Röstlängd: vem får rösta på stämman och hur den upprättas

Inför en omröstning behöver stämman veta vilka som är närvarande, vilka av dem som har rösträtt och med vilket röstetal. Det kan dokumenteras i en röstlängd. I aktiebolag krävs en sådan enligt lag. Röstlängden är sällan stämmans mest uppmärksammade dokument, men den dokumenterar vilka som räknats som närvarande och vilket röstetal de företräder. Här går vi igenom vad en röstlängd är, vem som upprättar den och hur ni skapar en steg för steg. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Vad är en röstlängd?

Röstlängden är stämmans förteckning över närvarande deltagare. På en bolagsstämma tar den upp närvarande aktieägare, ombud och biträden samt hur många aktier och röster varje ägare och ombud företräder. Biträden tas upp även om biträdesrollen i sig inte ger rösträtt. En person kan samtidigt ha rösträtt i annan egenskap, till exempel som aktieägare. Röstlängden visar därför både vilka som räknats som närvarande och vilket röstetal ägarna och ombuden företräder. På en föreningsstämma eller ett årsmöte fyller den samma funktion.

Röstlängden visar vilka som räknats som närvarande och vilket röstetal de röstberättigade deltagarna och ombuden företrädde. Tillsammans med protokollets uppgifter om besluten och eventuella omröstningsutfall är den viktig om ett stämmobeslut senare ifrågasätts.

Vad ska röstlängden innehålla?

För bolagsstämmor anger aktiebolagslagen innehållet:

• Närvarande aktieägare, ombud och biträden.
• Antal aktier och röster som varje aktieägare och ombud företräder vid stämman.
• Poströster: en aktieägare som poströstat anses som närvarande och tas med.

I ett aktiebolag avgör aktieboken vilka som har rätt att delta vid stämman som aktieägare. I avstämningsbolag gäller den särskilda framställning av aktieboken som tas fram inför stämman, med beaktande av rösträttsregistreringar. I ekonomiska föreningar och BRF:er används medlemsförteckningen tillsammans med lagens och stadgarnas regler om rösträtt. I ideella föreningar styr stadgarna.

Vem upprättar och godkänner röstlängden?

På en bolagsstämma upprättas röstlängden av stämmans ordförande, om denne valts utan omröstning. Annars upprättas den av den som öppnat stämman. Därefter ska röstlängden godkännas av stämman. Den gäller tills stämman beslutar att ändra den. Skjuts stämman upp till en senare dag än närmast följande vardag ska en ny röstlängd upprättas. Motsvarande regler gäller i ekonomiska föreningar och BRF:er, i ideella föreningar följer ansvarsfördelningen av stadgarna och mötesordningen.

I praktiken sker arbetet före och vid insläppet: deltagarna prickas av, fullmakter kontrolleras och siffrorna sammanställs. Då blir godkännandet en snabb punkt i stället för en förhandling.

Så skapar ni en röstlängd

1. Börja i registret. Utgå från aktieboken eller, i avstämningsbolag, den särskilda framställningen inför stämman. I ekonomiska föreningar och BRF:er används medlemsförteckningen tillsammans med lag och stadgar. I ideella föreningar utgår ni från ett aktuellt medlemsunderlag och kontrollerar rösträtten mot stadgarna.
2. Pricka av vid insläpp. Notera närvarande aktieägare eller medlemmar, ombud och biträden när stämman öppnar.
3. Kontrollera fullmakter. I aktiebolag, ekonomiska föreningar och BRF:er ska ombudet ha en skriftlig, daterad och undertecknad fullmakt. I ideella föreningar följer kraven av stadgarna.
4. Sammanställ röstetalen. I aktiebolag anges antal aktier och röster per ägare och ombud. I ekonomiska föreningar anges röstetalet när medlemmarna har olika antal röster.
5. Låt stämman godkänna. I aktiebolag och, när röstlängd upprättats, i ekonomiska föreningar och BRF:er godkänner stämman den som en tidig punkt. I ideella föreningar följer ni stadgarna.
6. Arkivera med protokollet. I aktiebolag ska röstlängden tas in i eller läggas som bilaga till protokollet. Detsamma gäller en upprättad röstlängd i ekonomisk förening eller BRF.

Checklistan längre ned sammanfattar stegen.

Röstlängd i ekonomisk förening, BRF och ideell förening

I en ekonomisk förening ska röstlängd upprättas om det behövs. Den tar då upp närvarande medlemmar, ombud och biträden, med röstetal när medlemmar har olika antal röster. Röstlängden godkänns av föreningsstämman och tas in i eller läggs som bilaga till protokollet. Reglerna gäller i huvudsak även BRF:er via bostadsrättslagen, som dessutom har särskilda regler om ombud: huvudregeln är att ombudet ska vara make, sambo eller annan medlem och att ett ombud bara får företräda en medlem, om inte stadgarna tillåter annat.

För ideella föreningar finns inget generellt lagkrav på röstlängd. Stadgarna och föreningens arbetssätt styr vem som har rösträtt och hur det dokumenteras. Stadgarna kan till exempel ange att medlemsavgiften måste vara betald för att medlemmen ska få rösta. Läs mer om föreningarnas möten i vår guide om årsmötesprotokoll.

Röstlängden och personuppgifterna

En röstlängd innehåller normalt personuppgifter, oavsett organisationsform. I vissa föreningar kan medlemskapet dessutom avslöja en känslig personuppgift, till exempel politisk åsikt, religiös övertygelse eller facklig tillhörighet. Ta bara med de uppgifter som behövs och skydda handlingen mot obehörig åtkomst. Tillgängliggör den samtidigt i den utsträckning lag, stadgar och ägarnas eller medlemmarnas insynsrätt kräver.

Så hjälper Hippoly

I Hippoly förbereder styrelsen stämman med underlagen samlade. Listan som röstlängden bygger på kan delas som underlag på dagordningens punkt. Den fastställda röstlängden kan arkiveras som bilaga i dokumenthanteringen tillsammans med protokollet. Kontrollera vilka som har tillgång till samarbetsytan innan handlingen laddas upp. Läs mer om styrelsearbete i aktiebolag eller boka en demo.