Bestyrelsesmedlem: hvervet, ansvaret og hvad rollen kræver

Et hverv som bestyrelsesmedlem indebærer et reelt ansvar for organisationens ledelse og beslutninger. Alligevel siger mange ja uden at vide, hvad der følger med, læser materialet på vej til mødet og stemmer med flertallet. Men hvervet er personligt: Bestyrelsen beslutter i fællesskab, mens hvert medlems ansvar bliver vurderet for sig. Her gennemgår vi, hvad rollen kræver, hvem der kan vælges, hvor ansvaret ligger, og hvordan du dokumenterer, at du er uenig i en beslutning. Guiden er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning.

Hvad laver et bestyrelsesmedlem?

Et bestyrelsesmedlem er medlem af organisationens bestyrelse og deltager i det fælles arbejde: sætter sig ind i sagerne, drøfter, beslutter og følger op. I et kapitalselskab, der har en bestyrelse, varetager bestyrelsen efter selskabsloven den overordnede og strategiske ledelse og fører tilsyn med direktionen, økonomien og organisationen. I foreninger følger opgaverne af vedtægterne. Hvad opgaverne indebærer, gennemgår vi i guiden om bestyrelsesansvar. De enkelte medlemmer kan have forskelligt fokus, men ansvaret kan ikke deles op, så hver især kun svarer for sit område.

Bestyrelsesarbejde kræver forberedelse og disciplin:

• Forbered dig. Læs mødematerialet før mødet, ikke under det. En god beslutning kræver, at spørgsmålene bliver stillet, før den bliver truffet.
• Deltag. Passivitet kan få betydning i en ansvarsvurdering, hvis du burde have handlet.
• Bidrag med dit perspektiv. Du er valgt for din kompetence, ikke for at være enig.
• Følg op. Sørg for, at de trufne beslutninger bliver gennemført, og at der bliver rapporteret tilbage.

Ansvaret: fælles beslutning, individuel vurdering

Bestyrelsens beslutninger er kollektive, men ansvaret er individuelt. I et aktieselskab eller anpartsselskab skal et medlem af ledelsen, der under udførelsen af sit hverv forsætligt eller uagtsomt påfører selskabet, ejerne eller tredjemand et tab, erstatte det. Vurderingen er konkret og tager udgangspunkt i, hvad netop det medlem gjorde eller undlod: Deltog medlemmet i beslutningen, hvilke oplysninger forelå, og burde medlemmet have handlet? De øvrige betingelser, decharge og ansvaret i fonde og foreninger gennemgår vi i guiden om bestyrelsesansvar. Her holder vi os til det, der gælder det enkelte medlem.

To praktiske konsekvenser følger af det:

1. Passivitet beskytter ikke. Den, der bliver siddende i en bestyrelse og undlader at handle, kan blive holdt ansvarlig for ikke at have gjort det, vedkommende burde. Ikke at have sat sig ind i materialet kan tale for, at medlemmet ikke har handlet forsvarligt.
2. Dokumentér uenighed. Den, der ikke kan stå inde for en beslutning, stemmer imod. Et tilstedeværende medlem har efter selskabsloven ret til at få sin mening ført til referat, og fonde har samme regel. I foreninger følger retten af vedtægterne eller en eventuel forretningsorden. En dokumenteret uenighed viser, hvor du stod, men fritager ikke automatisk for ansvar. Nogle gange kræver situationen mere.

I kapitalselskaber må et medlem af ledelsen ikke deltage i behandlingen af aftaler mellem selskabet og medlemmet selv eller af søgsmål mod medlemmet. Det samme gælder aftaler med og søgsmål mod tredjemand, hvis medlemmet har en væsentlig interesse deri, der kan stride mod selskabets. Reglerne om inhabilitet gennemgår vi i en egen guide. Og det, et medlem får kendskab til under hvervet, må medlemmet ikke uberettiget give videre. Det er tavshedspligten, og den gælder også suppleanter. Fonde har tilsvarende regler. I foreninger må man vurdere inhabilitet og tavshedspligt efter vedtægterne og de almindelige foreningsretlige grundsætninger.

Som udgangspunkt er det selskabet, der hæfter for sin gæld, og et bestyrelsesmedlem hæfter ikke automatisk for den. Medlemmet kan derimod blive erstatningsansvarligt, hvis en forsætlig eller uagtsom handling eller undladelse påfører selskabet, ejerne eller tredjemand et tab. Bestyrelsen skal løbende sikre et forsvarligt kapitalberedskab og tilstrækkelig likviditet, og om fortsat drift medfører ansvar, beror på en konkret vurdering. Når det bliver konstateret, at egenkapitalen er mindre end halvdelen af den tegnede kapital, skal ledelsen desuden sikre, at der bliver holdt generalforsamling senest seks måneder senere, og dér redegøre for den økonomiske stilling. Reglen gennemgår vi i guiden om bestyrelsesansvar. Princippet er enkelt. Handl i tide, og søg kvalificeret rådgivning.

Hvem kan være bestyrelsesmedlem?

