Introduktion av ny styrelseledamot
Introduktionen av en ny styrelseledamot börjar före det första mötet. Här finns en checklista för underlag, introduktionsmöten, styrelsens arbetssätt och uppföljning efter två eller tre möten.
Vill ni förstå vad uppdraget innebär för den som är ny? Läs guiden om styrelseledamotens roll.
Nedan följer en medvetet lång checklista. Ni kan stryka det som inte gäller er organisation. Aktiebolag har bolagsordning. Ekonomiska och ideella föreningar, inklusive bostadsrätts- och idrottsföreningar, har stadgar. Stiftelser styrs av stiftelseförordnandet. Ni kan lägga till ägardirektiv, arbetsordning och vd-instruktion där sådana dokument finns eller krävs. Alla organisationer har inte en vd.
Följ upp den nya styrelseledamotens introduktion efter två eller tre möten. Då kan ledamoten ta upp frågor som har uppstått i arbetet och be om kompletterande underlag eller fler introduktionsmöten.
Läs också guiden om att rekrytera en styrelseledamot. Använd en separat kravprofilsmall när ni formulerar kraven på rollen.
Viktigt: mallen förutsätter att ni kontrollerar dokument- och tillträdeskraven för den aktuella organisationsformen. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Introduktion av ny styrelseledamot
[Organisationens namn] (org.nr [xxxxxx-xxxx], om organisationen har ett)
Ledamot: [namn]. Tillträde: [ÅÅÅÅ-MM-DD]. Ansvarig för introduktionen: [ordföranden eller annan utsedd person]
Stryk det som inte gäller er organisation.
1. Före första styrelsemötet
| Underlag eller åtgärd | Klart | Ansvarig |
|---|---|---|
| Tillträdesdag och registreringsåtgärder kontrollerade enligt organisationsformen | ||
| För aktiebolag: aktieinnehav anmält till bolaget när 8 kap. 45 § aktiebolagslagen kräver det | ||
| Eventuell sekretessförbindelse är undertecknad | ||
| Tillgång till styrelseportal och relevanta system från rätt tillträdesdag | ||
| Bolagsordning, stadgar eller stiftelseförordnande | ||
| Ägardirektiv eller motsvarande, där det finns | ||
| Arbetsordning samt vd-instruktion, där de finns | ||
| Senaste årsredovisning och aktuell ekonomisk rapportering | ||
| Aktuell strategi samt affärs- eller verksamhetsplan | ||
| Budget och finansieringsöversikt | ||
| Risköversikt | ||
| De senaste styrelseprotokollen och en översikt över större beslut som fortfarande följs upp | ||
| Presentation av organisation och ledning | ||
| Presentation av ägare, medlemmar, huvudmän eller andra intressenter |
2. Introduktionsmöten
| Möte eller genomgång | Klart | När |
|---|---|---|
| Samtal med styrelseordföranden | ||
| Samtal med vd, generalsekreterare eller motsvarande | ||
| Möten med relevanta personer i ledningen | ||
| Verksamhetsbesök | ||
| Genomgång av produkter, tjänster eller verksamhet | ||
| Genomgång av kunder eller medlemmar samt marknad | ||
| Genomgång av ekonomi och finansiering | ||
| Genomgång av juridik, regelefterlevnad samt större risker | ||
| Genomgång av IT, informationssäkerhet samt AI där det är relevant |
3. Styrelsens arbetssätt
| Område | Genomgånget |
|---|---|
| Årshjul och mötesplan | |
| Förväntningar på förberedelser | |
| Dagordnings- och beslutsprocess | |
| Informationssäkerhet och sekretess | |
| Jäv och intressekonflikter | |
| Kommunikation mellan mötena | |
| Kontakter med organisationen utanför styrelsemötena |
4. Uppföljning efter två eller tre möten
Den som ansvarar för introduktionen tar ett samtal och går igenom följande.
- Vad är fortfarande oklart?
- Vilka ytterligare personer bör ledamoten träffa?
- Behövs fördjupning inom något område?
- Har ledamoten tidiga iakttagelser som styrelsen bör fånga upp?
- Har ledamoten fått rätt förutsättningar att bidra?
Åtgärder efter uppföljningen
[Skriv här]
Nästa avstämning: [ÅÅÅÅ-MM-DD]