Hvad er forskellen på et beslutningsreferat og et forhandlingsreferat?

Et beslutningsreferat dokumenterer, hvad bestyrelsen besluttede, et eventuelt afstemningsresultat og de opgaver, beslutningen fører til. Et forhandlingsreferat gengiver også argumenterne bag. De fleste bestyrelser og foreninger bruger beslutningsreferater, som er hurtigere at skrive og lettere at følge op på. Vigtige drøftelser kan man tage med som korte opsummeringer uden at referere hele debatten.

Skal der skrives referat af alle møder?

Nej. Uformelle møder kræver ikke referat. Over bestyrelsesmøder i et aktieselskab eller anpartsselskab med flere bestyrelsesmedlemmer skal der derimod føres protokol efter selskabsloven, og det samme gælder bestyrelsesmøder i fonde. Generalforsamlingen har sin egen regel. For foreningers møder stiller vedtægterne ofte tilsvarende krav. Er I i tvivl, er et kort beslutningsreferat altid en god vane.

Hvem skriver referatet?

Referenten. Det kan være en fast rolle, fx bestyrelsens sekretær eller direktøren, eller en, der bliver udpeget ved mødets start. Referenten skriver udkastet, og bestyrelsen kan vælge at sende det til gennemsyn først. Derefter underskriver de personer, som loven, vedtægterne eller bestyrelsens egen rutine kræver. Har bestyrelsen i et kapitalselskab flere medlemmer, er det samtlige tilstedeværende medlemmer, og fonde har samme regel. I en almindelig eller frivillig forening afgør vedtægterne og eventuel særlovgivning det.

Hvem underskriver referatet fra et bestyrelsesmøde?

I et kapitalselskab med flere bestyrelsesmedlemmer underskriver samtlige medlemmer, der var til stede på det møde, referatet dækker. Et tilstedeværende ledelsesmedlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat. Erhvervsdrivende og andre fonde har samme regel. I foreninger bestemmer vedtægterne, og mange lader formanden og referenten underskrive, efter at bestyrelsen har godkendt referatet på det følgende møde.

Hvornår er et referat godkendt?

Når de, der skal underskrive, har gjort det. Selskabsloven har ikke et særskilt godkendelsestrin for bestyrelsens protokol. Når reglen om protokol gælder, skal samtlige tilstedeværende medlemmer underskrive. Underskriften bekræfter, at referatet gengiver mødet korrekt. Den betyder ikke, at beslutningerne bliver truffet igen. Bestyrelsen kan vælge et gennemsyn før underskriften, så fejl bliver rettet først, men det er en frivillig arbejdsgang og ikke et lovkrav. Nogle foreninger godkender referatet som et punkt på det følgende møde, men den rutine erstatter ikke de underskrifter, loven kræver i kapitalselskaber og fonde.

Hvor længe skal referater gemmes?

I et kapitalselskab er bestyrelsens protokol et selskabsdokument, fordi selskabsloven kræver, at den bliver ført. Efter selskabsloven skal direktionen sørge for, at selskabsdokumenter bliver opbevaret betryggende i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, og sådan, at man kan finde dem frem igen. For ikke-erhvervsdrivende fonde kræver fondsloven, at referatet bliver opbevaret forsvarligt, og i almindelige og frivillige foreninger afgør vedtægterne og eventuel særlovgivning. Referatet kan opbevares længere end minimum, hvis andre regler eller et dokumenteret behov taler for det. Referaterne er organisationens hukommelse over for revisor, nye bestyrelsesmedlemmer og i en eventuel tvist, så fastlæg en opbevaringspolitik, der tager stilling til det. Dokumenterer et referat en transaktion, kan bogføringslovens regler om regnskabsmateriale desuden få betydning.

Hvad gælder for referatet fra generalforsamlingen?

En anden regel end for bestyrelsesmødet. I et kapitalselskab underskriver dirigenten protokollen, og den skal være tilgængelig for ejerne senest 2 uger efter. I foreninger bestemmer vedtægterne. Detaljerne står i guiden om generalforsamlingen.

Guide Referater

Referat af bestyrelsesmøde: sådan skriver I et referat, der holder

Opdateret oktober 2026 · 7 min læsning

Del

Kort fortalt

Et referat dokumenterer, hvad et møde behandlede og besluttede. Det angiver dato, deltagere og dagsorden og beskriver beslutningerne. Når en beslutning fører til en opgave, noterer referatet også ansvar og frist. Til sidst bliver referatet underskrevet. De fleste referater er beslutningsreferater, der fokuserer på beslutningerne i stedet for at gengive hele drøftelsen.

