Hur man genomför ett riktigt bra styrelsemöte

Ett bra styrelsemöte ger styrelsen tid att behandla frågor, fatta tydliga beslut och följa upp tidigare beslut. Arbetssättet behöver anpassas till organisationen. Formkrav och beslutsregler skiljer sig mellan aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar, ideella föreningar samt stiftelser. Kontrollera därför den lag och de interna regler som gäller för er, till exempel bolagsordning, stadgar eller stiftelseförordnande. För stiftelser avser guiden stiftelser med egen förvaltning; vid anknuten förvaltning fattas besluten av förvaltaren, inte av en styrelse. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Men hur genomför man ett riktigt bra styrelsemöte? Guiden går igenom ett praktiskt arbetssätt före, under och efter styrelsemötet. Vi länkar också till de funktioner i Hippoly som stödjer varje steg.

Sätt en dagordning med en tydlig tidtabell

Skapa en dagordning så att alla vet vad mötet ska fokusera på. Ange hur många minuter ni ska ägna åt varje punkt och vem som ska vara föredragande. En dagordning kan till exempel innehålla:

• formalia och uppföljning av föregående möte
• rapporter om ekonomi, verksamhet och prognos
• diskussionspunkter
• beslutspunkter
• planering av nästa möte

Skicka dagordningen i god tid innan styrelsemötet och uppmärksamma deltagarna på om den ändras innan mötet.

Skapa och dela mötesunderlag

När mötet närmar sig är det dags att distribuera aktuella underlag. Se till att materialet till rapportpunkterna följer ett standardiserat utseende. Det förenklar för de som producerar rapporterna och får ledamöterna att känna igen sig från möte till möte. Lägg ordentligt med tid på underlaget för diskussioner och beslut så att deltagarna på egen hand kan få en komplett bild av ämnet. Skicka underlagen gärna en vecka i förväg så att alla har möjlighet att förbereda sig. Läs mer om innehåll, tid och distribution i guiden om beslutsunderlag.

Börja mötet med att bekräfta rollfördelningen

Bekräfta vem som leder mötet och utse den som ska föra protokollet. Normalt leds mötet av styrelseordföranden. Reglerna för justering skiljer sig mellan organisationsformerna. I aktiebolag med flera ledamöter justerar ordföranden, om ordföranden inte har fört protokollet, samt ytterligare en ledamot som styrelsen utser. I ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar gäller motsvarande krav. I stiftelser med egen förvaltning justerar ordföranden protokollet om någon annan har fört det. För ideella föreningar styr stadgarna och vedertagen praxis. Läs mer i guiden om justerare.

Säkerställ också att de som ska ge en uppdatering eller presentation är beredda att göra det enligt dispositionen i dagordningen.

Få alla på banan med en återblick

Gå igenom tidigare mötesprotokoll och ge en kort översikt av var ni befinner er och tidigare nyckelhändelser som har lett fram till detta. Bocka av de åtgärder som vidtagits och uppgifter som har slutförts sedan det senaste styrelsemötet.

Följ upp uppgifterna före mötet. Lägg en kort status i återblicken, eller ta upp den under den dagordningspunkt som uppgiften hör till.

För mötet framåt och låt alla komma till tals

Den som leder mötet för arbetet framåt och håller deltagarna fokuserade på dagordningen. Försök att inte avvika från ämnet. Se till att ni diskuterar det väsentliga för varje ämne på dagordningen och inte slösar tid på att uppdatera personer om det de redan vet. Mötesledaren ser också till att alla kommer till tals. Be om respektive deltagares kommentarer om någon sitter tyst eller inte får ordet.

Diskutera och ta beslut

Beslut som kräver styrelsens godkännande fattas normalt på ett styrelsemöte och dokumenteras i protokollet. I ett aktiebolag kan styrelsen också fatta beslut per capsulam, utan ett fysiskt eller digitalt sammanträde, om alla är överens om formen.

