Mall för styrelseprotokoll
Mallen ger ett styrelseprotokoll att fylla i, i samma ordning som dagordningen, från närvaro och beslutförhet till besluten i sin helhet, uppgifterna från mötet och underskrifterna. Stryk de punkter mötet inte behandlade.
Vill ni veta vad ett styrelseprotokoll ska innehålla och hur det går från utkast till justerat protokoll? Läs guiden om styrelseprotokoll.
Utgå från dagordningen. Punkterna följer vår mall för dagordning till styrelsemöte ett till ett, så att protokollet och dagordningen har samma numrering.
Skriv beslutet, inte samtalet. Ett protokoll som återger diskussionen men lämnar beslutet underförstått går inte att följa upp när någon efteråt frågar vad styrelsen bestämde. Bakgrund och diskussion sammanfattar ni bara så långt det behövs för att beslutet ska gå att förstå.
I Hippoly behöver ni inte börja från ett tomt dokument. Sekreteraren skapar protokollet från dagordningen. Justerarna kommenterar i samma dokument. När texten är klar startar sekreteraren e-signeringen. Den signerade PDF-filen sparas i mötets mapp. Det som ska göras efter mötet läggs upp som uppgifter, med ansvarig och datum om ni vill.
Viktigt: denna mall är en utgångspunkt. I aktiebolag ska protokoll föras vid styrelsens sammanträden (8 kap. 24 § aktiebolagslagen). Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt (8 kap. 26 §). Vem som undertecknar och justerar styrs av olika regler beroende på organisationsform. Reglerna går vi igenom i guiden om styrelseprotokoll och justerarens uppdrag i guiden om justerare. Mallen är gjord för styrelsemöten i aktiebolag, föreningar och stiftelser med egen förvaltning. Fattar styrelsen beslut utan att sammanträda finns en egen guide om per capsulam. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Protokoll fört vid styrelsemöte
[Organisationens namn]
Organisationsnummer: [xxxxxx-xxxx, stryk raden om organisationen saknar nummer]
Protokoll nr [nr]
Datum: [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Tid: [starttid] till [sluttid]
Plats: [plats eller digitalt möte]
§ 1 Mötets öppnande
[Ordföranden / Mötesordföranden] [namn] öppnade mötet.
§ 2 Närvaro och beslutförhet
Närvarande ledamöter: [namn]
Tjänstgörande suppleanter: [namn och vilken ledamot personen ersätter]
Ej tjänstgörande suppleanter: [namn]
Övriga närvarande: [namn och roll, till exempel VD eller revisor, samt vid vilka punkter]
Frånvarande: [namn]
[Stryk rader som inte är aktuella. Kom någon senare eller gick tidigare, anteckna vid vilken punkt, så att protokollet visar vilka som deltog i varje beslut.]
Styrelsen konstaterades vara beslutför. Följande ledamöter och tjänstgörande suppleanter räknades som närvarande vid bedömningen: [namn].
[För aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar: samtliga ledamöter och tjänstgörande suppleanter hade såvitt möjligt fått tillfälle att delta i ärendenas behandling och fått ett tillfredsställande beslutsunderlag.]
§ 3 Val av protokollförare
Till protokollförare utsågs [namn].
§ 4 Justering av protokollet
Till justerare utsågs [namn].
[Vilka som undertecknar och justerar följer av lag och, där det är tillämpligt, bolagsordningen, stadgarna eller stiftelseförordnandet. Se underskrifterna i slutet av protokollet.]
§ 5 Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes [med följande tillägg under övriga frågor: [ärende]].
§ 6 Föregående protokoll
Protokollet från mötet den [ÅÅÅÅ-MM-DD] anmäldes och lades till handlingarna. [Påpekanden: [anteckning]]
§ 7 Uppföljning av tidigare beslut
| Uppgift | Ansvarig | Status | Ny tidpunkt |
|---|---|---|---|
| [uppgift] | [namn] | [klart / pågår / framflyttat] | [datum] |
| [uppgift] | [namn] | [klart / pågår / framflyttat] | [datum] |
§ 8 Rapport om verksamheten
[Namn och roll] rapporterade om [de viktigaste punkterna och det styrelsen behöver ta ställning till].
Rapporten lades till handlingarna.
§ 9 Ekonomisk rapport
[Namn] redogjorde för det ekonomiska läget: [utfall mot budget, likviditet och avvikelser]. Underlag: [dokument].
Rapporten lades till handlingarna.
§ 10 Beslutsärenden
§ 10.1 [Ärendets rubrik]
Underlag: [dokument]
[Kort bakgrund och det som avgjorde beslutet.]
Styrelsen beslutade att [beslutet i sin helhet, med belopp, villkor och datum].
[För in det som ska göras efter beslutet i tabellen Uppgifter från mötet.]
[Vid omröstning: [antal] röster för, [antal] emot, [antal] avstod.]
[Vid jäv: [namn] anmälde jäv och deltog inte i handläggningen eller beslutet. I aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar räknades [namn] som frånvarande vid bedömningen av beslutförheten. Styrelsen var fortfarande beslutför i ärendet.]
[Vid avvikande mening: [namn] begärde att få följande mening antecknad: [meningen].]
§ 10.2 [Ärendets rubrik]
Underlag: [dokument]
[Kort bakgrund och det som avgjorde beslutet.]
Styrelsen beslutade att [beslutet i sin helhet].
[För in det som ska göras efter beslutet i tabellen Uppgifter från mötet.]
§ 11 Diskussionspunkter
[Vad styrelsen diskuterade, vart diskussionen ledde och när frågan kommer tillbaka. Inget beslut fattades.]
§ 12 Återkommande frågor enligt årshjulet
[Punkt som hör till detta möte enligt årshjulet, till exempel budget, bokslut eller riskgenomgång. Protokollför beslut som under § 10.]
§ 13 Övriga frågor
[Ärenden som anmäldes under § 5. Saknades underlag för ett beslut, anteckna att frågan bordlades till nästa möte.]
§ 14 Nästa möte
Nästa styrelsemöte hålls den [ÅÅÅÅ-MM-DD] kl. [tid], [plats].
§ 15 Mötets avslutande
[Ordföranden / Mötesordföranden] avslutade mötet kl. [tid].
Uppgifter från mötet
| Uppgift | Ansvarig | Klart senast | Paragraf |
|---|---|---|---|
| [uppgift] | [namn] | [datum] | [§] |
| [uppgift] | [namn] | [datum] | [§] |
Underskrifter
[Lägg till eller stryk rader efter vad lag, bolagsordning, stadgar eller stiftelseförordnande kräver för er organisationsform.]
Protokollförare
Namnteckning:
[Namn]
Ordförande [justerar om ordföranden inte själv förde protokollet]
Namnteckning:
[Namn]
Justerare [behåll om lag, bolagsordning, stadgar eller stiftelseförordnande kräver en justerare utöver ordföranden]
Namnteckning:
[Namn]
Generell mall. Anpassa punkterna efter arbetsordningen, bolagsordningen, stadgarna eller stiftelseförordnandet och det som faktiskt behandlades på mötet.
