Sådan holder I et rigtig godt bestyrelsesmøde

Et godt bestyrelsesmøde giver bestyrelsen tid til at behandle sagerne, træffe tydelige beslutninger og følge op på tidligere beslutninger. Arbejdsmåden skal passe til organisationen. Formkrav og beslutningsregler er forskellige i selskaber, foreninger og fonde. Tjek derfor den lov og de interne regler, der gælder for jer, fx vedtægter, fundats og forretningsorden. Guiden er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.

Men hvordan holder man et rigtig godt bestyrelsesmøde? Guiden gennemgår en praktisk arbejdsmåde før, under og efter bestyrelsesmødet. Vi linker også til relevante funktioner i Hippoly.

Sæt en dagsorden med en tydelig tidsplan

Lav en dagsorden, så alle ved, hvad mødet skal handle om. Angiv, hvor mange minutter I vil bruge på hvert punkt, og hvem der fremlægger. En dagsorden kan fx indeholde:

• formalia og opfølgning på det seneste møde
• rapporter om økonomi, drift og prognose
• punkter til drøftelse
• punkter til beslutning
• planlægning af næste møde

Send dagsordenen i god tid før bestyrelsesmødet, og gør deltagerne opmærksomme på det, hvis den bliver ændret inden mødet.

Udarbejd og del mødematerialet

Når mødet nærmer sig, er det tid til at dele det aktuelle mødemateriale. Sørg for, at materialet til rapportpunkterne følger en fast skabelon. Det gør arbejdet lettere for dem, der laver rapporterne, og medlemmerne kan genkende opbygningen fra møde til møde. Brug god tid på materialet til drøftelser og beslutninger, så deltagerne på egen hånd kan danne sig et fuldt billede af emnet. Del materialet gerne en uge i forvejen, så alle har mulighed for at forberede sig.

Begynd mødet med at bekræfte rollerne

Bekræft, hvem der leder mødet, og udpeg den, der skriver referatet. Normalt leder formanden mødet. I et kapitalselskab med bestyrelse, altså et A/S eller et ApS, skal bestyrelsen føre referat, når den har flere medlemmer. Alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal underskrive. Enkelte udpegede medlemmer kan ikke godkende referatet på de andres vegne. I fonde skal referatet efter fondslovgivningen også underskrives af alle de tilstedeværende medlemmer. I foreninger afgør vedtægterne og praksis, hvem der skriver og underskriver referatet.

Sørg også for, at de, der skal give en status eller en præsentation, er klar til det i den rækkefølge, dagsordenen angiver.

Få alle med ved hjælp af et tilbageblik

Gennemgå det seneste referat, og giv et kort overblik over, hvor I står, og hvilke begivenheder der har ført frem til dette møde. Sæt flueben ved de tiltag, der er gennemført, og de opgaver, der er løst siden det seneste bestyrelsesmøde.

Følg op på opgaverne før mødet. Giv en kort status i tilbageblikket, eller tag den under det dagsordenspunkt, opgaven hører til.

Hold mødet i gang, og lad alle komme til orde

Mødelederen driver arbejdet frem og holder deltagerne til dagsordenen. Undgå at afvige fra emnet. Sørg for, at I drøfter det væsentlige under hvert punkt og ikke bruger tiden på at opdatere folk om det, de allerede ved. Mødelederen sørger også for, at alle kommer til orde. Bed om den enkeltes kommentar, hvis nogen sidder tavs eller ikke får ordet.

Drøft og træf beslutninger

Beslutninger, der kræver bestyrelsens godkendelse, træffes normalt på et bestyrelsesmøde og dokumenteres i referatet. I et kapitalselskab og i en erhvervsdrivende fond kan bestyrelsen også holde mødet skriftligt eller elektronisk, når det er foreneligt med bestyrelsens opgaver. Ethvert medlem af ledelsen kan dog forlange en mundtlig drøftelse.

Tjek først, at bestyrelsen er beslutningsdygtig, og at ingen er inhabil i sagen. I et kapitalselskab er bestyrelsen beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er repræsenteret, og så vidt muligt skal alle medlemmer have haft mulighed for at deltage. Beslutninger træffes ved simpelt flertal, og formandens stemme er kun afgørende ved stemmelighed, hvis vedtægterne siger det. Vedtægterne kan kræve mere i begge tilfælde, både et større fremmøde og et større flertal. I foreninger og fonde følger reglerne af vedtægterne, fundatsen og den lov, der gælder. Formuler beslutningen tydeligt, og før den til referat. Et medlem, der var til stede og er uenig i en beslutning, har i et kapitalselskab ret til at få sin mening ført til referat.

