Tavshedspligt i bestyrelsen: hvad der gælder, og hvordan I overholder den

Bestyrelseslokalet er bygget til åbne drøftelser om følsomme sager: opkøb, personsager, økonomi og tvister. Åbenheden indadtil forudsætter, at bestyrelsen holder tæt udadtil. Her gennemgår vi, hvad tavshedspligten bygger på, hvor grænserne går, og hvordan bestyrelsen beskytter sit materiale i praksis. Guiden er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning. Den handler om bestyrelser i selskaber, fonde og foreninger, ikke om den tavshedspligt, der gælder fx i sundhedsvæsenet og den offentlige forvaltning.

Tavshedspligten i loven

I et aktieselskab eller anpartsselskab står tavshedspligten i selskabslovens § 132. Medlemmer af bestyrelsen og tilsynsrådet, direktører, vurderingsmænd og granskningsmænd samt deres medhjælpere og suppleanter må ikke uberettiget videregive, hvad de har fået kendskab til under udøvelsen af deres hverv. Overtrædelse kan udløse en bøde efter § 367. Påfører medlemmet selskabet, kapitalejerne eller tredjemand et tab ved forsætligt eller uagtsomt at videregive oplysninger, kan det desuden blive erstatningsansvarligt efter § 361.

Erhvervsdrivende fonde har samme regel i erhvervsfondslovens § 57. For fonde, der er omfattet af fondsloven, fastsætter § 44 bødestraf for bestyrelsesmedlemmer, direktører og revisorer, der ubeføjet røber, hvad de har fået kendskab til under hvervet. For almindelige og frivillige foreninger findes der ingen generel foreningslov. Dér bygger fortroligheden på vedtægterne, en eventuel forretningsorden og almindelige foreningsretlige grundsætninger, og erhvervsdrivende og andre særligt regulerede foreninger kan være omfattet af særlovgivning. Mange foreninger skriver en regel om tavshedspligt ind i forretningsordenen.

Ved siden af tavshedspligten findes andre regler. Lov om forretningshemmeligheder beskytter oplysninger, der opfylder lovens betingelser, bl.a. at de bliver holdt hemmelige. For udstedere, der er omfattet af markedsmisbrugsforordningen, gælder særregler om intern viden, og uretmæssig videregivelse kan medføre sanktioner. Og indeholder bestyrelsesmaterialet personoplysninger, gælder databeskyttelsesreglerne også. Tavshedspligten erstatter ikke kravene om et behandlingsgrundlag, begrænset adgang og tilstrækkelig sikkerhed.

Lovteksten siger ikke udtrykkeligt, hvor længe pligten gælder efter udtræden. Den almindelige opfattelse er, at den fortsat gælder for det, man fik kendskab til under hvervet, men det er fortolkning, ikke lovens ordlyd. En fortrolighedsaftale kan udtrykkeligt fastsætte, at pligten også gælder efter udtræden.

Hvor grænsen går

Tavshedspligten er ikke total. Nøgleordet i loven er uberettiget, og det kræver en konkret vurdering. I kapitalselskaber skal ledelsen give revisor de oplysninger, revisor har brug for, og på generalforsamlingen gælder lovens oplysningspligt over for kapitalejerne med dens grænse ved væsentlig skade for selskabet. Videregivelse til en myndighed eller en rådgiver afhænger af den konkrete pligt og nødvendighed. Whistleblowerloven kan beskytte en indberetning, hvis lovens betingelser er opfyldt, herunder at whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at oplysningerne er korrekte og omfattet af loven. En fortrolighedsaftale kan ikke indskrænke rettigheder, der følger af loven.

Som hovedregel bør bestyrelsen behandle følgende som fortroligt, indtil den har vurderet, at den må eller skal give oplysningerne videre:

• igangværende forhandlinger, tilbud og aftalevilkår
• personsager, i en forening også medlemmers forhold
• ikke-offentliggjorte tal og prognoser
• drøftelserne bag beslutningerne, når en videregivelse kan skade organisationen eller enkeltpersoner

Det sidste punkt fortjener en forklaring. Beslutningen kan være offentlig, mens vejen dertil er fortrolig. Bestyrelsen bør derfor skelne mellem selve beslutningen og de interne overvejelser, der kan gøre skade, hvis de slipper ud.

Bestyrelsen kan aftale, hvem der udtaler sig udadtil, ofte formanden, og at de øvrige henviser til den pågældende. Det beskytter både oplysningerne og medlemmerne.

Fortroligheden i praksis

Reglerne hjælper ikke, hvis materialet lækker på grund af sjusk. Det praktiske værn hviler på nogle få vaner. Materialet ligger i en sikker kanal med adgang pr. person, ikke i private indbakker og downloadede kopier. Adgangen følger hvervet: Nye medlemmer og suppleanter får den, når de tiltræder, og rådgivere får det, de har brug for til deres sag. Den, der forlader bestyrelsen, bliver fjernet fra kanalen, så snart hvervet ophører, efter bestyrelsens faste rutine. Udenforstående, der skal have adgang til materialet, bør om nødvendigt underskrive en fortrolighedsaftale først.

De almindelige fejl er de modsatte: Dokumenter bliver sendt som vedhæftede filer til private adresser, gemt lokalt uden beskyttelse, og rettighederne bliver ikke opdateret, når bestyrelsen skifter. Hvad et brud kan betyde for det enkelte medlem, gennemgår vi i guiden om bestyrelsesansvar.

Sådan hjælper Hippoly

I Hippoly ligger bestyrelsens dokumenter og kommunikation i et krypteret arbejdsrum, hvor arbejdsrummets ejere og administratorer styrer, hvem der bliver inviteret. Den, der bliver inviteret, kan se arbejdsrummets delte materiale, så tjek indholdet, før I inviterer en ekstern person. Materiale, der kun skal nå en mindre kreds, kan ligge i et særskilt arbejdsrum. Når et medlem forlader bestyrelsen, kan en administrator fjerne personen fra arbejdsrummet. Det stopper den videre adgang, mens tidligere downloadede kopier hører til bestyrelsens egen afslutningsrutine. For hver fil kan I se, hvem der har åbnet eller downloadet den, og hvornår. Læs mere om sikker fildeling og beskeder.