Avgå ur styrelsen i en ideell förening
I korthet
En ledamot i en ideell förening kan normalt avgå i förtid genom att meddela styrelsen. Avgången bör vara skriftlig och föras in i protokollet, så att tidpunkten går att fastställa i efterhand. Därefter avgör stadgarna om en suppleant träder in, om styrelsen fortfarande är beslutsför och om ett extra möte behöver kallas för fyllnadsval.
Ett styrelseuppdrag i en ideell förening är ett förtroendeuppdrag. Det bygger på frivillighet, så en ledamot kan normalt avgå i förtid utan att ange skäl. Den delen är sällan svår.
Det som brukar bli oklart är vad som händer sedan. Är styrelsen fortfarande beslutsför? Träder en suppleant in automatiskt? Måste platsen fyllas före nästa årsmöte?
Ideella föreningar saknar en egen allmän associationsrättslig lag. Stadgarna är därför utgångspunkten. När de inte ger svar får allmänna föreningsrättsliga principer fylla ut. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning. Den gäller ideella föreningar, inklusive idrottsföreningar.
Så går det till att avgå ur styrelsen i en ideell förening
Något generellt formkrav finns inte för ideella föreningar. Skriftlig anmälan är ändå att föredra, av ett praktiskt skäl. Den dokumenterar när anmälan togs emot och vilken dag ledamoten anger som sista dag.
Den dokumenterade tidpunkten avgränsar uppdragstiden. Den är relevant när föreningen bedömer vilka beslut och åtgärder som hör till perioden. Föreskriver stadgarna ansvarsfrihet är avgränsningen också relevant för årsmötets prövning. En avgång som bara nämns i förbifarten vid ett möte blir svår att belägga ett år senare.
Anteckna avgången i protokollet vid nästa styrelsemöte, med datum. Kontrollera samtidigt om stadgarna anger till vem anmälan ska lämnas.
Räkna efter om styrelsen fortfarande är beslutsför
Stadgarna anger hur många ledamöter styrelsen ska bestå av och hur många som krävs för att den ska vara beslutsför. När någon avgår behöver båda talen kontrolleras.
Kan de kvarvarande ledamöterna inte uppfylla stadgarnas krav för beslutsförhet får styrelsen inte fatta beslut. Det är ett läge att åtgärda snabbt, eftersom besluten annars kan ifrågasättas i efterhand.
Finns suppleanter träder de normalt in i den ordning stadgarna anger. Är ordningen inte reglerad bör styrelsen besluta om den och föra in beslutet i protokollet. Vi går igenom rollen i guiden om suppleanter.
Fyllnadsval eller vänta till årsmötet
Kontrollera både stadgarnas krav på styrelsens sammansättning och reglerna om beslutsförhet. Är kraven inte längre uppfyllda behöver föreningen följa stadgarnas ordning för fyllnadsval eller extra årsmöte. Uppfyller styrelsen fortfarande kraven avgör stadgarna om valet kan vänta till nästa årsmöte.
Stadgarna anger vem som kallar till ett extra årsmöte och med vilken framförhållning. Vanligen är det styrelsen som kallar. Revisorerna eller en viss andel av medlemmarna har ofta rätt att begära att den gör det. Finns en valberedning bör den kopplas in tidigt, så att ett förslag hinner beredas.
Ordföranden är ett särskilt fall
När ordföranden avgår försvinner inte bara en ledamot. Med rollen följer ofta kallelser, mötesledning och kontakten med bank och myndigheter.
Kontrollera först om stadgarna anger att årsmötet väljer ordförande särskilt. Är det så kan styrelsen normalt inte utse en ny ordförande på egen hand, utan behöver ett årsmötesbeslut. Anger stadgarna i stället att styrelsen konstituerar sig själv kan den utse en ny ordförande inom sig.
Stadgarna eller styrelsens arbetsordning kan ange att vice ordföranden ska leda arbetet tills en ny ordförande har valts. Det är något annat än att väljas till ordförande. Vem som är vald till posten ändras inte av att någon tjänstgör. Vi går igenom uppdraget i guiden om vice ordförande.
Det praktiska efter avgången
En avgång får följder utanför protokollet. Påverkar den föreningens firmateckning behöver behörigheten ses över och vid behov beslutas på nytt. Banken och eventuella register uppdateras därefter. Är föreningen registrerad i handelsregistret hos Bolagsverket ska ändringen anmälas dit utan dröjsmål.
Sedan kommer överlämningen. Pågående uppgifter, avtal, lösenord och underlag behöver föras över till någon annan. Ligger materialet i den avgåendes egen mejl blir överlämningen sårbar.
Så hjälper Hippoly
I Hippoly ligger kallelser, underlag, protokoll och beslut i föreningens egen samarbetsyta i stället för hos enskilda ledamöter. När någon lämnar uppdraget kan en ägare eller administratör ta bort personen från samarbetsytan. Föreningens gemensamma historik finns kvar.
Beslut som fattats under året går att följa i efterhand, vilket underlättar både överlämningen och årsmötets prövning av ansvarsfrihet.
Checklista: när en ledamot avgår
- Ta emot avgången skriftligt, med datum och från vilken dag den gäller.
- Anteckna avgången i protokollet vid nästa styrelsemöte.
- Kontrollera om styrelsen fortfarande uppfyller stadgarnas krav på sammansättning och beslutsförhet.
- Kontrollera om en suppleant ska träda in och i så fall vilken.
- Se efter om stadgarna kräver fyllnadsval på ett extra möte.
- Anmäl ändringen till Bolagsverket om föreningen är registrerad i handelsregistret.
- Se över firmateckning, bankbehörigheter och åtkomst till föreningens system.
- För en idrottsförening ansluten till Riksidrottsförbundet (RF): följ 8 kap. 5 § punkt 7 i RF:s stadgar. Registrera varje kalenderår styrelse- och firmatecknaruppgifterna hos specialidrottsförbundet, snarast efter ordinarie eller extra årsmöte.
- Se till att pågående uppgifter och underlag lämnas över.