Skriv referatet

Referatet fra et bestyrelsesmøde har flere funktioner. Det dokumenterer, hvilke beslutninger bestyrelsen har truffet, og giver bestyrelsen et grundlag for at følge op. I kapitalselskaber og fonde skal ledelsen give revisor de oplysninger, der er nødvendige for revisionen. I foreninger følger revisors adgang af vedtægterne, revisionsopdraget og den lovgivning, som foreningen eventuelt er omfattet af. Om ejere, medlemmer eller andre skal have adgang til referatet, afhænger af organisationsform, interne regler og en vurdering af fortroligheden. Referatet har også en vigtig funktion som bevis for, hvad der blev besluttet.

Planlæg næste møde

Når mødet nærmer sig sin afslutning, er det tid til at se fremad. Arbejdet fortsætter. Drøftelserne skal tages op igen, når I ses næste gang. Tal kort om, hvad I vil fokusere på frem til næste møde, og hvilke emner I gerne vil have på dagsordenen næste gang.

Et effektivt redskab til at planlægge de kommende møder er et årshjul. Se, hvordan årshjulet fungerer i Hippoly.

Slut af med en opsummering

Afslut mødet ved at gennemgå bestyrelsens opgaveliste, opsummere drøftelserne og gentage, hvilke beslutninger der er truffet. Tjek, at referenten har fået alt det væsentlige med i referatet.

Færdiggør og underskriv referatet

Nogle bestyrelser godkender og underskriver referatet på selve mødet. Andre vil have mere tid og sender referatet rundt, så medlemmerne kan læse det igennem, før de underskriver. Uanset hvad skal referatet formuleres, så det kan forstås af en udenforstående. I godkender og underskriver det efter de regler, der gælder for organisationsformen, uden unødig forsinkelse, mens mødet stadig er i frisk erindring. Når bestyrelsen i et kapitalselskab har flere medlemmer, underskriver alle de medlemmer, der var til stede. Vil bestyrelsen have et gennemsyn før underskriften, er det bestyrelsens eget valg, som kan stå i forretningsordenen.

Selskabsloven kræver ikke, at mødematerialet bliver vedlagt referatet. I fonde og foreninger skal I også se efter i fundatsen, vedtægterne og forretningsordenen. Tager bestyrelsen materialet med i underskriftspakken, er det en dokumentationsrutine, der knytter materialet til det underskrevne referat, ikke i sig selv et krav efter selskabsloven.

Kommunikation mellem møderne

Bestyrelsen har ofte brug for at dele information mellem møderne. Det kan være spørgsmål, der kræver et hurtigt svar, eller begivenheder, der har betydning for organisationen. Beslut, hvilken information der skal deles mellem møderne, og i hvilken kanal. Løbende information, spørgsmål og opfølgning bør ligge der, hvor hele bestyrelsen kan finde dem bagefter.

Bestyrelsen kan også få brug for at træffe beslutninger mellem møderne. I et kapitalselskab og i en erhvervsdrivende fond kan det ske som et skriftligt bestyrelsesmøde. Beslutningen føres til referat og underskrives på samme måde som efter et almindeligt møde. For andre fonde og for foreninger skal I tjekke fundatsen eller vedtægterne og den praksis, der gælder.

Sådan hjælper Hippoly

I Hippoly bygger I dagsordenen fra skabelonerne i dagsordensbyggeren. Mødeorganisatoren knytter materialet til det rigtige punkt, og deltagerne får besked, når mødet bliver delt. Det, der skal gøres, opretter I som opgaver med ansvarlig, deadline og automatiske påmindelser. Referenten skriver referatet direkte i platformen og sender det til gennemsyn hos de medlemmer, I vælger. Derefter kan de, der efter organisationsformens regler skal underskrive, underskrive digitalt. Mødematerialet kan følge med i samme underskriftspakke. På Pro og opefter kan Hippolys AI-assistent hi foreslå dagsordenspunkter og lave et udkast til referatet, når AI-funktionerne er slået til. Når reglerne for organisationsformen tillader en skriftlig beslutning, kan I føre den til referat og underskrive i samme flow. Vil I se hele forløbet fra indkaldelse til underskrevet referat, kan I booke en demo.