Har et aktieselskab eller anpartsselskab en bestyrelse med flere medlemmer, skal der efter selskabsloven føres protokol over forhandlingerne. Alle tilstedeværende medlemmer underskriver den, og et tilstedeværende ledelsesmedlem, der er uenigt i en beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat. Fonde har samme regel. I almindelige og frivillige foreninger bestemmer vedtægterne og eventuel særlovgivning.

Et referat dokumenterer, hvad et møde nåede frem til. Det lyder enkelt, men det er forskellen på et møde, der fører til noget, og et møde, der skal holdes igen. Uden referat findes beslutningerne kun i deltagernes hukommelse, og hukommelser er sjældent ens. Her gennemgår vi, hvad et referat skal indeholde, hvem der underskriver det, og hvordan man skriver et referat, der holder. Længere nede får I en tjekliste til referatet. Guiden er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.

Hvad er et referat?

Et referat er den skriftlige dokumentation af et møde: hvem der deltog, hvad der blev behandlet, og hvad der blev besluttet. Der findes to hovedtyper. Beslutningsreferatet dokumenterer, hvad bestyrelsen besluttede, og hvilke opgaver beslutningen fører til. Forhandlingsreferatet gengiver også argumenterne bag. De fleste møder klarer sig fint med et beslutningsreferat. Det er hurtigere at skrive og lettere at følge op på.

Selskabsloven bruger ordet protokol og taler om en protokol over forhandlingerne i bestyrelsen og om selskabets forhandlingsprotokol ved generalforsamlingen. Fondsloven og de fleste foreninger bruger referat, og i denne guide bruger vi referat som det almindelige ord.

Hvem underskriver referatet?

Her er reglen klar for kapitalselskaber og fonde. I et aktieselskab eller anpartsselskab med flere bestyrelsesmedlemmer skal der føres protokol over forhandlingerne, og samtlige tilstedeværende medlemmer underskriver den. Det er ikke nok, at formanden eller en enkelt udpeget person godkender referatet på de andres vegne. Et tilstedeværende ledelsesmedlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat. Også en direktør, der deltager uden at være medlem af bestyrelsen, har den ret. Reglen gælder det møde, referatet dækker. Den, der var fraværende, skal ikke underskrive.

Fonde under fondsloven har samme regel: Alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer underskriver, og et medlem, der er uenigt, har ret til at få sin mening ført til referat. I erhvervsdrivende fonde skal alle bestyrelsesmedlemmer underskrive referatet efter den ændring af erhvervsfondsloven, Folketinget vedtog i 2026, også dem, der ikke deltog i mødet. Fondsloven, der gælder for de ikke-erhvervsdrivende fonde, kræver desuden, at referatet bliver opbevaret forsvarligt. Bestyrelsens forretningsorden er det naturlige sted at beskrive, hvordan referatet bliver skrevet, cirkuleret og underskrevet.

For almindelige og frivillige foreninger findes der ingen generel lov. Se først vedtægterne, men vær opmærksom på, at særlovgivning for bestemte foreningstyper og uskrevne foreningsretlige grundsætninger også kan få betydning. Nogle foreninger godkender referatet på det følgende møde og lader derefter formanden og referenten underskrive. Fremgangsmåden skal passe med vedtægterne og eventuel særlovgivning. Står der intet i vedtægterne, er det en god idé at skrive rutinen ind i forretningsordenen.

Referatet fra generalforsamlingen følger en anden regel. I et kapitalselskab underskriver dirigenten generalforsamlingsprotokollen, og senest 2 uger efter generalforsamlingen skal protokollen eller en bekræftet udskrift være tilgængelig for kapitalejerne. I foreninger følger underskriften vedtægterne og eventuel særlovgivning.

Hvad skal et referat indeholde?

Kernen er den samme uanset mødetype:

Mødeoplysninger: dato, tid, sted, hvem der deltog, hvem der havde forfald, og hvem der var referent.
Formalia: godkendelse af dagsordenen og opfølgning på referatet fra sidste møde.
Punkter og beslutninger: hvert punkt i rækkefølge med beslutningen tydeligt markeret. Skriv, hvad der blev besluttet, ikke alt, hvad der blev sagt. Blev der stemt, så skriv resultatet.
Opgaver: for hver beslutning, der fører til en opgave, hvem der gør hvad, og hvornår det skal være gjort.
Afvigende meninger: det, et medlem beder om at få ført til referat.
Afslutning: næste møde og mødets afslutning.
Underskrifter: fra alle tilstedeværende medlemmer, hvor loven eller vedtægterne kræver det.

