre, hvis alle kapitalejere samtykker. Den ordinære generalforsamling kan dog altid træffe afgørelse om godkendelse af årsrapporten, anvendelse af overskud eller dækning af underskud og en eventuel ændring af beslutningen om revision. Den kan også behandle sager, som efter vedtægterne skal behandles på den ordinære generalforsamling, og beslutte at indkalde en ekstraordinær generalforsamling. Et velforberedt møde er ofte kort, og det er ikke et tegn på, at noget er sprunget over.
4. Skriv referat, og følg op. Beslutningerne bliver dokumenteret i referatet. Ledelsen gennemfører dem og registrerer det, der er registreringspligtigt efter selskabsloven, hos Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter beslutningen, medmindre en særregel gælder.

Tjeklisten længere nede opsummerer ledelsens forberedelse.

Referatet fra generalforsamlingen

I et kapitalselskab skal der føres en protokol over forhandlingerne på generalforsamlingen, og dirigenten underskriver den. Alle beslutninger skal stå i selskabets forhandlingsprotokol. Ved afstemninger er det god skik at notere både forslaget og resultatet. Senest 2 uger efter generalforsamlingen skal protokollen eller en bekræftet udskrift være tilgængelig for kapitalejerne. Loven kræver ikke, at formanden eller referenten underskriver, men vedtægterne kan gøre det.

I almindelige og frivillige foreninger bestemmer vedtægterne, hvem der underskriver referatet, ofte dirigenten og referenten, og andre foreningstyper kan have særregler. Referatet fra generalforsamlingen er et andet dokument end referatet fra bestyrelsesmødet, som følger andre regler.

Sådan bliver beslutningerne truffet

I et kapitalselskab afgør generalforsamlingen alle anliggender ved simpelt flertal, medmindre loven eller vedtægterne bestemmer noget andet. Står stemmerne lige, er forslaget ikke vedtaget. Personvalg går til den, der får flest stemmer, og ved stemmelighed trækker man lod, medmindre vedtægterne siger noget andet. En vedtægtsændring kræver mindst to tredjedele af både de afgivne stemmer og den kapital, der er repræsenteret på generalforsamlingen. Enkelte ændringer kræver mere, se guiden om vedtægter.

Kapitalejere kan møde ved fuldmægtig med en skriftlig og dateret fuldmagt. Almindelige og frivillige foreninger regulerer stemmeret og fuldmagter i vedtægterne, og andre foreningstyper kan have særregler.

Generalforsamling uden fysisk møde

Selskabsloven åbner to veje, elektronisk deltagelse og enighed. Den første vej har to trin. Ledelsen kan beslutte, at ejerne kan deltage og stemme elektronisk som supplement til det fysiske møde, medmindre vedtægterne bestemmer andet. En fuldstændig elektronisk generalforsamling uden fysisk fremmøde kræver derimod, at generalforsamlingen har besluttet det, at beslutningen står i vedtægterne, og at den er vedtaget med det flertal, der gælder for vedtægtsændringer.

Den anden vej er enighed. Er samtlige kapitalejere enige, kan de i det konkrete tilfælde fravige lovens og vedtægternes krav til form og frist. Det er grundlaget for den såkaldte skrivebordsgeneralforsamling, som en del ejerledede selskaber bruger: Der bliver ikke holdt noget møde, og beslutningerne bliver skrevet direkte i referatet, som ejerne underskriver. Selskaber med aktier på et reguleret marked og statslige aktieselskaber kan ikke bruge den mulighed. Almindelige og frivillige foreninger følger vedtægterne, og andre foreningstyper kan have særregler.

Ledelsens ansvar før, under og efter

I et kapitalselskab strækker ledelsens arbejde med generalforsamlingen sig over flere måneder:

• Før: fastlægge datoen, så årsrapporten kan nå Erhvervsstyrelsen i tide, færdiggøre årsrapporten, tjekke vedtægternes regler om indkaldelse og sende indkaldelsen med materialet. Årshjulet er det naturlige sted at lægge fristerne.
• Under: fremlægge det materiale, der skal behandles, svare på ejernes spørgsmål inden for selskabslovens oplysningspligt og sørge for, at referatet bliver ført.
• Efter: gennemføre beslutningerne, registrere det registreringspligtige hos Erhvervsstyrelsen inden for 2 uger, gøre referatet tilgængeligt og efter behov holde et konstituerende bestyrelsesmøde, hvis der er valgt ny bestyrelse. Loven kræver ikke et særskilt møde, men i et aktieselskab vælger bestyrelsen selv sin formand, medmindre vedtægterne bestemmer andet, og det er et naturligt tidspunkt at gennemgå forretningsordenen.

I en forening følger ledelsens opgaver før og efter generalforsamlingen af vedtægterne og eventuelle særregler.

En korrekt indkaldt og velforberedt generalforsamling beskytter også beslutningerne. Fejl i indkaldelsen kan bringe gyldigheden i fare.

Sådan hjælper Hippoly

I Hippoly forbereder ledelsen generalforsamlingen på samme måde som bestyrelsesmøderne. Dagsordenen laver I ud fra en skabelon eller ved at kopiere dagsordenen fra sidste års generalforsamling. Materialet knytter I til det enkelte punkt. Referatet skriver referenten i Hippoly med dagsordenen som skelet. Dirigenten og de øvrige underskrivere kan skrive under med MitID eller en anden tilgængelig metode, også uden at have en konto i Hippoly. Den underskrevne PDF bliver gemt i mødets mappe, hvor mødedeltagerne finder originalen igen. Vælger I indstillingen, hvor alle i arbejdsrummet ser alle møder, gælder det også kommende bestyrelsesmedlemmer. Læs mere om Hippoly for virksomheder eller Hippoly for foreninger, eller book en demo.