Mall för kallelse till föreningsstämma i en brf
Den här mallen för kallelse till föreningsstämma täcker tid, plats, form samt den ärendeförteckning som stämman ska hålla sig till. Fristerna skiljer sig mellan ordinarie och extra stämma, vilket mallen håller isär.
Fristerna och formkraven går vi igenom i guiden om föreningsstämma i en bostadsrättsförening.
Ärendeförteckningen är kallelsens viktigaste del. Stämman får som huvudregel bara besluta i ärenden som angetts i kallelsen. En punkt som formulerats för vagt kan därför göra beslutet angripbart.
Kontrollera stadgarna innan ni sätter datum. Stadgarna anger hur medlemmarna ska kallas samt kan i vissa fall medge kortare kallelsefrist.
Mallen täcker en ordinarie stämma samt en extra stämma utan ärenden med egna omfattande formkrav. Vid exempelvis likvidation, fusion eller förenklad avveckling behöver kallelsen kompletteras enligt reglerna för det beslutet.
Viktigt: poströstning enligt lagen om ekonomiska föreningar gäller inte för bostadsrättsföreningar. En helt digital stämma kräver normalt stöd i stadgarna. Utan sådant stöd får stämman hållas digitalt om extraordinära omständigheter kräver det. Lagreglerna kräver inte stadgestöd för en hybridstämma, men kontrollera alltid stadgarna. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Kallelse till föreningsstämma
Den här mallen är avsedd för en bostadsrättsförening. Andra ekonomiska föreningar följer delvis andra regler, bland annat om poströstning, ombud samt vilka som prövas för ansvarsfrihet.
Bostadsrättsföreningen [namn] Organisationsnummer: [organisationsnummer]
Medlemmarna kallas härmed till [ordinarie / extra] föreningsstämma.
Datum: [datum] Tid: [tid] Plats/form: [fysisk plats / uppgift om digitalt deltagande]
Till ordinarie stämma ska kallelsen utfärdas tidigast sex och normalt senast fyra veckor före stämman. Stadgarna får medge en senaste frist på två veckor. Till extra stämma gäller tidigast sex och normalt senast två veckor. Vid stadgeändring, likvidation, fusion eller förenklad avveckling gäller normalt fyra veckor. Stadgarna får även där medge två veckor.
Förslag till dagordning för ordinarie stämma
- Stämmans öppnande
- Val av stämmoordförande
- Val av protokollförare
- Godkännande av röstlängd [om en röstlängd har upprättats]
- Val av en eller två justerare
- Val av rösträknare [vid behov]
- Fråga om stämman blivit behörigen sammankallad
- Godkännande av dagordning
- Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse
- Beslut om fastställelse av resultat- och balansräkning
- Beslut om resultatdisposition
- Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna
- Beslut om arvode och annan ersättning till styrelseledamöterna samt revisorsarvode
- Beslut om antal styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, revisorer samt revisorssuppleanter [i den utsträckning stadgarna anger intervall]
- Val av styrelseledamöter och eventuella suppleanter
- Val av revisorer och eventuella revisorssuppleanter
- Val av valberedning [om tillämpligt]
- Behandling av motioner
- Behandling av styrelsens förslag
- Övriga ärenden [ange varje beslutsärende tydligt som en egen punkt, ta bort punkten om den inte behövs]
- Stämmans avslutande
[För extra stämma: ersätt punkterna 9–20 med exakt de ärenden som ska behandlas. Ange varje beslutsärende som en egen, tydligt formulerad punkt i stället för att samla dem under punkt 20.]
Särskild information vid vissa ärenden
Om stämman ska behandla en stadgeändring ska kallelsen ange det huvudsakliga innehållet i förslaget till ändring.
Om stämman ska hållas digitalt ska kallelsen ange hur medlemmarna deltar samt utövar sin rösträtt. Kallelsen till en hybridstämma ska alltid ange den fysiska platsen.
Vid stadgeändring ska det fullständiga förslaget hållas tillgängligt för medlemmarna från kallelsen fram till stämman. Är detta den andra av två stämmor som ska besluta om ändringen ska kallelsen också ange vilket beslut den första stämman fattade. Kallelsen till den andra stämman får inte utfärdas innan den första har hållits.
Vid vissa ärenden ska kallelsen dessutom skickas med post till varje medlem med känd adress. Det gäller bland annat om en ordinarie stämma hålls på annan tid än stadgarna anger. Det gäller även vissa stadgeändringar, likvidation, fusion samt förenklad avveckling. Elektronisk kallelse får ersätta post när villkoren i 1 kap. 16 § lagen om ekonomiska föreningar är uppfyllda.
Poströstning enligt lagen om ekonomiska föreningar gäller inte i en bostadsrättsförening.
Ärenden och beslutsförslag
[Ärende 1]
Bakgrund: [Beskrivning]
Förslag till beslut: Stämman föreslås besluta att [beslut].
[Upprepa för samtliga ärenden där information/förslag behöver framgå.]
Motioner
Följande motioner har inkommit:
- [rubrik], motionär [namn]
- [rubrik], motionär [namn]
Handlingar och styrelsens yttranden finns [plats/länk].
Val
Valberedningens förslag finns [bifogat / på länk / publiceras datum].
Stämmohandlingar
Årsredovisningen och revisionsberättelsen hålls tillgängliga hos föreningen på den ort där styrelsen har sitt säte under minst två veckor närmast före årsstämman. Kopior skickas kostnadsfritt med post till den medlem som begär det. Följande handlingar finns tillgängliga hos föreningen på [plats på den ort där styrelsen har sitt säte]. De kan även nås via [länk, om tillämpligt]:
- årsredovisning,
- revisionsberättelse,
- motioner och styrelsens yttranden,
- styrelsens förslag,
- valberedningens förslag
- [övriga handlingar].
Ombud och fullmakt
Som huvudregel får ombudet vara medlemmens make, sambo eller en annan medlem. Ingen får då företräda mer än en medlem. Stadgarna kan tillåta andra ombud eller att ett ombud företräder fler medlemmar. En medlem som är juridisk person får företrädas av ett ombud som inte är medlem, om stadgarna inte anger annat.
Använd vid behov mallen för fullmakt till föreningsstämman.
Ombudet ska visa upp en skriftlig, daterad samt undertecknad fullmakt. En fullmakt gäller högst ett år från utfärdandet.
[Ange föreningens eventuella avvikande stadgeregler om ombud.]
Anmälan
[Om föreningen önskar föranmälan:]
Föranmälan senast [datum] via [länk/e-post] underlättar planeringen. Den är inte ett villkor för att delta i stämman.
Frågor
Kontakta [namn/funktion, e-post/telefon].
[Ort och datum]
Styrelsen Bostadsrättsföreningen [namn]
Generell mall. Kallelser till BRF-stämmor är formbundna; kontrollera alltid aktuell lag och föreningens registrerade stadgar.