I et kapitalselskab, altså et aktie- eller anpartsselskab, stiller selskabsloven få, men klare krav. Medlemmer af ledelsen skal være myndige og må ikke være under værgemål eller samværgemål. De må ikke være frakendt retten til at være ledelsesmedlem i en erhvervsvirksomhed, og de skal faktisk fungere som ledelsesmedlemmer. Stråmænd er ikke tilladt. I et aktieselskab skal flertallet af bestyrelsens medlemmer være personer, der ikke er direktører i selskabet, og en direktør kan ikke være formand eller næstformand. Aktieselskabets generalforsamling vælger flertallet af medlemmerne, og vedtægterne kan give andre ret til at udpege et eller flere. Et anpartsselskab kan ledes af en direktion alene og behøver derfor ikke en bestyrelse. Vælger medarbejderne at bruge reglerne om medarbejderrepræsentation, skal selskabet dog have enten en bestyrelse eller et tilsynsråd. Har et anpartsselskab en bestyrelse, bliver dens arbejde reguleret af de relevante bestemmelser i selskabsloven og af vedtægterne. Består bestyrelsen af flere medlemmer, skal den desuden have en forretningsorden.

For generalforsamlingsvalgte medlemmer i et aktieselskab gælder hvervet den tid, vedtægterne fastsætter. Valgperioden skal slutte ved afslutningen af en ordinær generalforsamling senest fire år efter valget. I et anpartsselskab med bestyrelse følger valgperioden af vedtægterne. Et medlem kan til enhver tid udtræde ved at give besked til bestyrelsen. Er medlemmet ikke valgt af generalforsamlingen, skal den, der har udpeget medlemmet, også have besked. Den, der har valgt eller udpeget medlemmet, kan til enhver tid afsætte det. Har et kapitalselskab i de sidste tre år beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, har medarbejderne ret til at vælge repræsentanter og suppleanter til selskabets øverste ledelsesorgan. Antallet svarer til halvdelen af de øvrige ledelsesmedlemmer, dog mindst to.

En erhvervsdrivende fond har en bestyrelse på mindst tre medlemmer. En direktør kan heller ikke her være formand eller næstformand, og et medlem skal træde ud, hvis vedkommende kommer under konkurs, gør sig uværdig til hvervet eller viser sig uegnet til det. I foreninger bestemmer vedtægterne, hvem der kan vælges, hvordan valget foregår, og hvor længe man sidder. Vedtægterne kan stille krav om, at et bestyrelsesmedlem selv skal være medlem af foreningen.

Honorar

Et bestyrelsesmedlem i et kapitalselskab kan få et fast eller variabelt vederlag. Det må ikke overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang, og hvad der er forsvarligt i forhold til selskabets økonomiske stilling. Går selskabet konkurs, skal variabelt vederlag fra de sidste fem år før fristdagen betales tilbage, hvis selskabet var insolvent, da det blev fastsat. Det gælder, selv om medlemmet var i god tro. I fonde må vederlaget heller ikke overstige, hvad der er sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang, og i en erhvervsdrivende fond heller ikke, hvad der er forsvarligt i forhold til fondens økonomiske stilling. Fondsmyndigheden kan nedsætte et vederlag, der er for højt. I foreninger beror et eventuelt honorar på vedtægterne og generalforsamlingens beslutninger.

Bestyrelsesmedlem i forskellige organisationer

Rammerne er forskellige. I aktieselskaber og anpartsselskaber gælder selskabsloven sammen med vedtægterne, og en bestyrelse med flere medlemmer skal desuden have en forretningsorden. I erhvervsdrivende fonde gælder erhvervsfondsloven, i andre fonde fondsloven, begge sammen med vedtægten. I en erhvervsdrivende fond skal bestyrelsen alene varetage fondens formål og interesser, for der er ingen ejere at stå til ansvar over for. Foreninger har ingen generel lov. Dér er vedtægterne, generalforsamlingens beslutninger og foreningsrettens almindelige grundsætninger rammen, og bestyrelsesmedlemmets ansvar følger dansk rets almindelige erstatningsregel.

Er du ny i hvervet, er det bedste første skridt at læse vedtægterne, en eventuel forretningsorden, de seneste referater og den seneste årsrapport før det første møde.

Sådan hjælper Hippoly

For at medlemmerne kan forberede sig, skal materialet ligge, hvor det skal. I Hippoly ligger indkaldelsen og mødematerialet samlet før mødet. Materialet er knyttet til dagsordenen og tilgængeligt på mobil, computer og tablet. Under forberedelsen kan medlemmet tage private noter og markeringer direkte i materialet. På Pro og opefter kan AI-assistenten hi opsummere materialet og svare på spørgsmål om indholdet, når administratoren har givet hi adgang til arbejdsrummets indhold. I skriver og underskriver referatet i Hippoly, eventuelt efter et gennemsyn. I kan også følge op på hver enkelt opgave, der følger af beslutningerne. Læs mere om Hippoly for virksomheder eller for foreninger.