Referat: skabelon til bestyrelsesmødet
Skabelonen giver et referat af bestyrelsesmødet: mødeoplysninger, deltagere, væsentlige drøftelser og forudsætninger, beslutninger, opfølgende opgaver med ansvarlig og deadline, afvigende meninger og underskrifter. Skriv referatet ud fra dagsordenen, og slet de punkter, mødet ikke behandlede.
Vil I vide, hvad et referat skal indeholde, hvem, der underskriver, og hvordan det går fra udkast til underskrevet dokument? Læs guiden om referatet.
Referatet bliver lettest at skrive, når I følger dagsordenen punkt for punkt. Brug skabelonen til dagsordenen til indkaldelsen, så er referatets struktur allerede på plads. Træffer bestyrelsen en beslutning skriftligt mellem møderne, skal den også føres til referat, se guiden om det skriftlige bestyrelsesmøde.
I Hippoly skriver referenten referatet direkte ud fra dagsordenen og sender det til underskrift i samme flow. Når alle har underskrevet, ligger den underskrevne PDF i mødets mappe. De beslutninger, der kræver handling, bliver til opgaver med én ansvarlig og en deadline.
Vigtigt: denne skabelon er et udgangspunkt. I et aktieselskab eller anpartsselskab med flere bestyrelsesmedlemmer skal der efter selskabsloven føres protokol over forhandlingerne, og samtlige tilstedeværende medlemmer underskriver den. Et tilstedeværende medlem af ledelsen, der er uenig i en beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat. I erhvervsdrivende fonde skal alle bestyrelsesmedlemmer underskrive referatet efter lovændringen fra 2026, også de medlemmer, der ikke deltog i mødet, og i de fonde skal referatet også gengive de væsentlige forudsætninger for bestyrelsens drøftelser. I fonde omfattet af fondsloven underskriver samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. For foreninger, herunder andelsbolig- og ejerforeninger, følger eventuelle underskriftskrav af vedtægterne og gældende særregler. Kræver de ikke underskrift, kan bestyrelsen fastlægge en intern godkendelsesrutine. Skabelonen er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.
Referat af bestyrelsesmøde
[Organisationens navn] (CVR-nr. [xxxxxxxx], hvis organisationen har et)
Bestyrelsesmøde nr. [nr.] i regnskabsåret [år, fx 2027]
Dato: [dato, fx 22. april 2027], kl. [starttid] til kl. [sluttid]
Sted: [sted eller elektronisk møde]
Mødeleder: [navn]
Referent: [navn]
Deltagere: [navne på bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der deltog, og i hvis sted en suppleant var trådt til]
Øvrige deltagere: [direktør, revisor, gæster, med angivelse af hvilke punkter de deltog i]
Forfald (afbud): [navne]
[Slet linjer, der ikke er relevante. Skriv deltagerne, så det fremgår, hvem der deltog i behandlingen af hvert punkt, hvis nogen forlod mødet undervejs.]
1. Mødets åbning
[Navn] åbnede mødet.
2. Deltagere og beslutningsdygtighed
[Navn] konstaterede, at bestyrelsen var beslutningsdygtig, [idet [antal] af [antal] medlemmer var repræsenteret / efter vedtægternes § [nr.]]. Samtlige medlemmer havde haft adgang til at deltage i sagernes behandling. [Tilpas efter organisationsformen. I et aktieselskab eller anpartsselskab er kravet, at så vidt muligt samtlige medlemmer har haft adgang.]
[Var et medlem inhabilt i en sag, skriv det under den sag, og notér, at medlemmet ikke deltog i behandlingen.]
3. Valg af mødeleder og referent
[Hvis bestyrelsen valgte en mødeleder:] Bestyrelsen valgte [navn] som mødeleder. Bestyrelsen udpegede [navn] som referent.
4. Godkendelse af dagsordenen
Dagsordenen blev godkendt [uden ændringer / med følgende tilføjelser: [sager]].
