Sådan kan generativ AI forbedre og effektivisere bestyrelsesarbejdet

I år har vi set en markant stigning i antallet af applikationer og tjenester, der udnytter generativ AI (kunstig intelligens). Udviklingen tog fart med OpenAI’s lancering af ChatGPT. I dag er teknologien integreret i en lang række applikationer, fra tekstbehandling og billedredigering til webbrowsere.

Generativ AI kan også understøtte og effektivisere bestyrelsesarbejdet i virksomheder og andre organisationer gennem teknologiens evne til at:

1. Samle viden og indsigt før bestyrelsesmødet
2. Øge kreativiteten og skabe bedre dagsordener
3. Gøre alle i stand til at skrive gode referater
4. Spare tid og forkorte gennemløbstider ved referatskrivning
5. Forenkle dokumentation af beslutninger

1. Saml viden og indsigt før bestyrelsesmødet

Det sker ofte, at nye spørgsmål eller temaer kræver bestyrelsens opmærksomhed, men ligger uden for medlemmernes ekspertise. Er du ikke ekspert på et emne, kan generativ AI hurtigt give dig en opsummering af det mest væsentlige. Du kan også bede om en række konkrete spørgsmål, som du som bestyrelsesmedlem kan stille eller tage op. På den måde sætter du dig hurtigt ind i emnet og møder bedre forberedt op.

2. Øg kreativiteten, og skab bedre dagsordener

Er du ikke ekspert på et emne, kan det være svært at finde ud af, hvordan dagsordenen skal skrues sammen. Generativ AI kan give dig forslag til, hvordan diskussionen om et emne bedst rammes ind. Dermed sparer du tid og energi, som du ellers ville bruge på at skabe dagsordenen fra bunden. Det fører til mere konstruktive diskussioner og bedre beslutninger.

3. Gør alle i stand til at skrive gode referater

Nogle har et naturligt talent eller har trænet længe i at skrive præcise og kortfattede referater med velformuleret og grammatisk korrekt sprog. Andre må bruge god tid på at få det gjort. Gennemgangen kan trække ud med kommentarer, der handler mere om form og ordvalg end om indhold. Generativ AI kan ud fra få korte instruktioner foreslå referattekster og give et perfekt udgangspunkt for hurtigt at skrive referater af høj kvalitet. Alle har nu adgang til verdens største frasesamling, der mestrer de fleste sprog.

4. Spar tid, og forkort gennemløbstiden ved referatskrivning

Det største problem for de fleste bestyrelser er ikke, at referaterne er mangelfulde eller af lav kvalitet, men derimod lange gennemløbstider fra bestyrelsesmødet, til referatet er underskrevet og distribueret. Generativ AI kan hurtigt skrive dele af eller hele referater og forenkle arbejdet i en grad, så referatet ikke havner på nogens senere-liste, men bliver skrevet med det samme.

5. Forenkl dokumentationen af beslutninger

Nogle gange holder man korte møder, måske om en enkelt beslutning, der skal dokumenteres. Her er generativ AI særligt nyttig. Skriv blot en kort instruktion om, hvilken beslutning der blev truffet, og du har et komplet referat på få sekunder.

Hippoly og generativ AI

Hippoly er en brugervenlig bestyrelsesportal for virksomheder og andre organisationer, der vil håndtere deres bestyrelsesarbejde smidigt og digitalt. Tjenesten er integreret med Azure OpenAI Service (samme sprogmodel, som ChatGPT bygger på) for yderligere at effektivisere bestyrelsesarbejdet. AI-teknologien er blandt andet indbygget i vores funktioner til at skabe dagsordener og skrive referater og giver brugeren superkræfter, når kreativiteten eller tiden slipper op.

En stor fordel ved Hippolys funktioner til automatiske tekstforslag, sammenlignet med selvstændige tjenester som ChatGPT, er, at forslagene er en integreret del og tilgængelige direkte, når du bruger Hippolys funktioner til at bygge en dagsorden eller skrive et referat. Brugeren får et markant smidigere arbejdsflow og skal ikke hoppe mellem applikationer og klippe og klistre. Det forkorter også gennemløbstiden i de efterfølgende processer, som at give udpegede bestyrelsesmedlemmer mulighed for at gennemgå referatet og til sidst e-signere for at bekræfte, at det er korrekt. Alt foregår i ét enkelt, sikkert miljø.

Vores integration med Azure OpenAI Service gør, at bestyrelser, der bruger Hippoly, kan håndtere al information fortroligt og interagere anonymt med AI. Med Hippoly kan du effektivt forkorte gennemløbstiden og strømline processen, fra dagsorden og mødeafvikling til dokumentation af beslutninger efter best practice.

Læs mere om, hvordan generativ AI kan forbedre din mødeforberedelse og forenkle referatprocessen. Eller opret en konto, og prøv selv!