Tjeklisten længere nede på siden opsummerer strukturen.

Hvordan skriver man et referat?

Tag udgangspunkt i dagsordenen. Har mødet en gennemtænkt dagsorden, er referatets struktur allerede på plads. Punkterne er de samme. Vil I have strukturen færdig, så download skabelonen til referatet.
Skriv under mødet, ikke bagefter. Notér beslutningerne, mens de bliver truffet. Et referat, der bliver skrevet dagen efter, bygger på hukommelse, ikke på dokumentation. Et godt greb er, at mødelederen opsummerer hver beslutning højt, før mødet går videre, så referenten kan skrive den ned med de ord, bestyrelsen er enig om.
Fokusér på beslutningerne. Læseren skal hurtigt kunne svare på: Hvad blev besluttet, hvilken opgave følger af det, hvem har ansvaret, og hvornår skal den være løst?
Bruger I gennemsyn, så send referatet med det samme. Jo kortere tid mellem mødet og det underskrevne referat, jo færre diskussioner om, hvad der egentlig blev sagt.
Gem referaterne samlet. Et referat, som ingen kan finde, dokumenterer ingenting. Saml dem ét sted, hvor de rigtige personer har adgang.

Eksempel på en beslutning i et referat

Et kort uddrag, der viser formen for et beslutningspunkt:

Pkt. 4 Ny hjemmeside Bestyrelsen besluttede at godkende tilbuddet fra Bureau ApS på 45.000 kr. ekskl. moms for en ny hjemmeside. Anna er ansvarlig for bestillingen og rapporterer tilbage på næste møde. Lanceringen er planlagt til december.

Formen er altid den samme: beslutningen, den opgave, den fører til, og hvad der sker nu.

Fra udkast til underskrevet referat

Et referat fra et bestyrelsesmøde går gennem nogle få trin, før det er færdigt:

Udkast. Referenten skriver udkastet, helst samme dag, og sender det til bestyrelsen.
Eventuelt gennemsyn. Referenten kan sende udkastet til gennemsyn, så medlemmerne kan påpege fejl og tjekke, at en afvigende mening er med. Referatet kan også gå direkte til underskrift.
Underskrift. Når teksten er på plads, underskriver de personer, som loven, vedtægterne eller bestyrelsens rutine kræver. Når selskabslovens regel om protokol gælder, er det samtlige tilstedeværende medlemmer. Med digital underskrift slipper I for at sende papir rundt, og hver underskrift får en dato.
Arkivering. Det underskrevne referat bliver gemt sammen med de øvrige, hvor hele bestyrelsen kan finde det.

Et underskrevet referat må ikke blive ændret uden et tydeligt spor. Skal ordlyden ændres, laver man en rettet version og underskriver den på ny. Mindre rettelser kan man dokumentere i et senere referat eller i et særskilt tillæg, der også bliver underskrevet. Træffer bestyrelsen en beslutning skriftligt mellem møderne, skal den også føres til referat, se guiden om det skriftlige bestyrelsesmøde.

Sådan hjælper Hippoly

I Hippoly skriver referenten referatet direkte i mødet, med dagsordenen, et tomt dokument eller et tidligere referat som udgangspunkt. Deltagerlisten er udfyldt på forhånd ud fra svarene på indkaldelsen. Når referatet er delt, kan referenten sende det til gennemsyn. De udpegede godkendere læser det igennem før underskriften og kommenterer eller foreslår rettelser i samme dokument i stedet for i en mailtråd. Når teksten er klar, vælger referenten underskriverne. Hvor selskabslovens regel om protokol gælder, vælger referenten samtlige tilstedeværende medlemmer som underskrivere. De underskriver fx med MitID, og den underskrevne PDF bliver gemt i mødets mappe, hvor alle deltagere kan finde den. På Pro og opefter kan AI-assistenten hi skrive et udkast til referatet ud fra dagsordenen og referentens noter. Læs mere om mødehåndtering, eller book en demo for at se flowet i praksis.

Tjekliste: referat af bestyrelsesmøde

Mødeoplysninger: dato, tid, sted og hvem der deltog, hvem der havde forfald, og hvem der var referent.
Godkendelse af dagsordenen.
Opfølgning på referatet fra sidste møde og de åbne opgaver.
Punkterne i rækkefølge med beslutningerne tydeligt markeret, og resultatet af en eventuel afstemning.
De opgaver, der følger af beslutningerne, med ansvarlig person og frist.
Afvigende meninger, som et medlem ønsker ført til referat.
Næste møde og mødets afslutning.
Underskrifter fra alle tilstedeværende medlemmer, når loven eller vedtægterne kræver det.

