Vice ordförande i styrelsen: rollen, valet och när den träder in

När ordföranden är sjuk, jävig eller på resa behöver styrelsen veta vem som leder hela eller delar av mötet. En utsedd vice ordförande kan göra det om organisationens regler ger den ordningen. Här går vi igenom vad rollen innebär, om den är obligatorisk, vem som väljer och vad som gäller för utslagsröst och firmateckning. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Vad gör en vice ordförande?

När ordföranden inte kan leda hela eller delar av ett sammanträde behöver styrelsen bestämma vem som tar över mötesledningen. En vanlig uppgift för en utsedd vice ordförande är att göra det, om organisationens regler eller ett styrelsebeslut ger den ordningen. Utöver det bestämmer organisationen själv rollens innehåll. En del styrelser låter vice ordföranden avlasta ordföranden löpande, till exempel i kontakter med VD eller i beredningen av vissa frågor. Andra använder rollen enbart som reserv.

Som ledamot har vice ordföranden samma rösträtt och ansvar som övriga styrelseledamöter. Titeln vice ordförande ger ingen utslagsröst. Leder personen sammanträdet behöver styrelsen kontrollera vilka beslutsregler som följer av lag, bolagsordning eller stadgar.

Måste styrelsen ha en vice ordförande?

Nej. Aktiebolagslagen kräver att en ordförande utses när styrelsen har mer än en ledamot, men innehåller inga regler om vice ordförande. Lagen om ekonomiska föreningar innehåller inte heller några regler om vice ordförande. Hur rollen utses och vad den omfattar kan följa av bolagsordningen eller stadgarna samt av beslut av stämman eller styrelsen.

I föreningar är det stadgarna som avgör. Föreskriver de att en vice ordförande ska utses gäller det. Är stadgarna tysta kan styrelsen ändå välja att utse en, som en praktisk ordning för förhinder.

Vem väljer och hur dokumenteras rollen?

För vice ordförande finns ingen generell lagstadgad valordning. Kontrollera först bolagsordningen eller stadgarna och eventuella stämmobeslut. I aktiebolag utses vice ordföranden ofta vid det konstituerande styrelsemötet, om organisationens regler inte anger en annan ordning. I föreningar kan stadgarna lägga valet på årsmötet eller på styrelsen.

Dokumentera rollen så att den inte bara blir en titel. Skriv in i arbetsordningen eller i ett styrelsebeslut vad vice ordföranden ska göra, när rollen träder in och vad som inte ingår. Det finns en mall för styrelsens arbetsordning att utgå från.

När ordföranden har förhinder

Vid ett enskilt förhinder kan vice ordföranden ta över mötesledningen enligt organisationens ordning. Anteckna i protokollet vem som ledde mötet, så framgår ordningen i efterhand.

Två frågor behöver vara lösta i förväg:

1. Utslagsrösten. I aktiebolag har styrelsens ordförande som huvudregel utslagsröst vid lika röstetal, om bolagsordningen inte kräver särskild röstmajoritet. För ekonomiska föreningar och BRF:er gäller motsvarande med stadgarna. Titeln vice ordförande ger ingen utslagsröst, inte heller automatiskt vid tillfällig mötesledning. Kontrollera och protokollför vilken ordning som gäller. I ideella föreningar styr stadgarna.
2. Behörigheter. Titeln vice ordförande ger ingen individuell firmateckningsrätt eller attesträtt. I aktiebolag, ekonomiska föreningar och BRF:er företräder styrelsen organisationen enligt lag. Särskild firmateckningsrätt kräver ett uttryckligt bemyndigande och anmälan till Bolagsverket. Attesträtt är en intern behörighet som beslutas och dokumenteras separat. I ideella föreningar styr stadgar, stämmobeslut samt styrelsebeslut.

Om ordförandeuppdraget upphör blir vice ordföranden inte automatiskt ny formell ordförande. Behörigt organ utser en ny ordförande enligt de regler som gäller för organisationsformen och organisationens styrdokument.

Så hjälper Hippoly

Ett tydligt överlämnande bygger på att materialet finns samlat. I Hippoly kan styrelsen samla dagordningar, underlag och protokoll på samma samarbetsyta. En vice ordförande som är inbjuden till mötet och har rätt behörighet kan använda samma material på mobil, dator eller surfplatta, i stället för att jaga bilagor i mejlen. Läs mer om Hippoly för aktiebolag eller se våra lösningar för föreningar.