Kasserer i foreningen: opgaver, ansvar og årets gang

At være kasserer er foreningens mest konkrete tillidshverv: Pengene skal ind, regningerne skal betales, og tallene skal stemme. Samtidig bliver rollen ofte misforstået, både af den, der påtager sig den, og af resten af bestyrelsen. Kassereren bærer ikke automatisk ansvaret for økonomien alene. Kassereren håndterer økonomien og rapporterer om den til bestyrelsen, og har foreningen revision, er revisors gennemgang en separat funktion. Her gennemgår vi, hvad en kasserer laver, hvordan året ser ud, og hvor grænsen til bestyrelsens fælles ansvar går. Guiden er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.

Hvad laver en kasserer?

Kassereren står for foreningens løbende økonomi. Hvad der præcist indgår, bestemmer vedtægterne og bestyrelsens arbejdsdeling, men kernen er oftest den samme:

• Betalinger og indbetalinger: regninger, udlæg, kontingent og rykkere.
• Bogføring: løbende, i et simpelt regnskabsprogram eller via en bogholder, med bilag til alle posteringer.
• Budgetoplæg: forslag til bestyrelsen før det nye år.
• Økonomirapporter: status til bestyrelsesmøderne, hvor kassereren gør opmærksom på afvigelser fra budgettet i god tid.
• Årsregnskab og generalforsamling: materiale til revisor, hvis foreningen har revision, og fremlæggelse af regnskabet på generalforsamlingen, efter foreningens arbejdsdeling.

Kassererens år

Hvervet følger foreningens årshjul. Budgettet bliver lagt før det nye regnskabsår, sådan som vedtægterne og bestyrelsen bestemmer. Efter generalforsamlingen bliver roller og bankfuldmagter fordelt efter vedtægterne, og rapporteringsrytmen aftalt. Konstituerer bestyrelsen sig selv, sker det på det konstituerende bestyrelsesmøde. I løbet af året kører det løbende arbejde: bogføring, betalinger og økonomirapportering efter den rytme, bestyrelsen har aftalt. Mod slutningen af regnskabsåret skifter arbejdet til årsregnskabet, en eventuel revision og fremlæggelsen på generalforsamlingen. Tjeklisten længere nede opsummerer årets gang.

Det tungeste er sjældent tallene, men rapporteringen. En kasserer, der regelmæssigt giver bestyrelsen et kort, forståeligt billede af økonomien, gør to ting på én gang. Bestyrelsen får mulighed for at tage sit ansvar. Og kassereren beskytter sig selv mod at bære økonomien alene.

Kassereren og bestyrelsens fælles ansvar

Man kan ikke afgøre ansvaret alene ud fra, hvem der udfører det løbende økonomiarbejde. For almindelige og frivillige foreninger findes der ingen generel foreningslov, som samlet regulerer bestyrelsens ansvar, så vedtægterne, generalforsamlingens beslutninger og almindelige foreningsretlige grundsætninger sætter rammen. De afgør også, hvilke økonomiske pligter der ligger hos bestyrelsen. Ligger en pligt hos bestyrelsen, flytter kassererhvervet den ikke, og bestyrelsen skal fastlægge en passende rapportering og opfølgning. Hvad ansvaret kan betyde for det enkelte bestyrelsesmedlem, gennemgår vi i guiden om bestyrelsesansvar. Har foreningen ansatte eller erhvervsaktivitet, følger der desuden pligter efter skatte- og bogføringsreglerne med.

I praksis betyder det tre ting:

1. Økonomirapporteringen skal være regelmæssig, efter den rytme, bestyrelsen har aftalt. Når en rapport bliver behandlet, bør det fremgå af referatet.
2. Betalingsregler og godkendelse bør bestyrelsen beslutte, inden for vedtægternes rammer, ikke kassereren alene. Bestyrelsen bør holde den interne godkendelse af betalinger adskilt fra tegningsreglen, der afgør, hvem der kan forpligte foreningen udadtil, og som følger vedtægterne. Bankfuldmagter og interne godkendelsesgrænser kan bestyrelsen fastlægge i en beslutning eller i forretningsordenen.
3. Alle bestyrelsesmedlemmer skal kunne følge økonomien. Rapporterne bør derfor være udformet, så hele bestyrelsen forstår dem, ikke kun den, der har forstand på regnskab.

Regnskab og bogføring i foreningen

Hvilke regler der gælder, afhænger af foreningens aktiviteter. En forening, der udelukkende lever af kontingent til sit ideelle formål, og som hverken er skatte- eller afgiftspligtig, falder efter Erhvervsstyrelsens vejledning uden for bogføringsloven. Det forudsætter, at den heller ikke skal aflægge regnskab som betingelse for et direkte tilskud fra staten eller EU. Har foreningen erhvervsaktivitet ved siden af, fx en café, udlejning af lokaler, kurser eller salg af varer, kan den blive omfattet. Det kræver en konkret vurdering. Andelsboligforeninger er altid omfattet. Skattestyrelsen forventer under alle omstændigheder, at en forening udarbejder et foreningsregnskab, også når det ikke skal indsendes. Ifølge Skattestyrelsen er det et kendetegn ved en forening, at regnskabet bliver aflagt og godkendt hvert år. Almindeligt kontingent til foreningens sædvanlige aktiviteter er som udgangspunkt ikke erhvervsmæssig indkomst, og en forening, der udelukkende er almennyttig eller almenvelgørende eller ikke har erhvervsmæssig indkomst, er skattefri.

Modtager eller søger en frivillig forening tilskud fra kommunen eller en anden offentlig myndighed, skal den have et CVR-nummer og en NemKonto. Tilskudsgiveren stiller typisk sine egne krav til regnskab og dokumentation. Er man i tvivl om, hvor foreningen står, bør man spørge en revisor eller Skattestyrelsen, før året begynder.

Kasserer i forskellige foreninger

Grundhvervet er det samme, men tyngdepunktet er forskelligt. I en idrætsforening fylder kontingent, tilskud og aktiviteter med mange små transaktioner. I en andelsboligforening eller ejerforening handler det om større beløb: boligafgift eller fællesudgifter, lån og vedligeholdelse, ofte med en administrator til at hjælpe. I en forening med ansatte eller erhvervsaktivitet vokser kravene til bogføring og arbejdsgiverpligter.

Overdragelsen: kassererens sidste opgave

Kassererskift er et klassisk brud på kontinuiteten i foreningslivet. Når bogføring, adgange og rutiner ligger hos én person, forsvinder de med personen. En god overdragelse er dokumenteret: Rutinerne er skrevet ned, adgangen til bank og systemer er overdraget, og historikken ligger samlet, hvor den næste kasserer finder den.

Sådan hjælper Hippoly

I Hippoly kan økonomirapporten knyttes som materiale til et punkt på dagsordenen og gemmes i foreningens filer og mapper, hvor tidligere versioner bliver bevaret. Mødets behandling og beslutninger bliver dokumenteret i referatet, og det, der skal følges op, kan I oprette som opgaver med én ansvarlig og en deadline. Når kassereren skifter, ligger rapporter og historik i foreningens arbejdsrum i stedet for på en privat computer. Læs mere om Hippoly for foreninger, eller book en demo.