Ofte stillede spørgsmål om referater

Hvad er forskellen på et beslutningsreferat og et forhandlingsreferat?

Et beslutningsreferat dokumenterer, hvad bestyrelsen besluttede, et eventuelt afstemningsresultat og de opgaver, beslutningen fører til. Et forhandlingsreferat gengiver også argumenterne bag. De fleste bestyrelser og foreninger bruger beslutningsreferater, som er hurtigere at skrive og lettere at følge op på. Vigtige drøftelser kan man tage med som korte opsummeringer uden at referere hele debatten.
Skal der skrives referat af alle møder?

Nej. Uformelle møder kræver ikke referat. Over bestyrelsesmøder i et aktieselskab eller anpartsselskab med flere bestyrelsesmedlemmer skal der derimod føres protokol efter selskabsloven, og det samme gælder bestyrelsesmøder i fonde. Generalforsamlingen har sin egen regel. For foreningers møder stiller vedtægterne ofte tilsvarende krav. Er I i tvivl, er et kort beslutningsreferat altid en god vane.
Hvem skriver referatet?

Referenten. Det kan være en fast rolle, fx bestyrelsens sekretær eller direktøren, eller en, der bliver udpeget ved mødets start. Referenten skriver udkastet, og bestyrelsen kan vælge at sende det til gennemsyn først. Derefter underskriver de personer, som loven, vedtægterne eller bestyrelsens egen rutine kræver. Har bestyrelsen i et kapitalselskab flere medlemmer, er det samtlige tilstedeværende medlemmer, og fonde har samme regel. I en almindelig eller frivillig forening afgør vedtægterne og eventuel særlovgivning det.
Hvem underskriver referatet fra et bestyrelsesmøde?

I et kapitalselskab med flere bestyrelsesmedlemmer underskriver samtlige medlemmer, der var til stede på det møde, referatet dækker. Et tilstedeværende ledelsesmedlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat. Erhvervsdrivende og andre fonde har samme regel. I foreninger bestemmer vedtægterne, og mange lader formanden og referenten underskrive, efter at bestyrelsen har godkendt referatet på det følgende møde.
Hvornår er et referat godkendt?

Når de, der skal underskrive, har gjort det. Selskabsloven har ikke et særskilt godkendelsestrin for bestyrelsens protokol. Når reglen om protokol gælder, skal samtlige tilstedeværende medlemmer underskrive. Underskriften bekræfter, at referatet gengiver mødet korrekt. Den betyder ikke, at beslutningerne bliver truffet igen. Bestyrelsen kan vælge et gennemsyn før underskriften, så fejl bliver rettet først, men det er en frivillig arbejdsgang og ikke et lovkrav. Nogle foreninger godkender referatet som et punkt på det følgende møde, men den rutine erstatter ikke de underskrifter, loven kræver i kapitalselskaber og fonde.
Hvor længe skal referater gemmes?

I et kapitalselskab er bestyrelsens protokol et selskabsdokument, fordi selskabsloven kræver, at den bliver ført. Efter selskabsloven skal direktionen sørge for, at selskabsdokumenter bliver opbevaret betryggende i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, og sådan, at man kan finde dem frem igen. For ikke-erhvervsdrivende fonde kræver fondsloven, at referatet bliver opbevaret forsvarligt, og i almindelige og frivillige foreninger afgør vedtægterne og eventuel særlovgivning. Referatet kan opbevares længere end minimum, hvis andre regler eller et dokumenteret behov taler for det. Referaterne er organisationens hukommelse over for revisor, nye bestyrelsesmedlemmer og i en eventuel tvist, så fastlæg en opbevaringspolitik, der tager stilling til det. Dokumenterer et referat en transaktion, kan bogføringslovens regler om regnskabsmateriale desuden få betydning.
Hvad gælder for referatet fra generalforsamlingen?

En anden regel end for bestyrelsesmødet. I et kapitalselskab underskriver dirigenten protokollen, og den skal være tilgængelig for ejerne senest 2 uger efter. I foreninger bestemmer vedtægterne. Detaljerne står i guiden om generalforsamlingen.

Læs guiden om generalforsamlingen

Læs videre

Se hele vidensbiblioteket