Jäv i styrelsen: när en ledamot inte får handlägga ärendet
I korthet
Jäv i en styrelse innebär att en ledamot inte får handlägga ett visst ärende. I aktiebolag, ekonomiska föreningar och BRF:er gäller det vissa avtal samt motsvarande rättegång eller annan talan. Lagen omfattar avtal med ledamoten själv. Den omfattar också avtal med tredje man där ledamoten har ett väsentligt intresse som kan strida mot organisationens. Det tredje fallet är avtal med en juridisk person som ledamoten får företräda. Lagstadgade undantag finns. För ideella föreningar måste stadgarna och föreningspraxis kontrolleras. En jävig ledamot räknas i de lagreglerade formerna som frånvarande vid beslutförhetsbedömningen. Hanteringen bör framgå av protokollet.
Jäv låter dramatiskt men kan uppstå i helt vardagliga styrelseärenden. Bolaget ska hyra en lokal som en ledamot äger. Föreningen ska anlita en ledamots byggfirma. Styrelsen ska besluta om VD:s eget avtal. Avtalen är inte förbjudna enbart därför att en ledamot eller VD berörs. Jävsreglerna styr vem som får handlägga frågan. Den jävige deltar inte i handläggningen. De övriga får besluta bara om styrelsen är beslutför. Andra regler kan påverka om transaktionen får genomföras och vilka beslut som krävs. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Vad är jäv?
Jäv är ett förbud mot att handlägga ett visst ärende, inte ett samlingsnamn för alla intressekonflikter. I aktiebolag, ekonomiska föreningar och BRF:er gäller förbudet de situationer som räknas upp i lagen. Andra intressekonflikter kan kräva försiktighet utan att automatiskt vara lagreglerat jäv. Poängen är inte att misstänkliggöra någon, utan att värna opartiskheten i besluten. Beslutet ska kunna granskas av ägare, medlemmar, revisorer och andra berörda.
Jäv bedöms per ärende, inte per person. En ledamot kan vara jävig i en enda punkt på dagordningen och delta fullt ut i resten av mötet.
Jävsregler finns i många sammanhang, för domare, myndigheter och kommunala nämnder. Den här guiden handlar om jäv i styrelser.
När uppstår jäv i styrelsen?
För aktiebolag pekar aktiebolagslagen ut tre huvudsituationer där en styrelseledamot inte får handlägga en fråga:
- Avtal mellan ledamoten och bolaget, till exempel när bolaget ska köpa en vara eller konsulttjänst av ledamoten. Arvodet för själva styrelseuppdraget beslutas däremot av stämman.
- Avtal med utomstående där ledamoten har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets. Ett exempel är att motparten är ett bolag där ledamoten är en betydande ägare.
- Avtal med en juridisk person som ledamoten får företräda, så kallat ställföreträdarjäv, till exempel när ledamoten sitter i båda bolagens styrelser. Undantag gäller inom samma koncern eller motsvarande företagsgrupp.
Med avtal jämställs rättegångar och annan talan. Motsvarande regler gäller för VD. Undantag finns, bland annat när ledamoten äger samtliga aktier i bolaget. I BRF:er och andra ekonomiska föreningar gäller lagfästa jävsregler av samma slag. För ideella föreningar och idrottsföreningar saknas en generell civilrättslig lag. Hanteringen får där bedömas utifrån stadgar, praxis och god föreningssed.
Jäv och beslutförheten
Jävet påverkar inte bara vem som röstar utan också om styrelsen alls kan besluta. I aktiebolag och ekonomiska föreningar, inklusive BRF:er, är styrelsen beslutför när mer än hälften av hela antalet ledamöter är närvarande. Jäviga ledamöter räknas som frånvarande. Bolagsordningen eller stadgarna kan kräva ett högre antal. I en styrelse med tre ledamöter där en är jävig återstår två. De två är beslutföra enligt huvudregeln, men eftersom styrelsen inte är fulltalig måste båda normalt rösta för beslutet. Är en suppleant utsedd att träda in ska den ges tillfälle till det. Är styrelsen ändå inte beslutför får ärendet inte avgöras. I ett aktiebolag kan en extra bolagsstämma behöva ändra styrelsens sammansättning. Valet måste rymmas inom bolagsordningens regler om antalet ledamöter och suppleanter. En styrelseändring får verkan när anmälan har kommit in till Bolagsverket. Om antalet i bolagsordningen måste ändras får den ändringen normalt inte verkställas förrän den har registrerats. I föreningar kontrolleras stadgarnas regler separat.
Så hanterar styrelsen jäv i praktiken
En fungerande jävshantering är enkel och rutinmässig:
- Fråga tidigt. Många styrelser har en stående fråga vid mötets start: är någon jävig i något ärende i dag? Det normaliserar anmälan och fångar situationerna innan diskussionen börjat.
- Den jävige anmäler själv. Ledamöter känner sina egna intressen bäst. Vid osäkerhet bör styrelsen dokumentera frågan och ta juridisk rådgivning innan ärendet handläggs vidare.
- Kliv av hela handläggningen. Jäv gäller inte bara omröstningen utan även beredningen och diskussionen. Ofta lämnar den jävige rummet under punkten.
- Dokumentera. Protokollet bör visa vem som var jävig, vilket ärende det gällde och att personen inte deltog i handläggningen. Läs mer i guiden om styrelseprotokoll.
Som komplement kan styrelsen göra en årlig genomgång av ledamöternas övriga engagemang: styrelseuppdrag, ägarintressen och bisysslor. Den ersätter inte bedömningen per ärende men gör att ingen överraskas. En arbetsordning kan kompletteras med rutiner för hur styrelsen identifierar, hanterar och dokumenterar jäv. Se mallen för styrelsens arbetsordning som utgångspunkt.
Så hjälper Hippoly
I Hippoly kan ni dokumentera jävet under rätt punkt när protokollet skapas från dagordningen. När protokollen är samlade i Hippoly går det att visa i efterhand hur ett känsligt ärende hanterades, utan att leta i mejltrådar. Läs mer om Hippoly för aktiebolag eller se våra lösningar för föreningar.
Checklista: hantera jäv på styrelsemötet
- Fråga vid mötets start om någon är jävig i ett ärende på dagordningen.
- Be ledamoten redovisa omständigheterna, dokumentera bedömningen och ta rådgivning vid kvarstående tvekan.
- Den jävige deltar inte i beredning, diskussion eller beslut.
- Kontrollera att styrelsen är beslutför utan den jävige, annars kallas en behörig suppleant in.
- Anteckna i protokollet vem som var jävig, i vilket ärende och att personen inte deltog.
- Gör en årlig genomgång av ledamöternas engagemang som kan skapa intressekonflikter.