Kontrollera först att styrelsen är beslutför och att ingen ledamot är jävig i frågan. Vilken majoritet som krävs beror på organisationsform och på bolagsordning, stadgar eller stiftelseförordnande. Formulera beslutet tydligt och för in det i protokollet. I aktiebolag och ekonomiska föreningar har en ledamot eller VD rätt att få en avvikande mening antecknad.

Skriv styrelseprotokollet

Protokollen från styrelsemötena har många funktioner. Styrelseprotokollet dokumenterar vilka beslut styrelsen har fattat och ger styrelsen ett underlag för uppföljning. Om organisationen har en revisor ska denne få de handlingar och upplysningar som behövs för granskningen. Om ägare, medlemmar, valberedning eller andra ska få tillgång till styrelseprotokollet beror på organisationsform, interna regler och sekretessbedömning. Protokollen har också en viktig bevissäkrande funktion.

Planera för nästa möte

När mötet närmar sig slutet så är det dags att titta framåt. Arbetet fortsätter. Diskussionerna ska tas upp igen när ni ses nästa gång. Diskutera kort vad ni kommer att fokusera på mellan nu och nästa möte och vilka ämnen ni skulle vilja lägga till på dagordningen för nästa möte.

Ett effektivt sätt att planera kommande möten är att använda ett årshjul. Se hur årshjulet fungerar i Hippoly.

Avsluta med en sammanfattning

Avsluta mötet genom att gå igenom styrelsens att-göra-lista, sammanfatta diskussionerna och upprepa vilka beslut som har tagits. Stäm av att sekreteraren har fått med allt relevant i protokollet.

Justera och underteckna protokollet

En del justerar och signerar protokollet på sittande möte. Andra vill ha mer tid på sig och vill också ge justeringspersonerna några dagar för reflektion. Oavsett ska protokollet formuleras så att det kan förstås av en extern part. Det ska justeras och undertecknas enligt de regler som gäller för organisationsformen, utan onödigt dröjsmål medan mötet fortfarande är färskt.

I aktiebolag och ekonomiska föreningar får beslut inte fattas om inte samtliga ledamöter, såvitt möjligt, har fått delta i behandlingen och fått ett tillfredsställande underlag. Det innebär inte att underlaget måste biläggas protokollet. Om styrelsen väljer att ta med beslutsunderlaget i signeringspaketet är det en dokumentationsrutin som skapar en stark beviskedja, inte ett lagkrav.

Kommunikation mellan mötena

Styrelsen behöver ofta dela information mellan mötena. Det kan vara frågor som kräver ett snabbt svar eller andra händelser som har betydelse för organisationen. Bestäm vilken information som ska delas mellan mötena och i vilken kanal. Löpande information, frågor och uppföljning bör finnas där hela styrelsen kan hitta dem i efterhand.

Styrelsen kan behöva ta beslut mellan mötena. Vid ett per capsulam-beslut i ett aktiebolag dokumenteras beslutet i ett protokoll som undertecknas av samtliga styrelseledamöter. För andra organisationsformer behöver ni kontrollera tillämplig lag, stadgar eller stiftelseförordnande. Läs mer i vår guide om per capsulam-beslut.

Så hjälper Hippoly

I Hippoly bygger ni dagordningen med mallarna i agendabyggaren. Mötesorganisatören kopplar underlagen till rätt punkt och deltagarna aviseras när mötet delas. Det som ska genomföras läggs upp som uppgifter med ansvarig, förfallodatum och automatiska påminnelser. Protokollet skrivs direkt i tjänsten och beslutsunderlagen kan följa med i samma signeringspaket som protokollet. På Pro och uppåt, när AI-funktionerna är aktiverade, kan Hippolys AI-assistent hi föreslå en agenda och ta fram ett protokollutkast. Mellan mötena ställer ni frågor med snabba undersökningar. Vill ni se hela flödet från kallelse till signerat protokoll kan ni boka en demo.