Inhabilitet i bestyrelsen: når et medlem ikke må deltage i en sag

Inhabilitet lyder dramatisk, men opstår i helt almindelige bestyrelsessager. Selskabet skal leje et lokale, et bestyrelsesmedlem ejer. Foreningen vil hyre et medlems håndværkerfirma. Bestyrelsen skal tage stilling til direktørens egen ansættelsesaftale. Aftalerne er ikke forbudt, bare fordi et medlem af ledelsen er part i dem. Reglerne om inhabilitet styrer, hvem der må behandle sagen. Den inhabile deltager ikke, og de øvrige kan beslutte, hvis bestyrelsen er beslutningsdygtig. Andre regler kan afgøre, om aftalen må indgås, og hvilke beslutninger den kræver. Guiden er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.

Hvad er inhabilitet?

Inhabilitet er et forbud mod at deltage i behandlingen af en bestemt sag, ikke et samlebegreb for alle interessekonflikter. I kapitalselskaber og i fonde, der er omfattet af erhvervsfondsloven eller fondsloven, gælder forbuddet de situationer, loven nævner. Andre interessekonflikter kan kræve forsigtighed uden automatisk at være inhabilitet efter loven. Formålet er ikke at mistænkeliggøre nogen, men at værne om upartiskheden i beslutningerne, så ejere, medlemmer, revisor og andre kan have tillid til dem.

Inhabilitet vurderer man sag for sag, ikke person for person. Et medlem kan være inhabilt i ét punkt på dagsordenen og deltage fuldt ud i resten af mødet.

Ordet inhabil kender mange fra forvaltningsloven, der gælder for offentlige myndigheder, og fra reglerne for dommere og kommunalbestyrelser. Denne guide handler om inhabilitet i bestyrelser.

Hvornår opstår inhabilitet i bestyrelsen?

For aktieselskaber og anpartsselskaber udpeger selskabsloven (§ 131) de situationer, hvor et medlem af ledelsen ikke må deltage i behandlingen af en sag:

• Aftaler mellem selskabet og medlemmet selv, fx når selskabet skal købe en vare eller en konsulentydelse af medlemmet. Bestyrelsens eget vederlag følger særskilte regler og bør vurderes for sig.
• Søgsmål mod medlemmet selv, fx når bestyrelsen skal tage stilling til et erstatningskrav mod et af sine egne medlemmer.
• Aftaler med eller søgsmål mod tredjemand, hvor medlemmet har en væsentlig interesse, der kan stride mod selskabets. Et eksempel kan være, at modparten er et selskab, som medlemmet ejer en væsentlig del af, men det kræver en konkret vurdering af, om interessen kan stride mod selskabets.

Reglen gælder medlemmer af ledelsen, dvs. bestyrelsesmedlemmer, medlemmer af et eventuelt tilsynsråd og direktører. Overtrædelse kan straffes med bøde efter selskabsloven. Erhvervsdrivende fonde har samme regel i erhvervsfondsloven, og fondsloven har den for de fonde, loven omfatter. Dér gælder den bestyrelsesmedlemmer og direktører. Almindelige og frivillige foreninger har ingen generel lov, så dér må håndteringen bygge på vedtægterne, almindelige foreningsretlige grundsætninger og eventuel særlovgivning.

På generalforsamlingen gælder en beslægtet regel: En kapitalejer må ikke stemme om søgsmål mod sig selv eller om sit eget ansvar over for selskabet.

Inhabilitet og beslutningsdygtigheden

Inhabilitet påvirker ikke kun, hvem der stemmer, men også, om bestyrelsen overhovedet kan beslutte. I et kapitalselskab er bestyrelsen beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer er repræsenteret, medmindre vedtægterne kræver mere. Selskabsloven siger ikke udtrykkeligt, hvordan et inhabilt medlem tæller. For at være på den sikre side bør I tjekke, at bestyrelsen er beslutningsdygtig uden den inhabile. I en bestyrelse på tre, hvor ét medlem er inhabilt, er der to tilbage. Stemmer den ene for og den anden imod, falder forslaget, medmindre vedtægterne giver formanden den afgørende stemme. I fonde gælder erhvervsfondslovens eller fondslovens regler om beslutningsdygtighed sammen med vedtægten, og efter fondsloven er formandens stemme afgørende ved stemmelighed, medmindre vedtægten bestemmer andet.

Er der valgt en suppleant, må I tjekke vedtægterne og afklare, om suppleanten kan træde til for netop den sag. Selskabsloven omtaler forfald, men nævner ikke inhabilitet udtrykkeligt. Kan bestyrelsen ikke træffe beslutning, må sagen vente, indtil bestyrelsen igen er beslutningsdygtig uden den inhabile, fx fordi generalforsamlingen har valgt et nyt medlem. I foreninger tjekker I vedtægternes regler.

Sådan håndterer bestyrelsen inhabilitet i praksis

En fungerende håndtering er enkel og rutinepræget:

1. Spørg tidligt. Mange bestyrelser har et fast spørgsmål ved mødets start: Er nogen inhabil i en sag i dag? Så bliver det en selvfølge at sige til, og situationerne bliver fanget, før drøftelsen begynder.
2. Oplys forholdet, og vurder habiliteten. Medlemmet skal oplyse de relevante forhold. Træder medlemmet ikke selv ud, vurderer bestyrelsen habiliteten uden den pågældendes deltagelse og dokumenterer vurderingen. Er bestyrelsen stadig i tvivl, bør den indhente juridisk rådgivning, før sagen bliver behandlet videre.
3. Hold den inhabile ude af hele behandlingen. Inhabilitet gælder ikke kun afstemningen, men også forberedelsen og drøftelsen. Ofte forlader den inhabile mødet under punktet.
4. Dokumentér. Referatet bør vise, hvem der var inhabil, hvilken sag det gjaldt, og at personen ikke deltog i behandlingen. Læs mere i guiden om referatet.

Som supplement kan bestyrelsen en gang om året gennemgå medlemmernes øvrige hverv og økonomiske interesser. Gennemgangen erstatter ikke vurderingen sag for sag, men den gør, at ingen bliver overrasket. Forretningsordenen bør beskrive, hvordan bestyrelsen anmelder, vurderer og dokumenterer inhabilitet.

Sådan hjælper Hippoly

I Hippoly dokumenterer I inhabiliteten under det rigtige punkt, når referatet bliver skrevet ud fra dagsordenen. Når referaterne ligger samlet, kan bestyrelsen bagefter vise, hvordan en følsom sag blev håndteret, uden at lede i mailtråde. Læs mere om Hippoly for virksomheder eller vores løsninger for foreninger.