5. Referat fra sidste møde og opfølgning på beslutninger
Referatet fra mødet den [dato, fx 22. april 2027] blev gennemgået [uden bemærkninger / med følgende bemærkninger: [bemærkninger]].
| Opgave fra tidligere møde | Ansvarlig | Status | Ny deadline |
|---|---|---|---|
| [opgave] | [navn] | [gennemført / i gang / udsat] | [dato] |
| [opgave] | [navn] | [gennemført / i gang / udsat] | [dato] |
6. Orientering om driften
[Hvem orienterede, de væsentlige oplysninger og de forudsætninger, bestyrelsens konklusion byggede på. Referatet skal ikke gengive drøftelsen ordret.]
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
7. Økonomi
[Resultat i forhold til budget, likviditet og afvigelser. Henvis til det materiale, der blev fremlagt.]
Bestyrelsen tog økonomirapporten til efterretning [og besluttede følgende: [beslutning]].
8. Beslutningspunkter
Sag 8.1: [sagens titel]
Sagsfremstilling: [kort baggrund og det materiale, der lå til grund]
Væsentlige drøftelser og forudsætninger: [de hovedpunkter og forudsætninger, der havde betydning for beslutningen]
Beslutning: Bestyrelsen besluttede [beslutningen i sin helhed, med beløb, vilkår og tidspunkt].
Opfølgende opgave: [opgave / ingen]
[Slet de to næste linjer, hvis der ingen opgave er.]
Ansvarlig for opgaven: [navn]
Deadline: [dato, fx 22. april 2027]
[Blev der stemt, skriv resultatet: [antal] for, [antal] imod, [antal] undlod at stemme.]
[Afvigende mening: [navn] ønskede følgende ført til referat: [vedkommendes mening].]
[Inhabilitet: [navn] erklærede sig inhabil i sagen og deltog ikke i behandlingen.]
Sag 8.2: [sagens titel]
Sagsfremstilling: [kort baggrund og det materiale, der lå til grund]
Væsentlige drøftelser og forudsætninger: [de hovedpunkter og forudsætninger, der havde betydning for beslutningen]
Beslutning: Bestyrelsen besluttede [beslutningen i sin helhed].
Opfølgende opgave: [opgave / ingen]
Ansvarlig for opgaven: [navn]
Deadline: [dato, fx 22. april 2027]
9. Drøftelsespunkter
[Hvad bestyrelsen drøftede, hvad drøftelsen førte til, og hvornår sagen kommer tilbage. Ingen beslutning.]
10. Punkter efter årshjulet
[Punkt efter årshjulet, fx budget eller årsrapport. Skriv beslutning eller konklusion som under punkt 8.]
11. Eventuelt
[Sager under eventuelt. Undgå som udgangspunkt at træffe beslutninger under eventuelt, især når fraværende medlemmer ikke har kunnet forberede sig.]
12. Næste møde
Næste bestyrelsesmøde holdes den [dato, fx 22. april 2027], kl. [tid], [sted].
13. Mødets afslutning
Mødelederen afsluttede mødet kl. [tid].
Opgaver fra mødet
| Opgave | Ansvarlig | Deadline | Fra punkt |
|---|---|---|---|
| [opgave] | [navn] | [dato] | [nr.] |
| [opgave] | [navn] | [dato] | [nr.] |
Underskrifter
[I et aktieselskab eller anpartsselskab med flere bestyrelsesmedlemmer underskriver samtlige tilstedeværende medlemmer. I erhvervsdrivende fonde underskriver alle bestyrelsesmedlemmer efter lovændringen fra 2026, også dem, der ikke deltog, og i fonde omfattet af fondsloven underskriver samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. For foreninger, herunder andelsbolig- og ejerforeninger, følger eventuelle underskriftskrav af vedtægterne og gældende særregler. Kræver de ikke underskrift, kan bestyrelsen fastlægge en intern godkendelsesrutine. Tilføj eller slet linjer, så de passer til de personer, der skal underskrive efter den relevante regel.]
[Navn], formand
[Navn], bestyrelsesmedlem
[Navn], bestyrelsesmedlem
[Navn], bestyrelsesmedlem
[Navn], suppleant, trådt til i stedet for [navn]
[Referenten underskriver kun, hvis vedtægterne eller organisationens egne regler kræver det.]
[Sted], den [dato, fx 22. april 2027]