Dagsorden for bestyrelsesmøde: sådan skriver I den

Dagsordenen er bestyrelsesmødets rygrad. Den afgør, hvad mødet skal handle om, i hvilken rækkefølge sagerne kommer op, og hvordan tiden bliver brugt. En gennemtænkt dagsorden, der kommer ud i god tid, giver forberedte medlemmer og kortere møder. En dårlig dagsorden, eller slet ingen, giver møder, der trækker ud. I denne guide gennemgår vi, hvad dagsordenen bør indeholde. Vi viser også, hvordan man skriver den, og hvilke regler og hvilken praksis der sætter rammen. Guiden er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.

Hvad er en dagsorden?

En dagsorden er listen over de sager, mødet skal behandle, i den rækkefølge bestyrelsen tager dem op. På et bestyrelsesmøde har dagsordenen tre funktioner. Den fortæller deltagerne, hvad de skal forberede. Den giver formanden en plan at lede mødet efter. Og den bliver skelettet i det referat, som referenten skriver bagefter.

Selskabsloven stiller ikke krav til, hvad dagsordenen for et bestyrelsesmøde skal indeholde. Lovens regler om dagsorden gælder generalforsamlingen. I de organisationer, der skal have en forretningsorden, sætter den rammen for bestyrelsens arbejde. Har et kapitalselskab en bestyrelse med flere medlemmer, skal den have en forretningsorden, og det samme gælder bestyrelsen i en erhvervsdrivende fond. Forretningsordenen fastlægger typisk faste punkter, frister og den praktiske udsendelse af dagsorden og materiale. I et aktieselskab og i fonde skal formanden sørge for, at alle medlemmer bliver indkaldt. Den regel gælder ikke generelt for et anpartsselskab. Her følger den praktiske indkaldelse af vedtægterne og, når bestyrelsen har flere medlemmer, forretningsordenen. I foreninger og ikke-erhvervsdrivende fonde må I se på vedtægterne og de regler, der gælder for organisationen.

Hvad skal en dagsorden for et bestyrelsesmøde indeholde?

En almindelig dagsorden kan fungere som grundskelet i mange bestyrelser. Punkterne afhænger dog af organisationsformen, vedtægterne og forretningsordenen. De samme hovedtyper af punkter går igen i mange danske bestyrelser:

1. Godkendelse af dagsordenen. Et kort formelt punkt. Notér nye sager her. Sæt dem på en kommende dagsorden, hvis medlemmerne ikke har haft mulighed for at forberede sig og deltage i sagens behandling.
2. Referatet fra sidste møde og opfølgning. Bestyrelsen gennemgår referatet og følger op på beslutningerne fra sidst, så intet falder mellem to stole. Har bestyrelsen i et kapitalselskab eller en fond flere medlemmer, skal alle, der var til stede på det møde, referatet dækker, underskrive det.
3. Orientering. Økonomi og drift. I selskaber er direktionens rapportering ofte et fast punkt.
4. Beslutningspunkter. De sager, bestyrelsen skal tage stilling til, med materiale knyttet til hvert punkt.
5. Drøftelsespunkter. Sager, der skal vendes, men ikke kræver en beslutning endnu.
6. Eventuelt. En kort runde om det, der ikke stod på dagsordenen. Under eventuelt træffer man normalt ingen beslutninger, fordi ikke alle medlemmer har kunnet forberede sig på sagen. Skal bestyrelsen beslutte noget, så sæt sagen på en kommende dagsorden.
7. Næste møde og afslutning.

Tjeklisten længere nede opsummerer strukturen punkt for punkt.

Sådan skriver I en god dagsorden

• Send dagsordenen i god tid. Send den med indkaldelsen, hvis den er klar. Ellers deler I den senere, inden en eventuel frist i vedtægterne eller forretningsordenen. En dagsorden, der lander aftenen før mødet, giver uforberedte medlemmer.
• Læg beslutningspunkterne tidligt. Vigtige beslutninger fortjener mødets bedste energi, ikke kvarteret før afslutningen.
• Skeln mellem beslutning, drøftelse og orientering. Angiv for hvert punkt, hvad der forventes: at tage stilling, at mene noget eller bare at lytte.
• Knyt materialet til punkterne. Materiale, der ligger dér, hvor sagen behandles, finder man. Materiale i en mailtråd skal man lede efter. Guiden om beslutningsoplæg gennemgår, hvad materialet til et beslutningspunkt skal indeholde.
• Afsæt tid til de store punkter. Det hjælper formanden med at holde tempoet og signalerer, hvor meget plads en sag fortjener.
• Tag udgangspunkt i årshjulet. Mange af årets punkter er kendt på forhånd. Et årshjul giver dagsordenen sit skelet, før de aktuelle sager kommer til.

Dagsorden i selskaber, foreninger og fonde

Mange bestyrelser kan bruge det samme grundskelet, men indhold og formalia varierer mellem organisationsformerne. I selskaber med bestyrelse er økonomi og direktionens rapportering ofte tilbagevendende punkter, sammen med det, forretningsordenen kræver. I foreninger følger punkterne vedtægterne og årets aktiviteter. I en andelsboligforening eller ejerforening kommer ejendommens sager til, fx vedligeholdelse og aftaler med leverandører. I fonde kan formål, uddelinger og kapitalforhold være tilbagevendende emner, når de er relevante. Et anpartsselskab har ofte kun en direktion og dermed ingen bestyrelsesdagsorden, men direktionen kan bruge den samme struktur til sine egne møder. Tilpas punkterne til jeres organisation og forretningsorden.

Sådan hjælper Hippoly

I Hippoly bygger I dagsordenen i dagsordensbyggeren. Vælg en skabelon til mødetypen, fx ordinært bestyrelsesmøde, konstituerende møde eller generalforsamling, eller kopiér dagsordenen fra et tidligere møde. Hvert punkt kan få en ansvarlig, en tidsramme og materiale knyttet direkte til punktet. Når I deler mødet, får deltagerne indkaldelsen med et link til mødet, og dagsordenen kan følge med eller komme senere. På Pro og opefter kan AI-assistenten hi foreslå dagsordenspunkter, når AI-funktionerne er slået til. Opretter I referatet fra den delte dagsorden, bliver dagsordenspunkterne til afsnit i referatet. Vil I se, hvordan det fungerer, kan I booke en demo eller læse mere om mødehåndtering.