Rekrytera styrelseledamot: från kravprofil till introduktion

När en styrelseplats blir ledig ligger det nära till hands att genast diskutera namn. Då anpassas kravprofilen lätt efter personer som redan finns i nätverket, i stället för efter det styrelsen behöver. Här går vi igenom hur det går till att rekrytera en styrelseledamot, från kravprofil till introduktion.

Rekrytera styrelseledamot utifrån behoven, inte namnen

Utgångspunkten är organisationens behov: kompetensmatrisen, strategin och de kommande utmaningarna. Vilken erfarenhet saknas? Vilken typ av person skulle komplettera gruppen? Hur mycket tid kräver uppdraget?

Först när kravprofilen är klar är det meningsfullt att diskutera kandidater. Vilken samlad kompetens styrelsen bör ha behandlas i guiden om styrelsens kompetens.

Sök bredare än nätverket

Personliga nätverk kan ge mycket bra kandidater, men enbart nätverksbaserad rekrytering riskerar att återskapa samma erfarenheter och perspektiv. Valberedningen eller ägarna kan använda strukturerad sökning, externa styrelsenätverk eller professionell rekryteringshjälp när behovet motiverar det.

I aktiebolag och ekonomiska föreningar väljs styrelsen som huvudregel av stämman, men bolagsordningen eller stadgarna kan ange att vissa ledamöter utses på annat sätt. I en brf ska alltid minst två ledamöter, eller minst en om styrelsen har färre än fem ledamöter, väljas på föreningsstämman. I ideella föreningar styr stadgarna hur styrelsen väljs. Förslaget tas fram av valberedning, ägare, medlemmar eller ett annat organ enligt organisationens ordning. Rollen som ledamot, med ansvaret som följer, beskrivs i guiden om styrelseledamotens uppdrag.

Bedöm bidraget till hela styrelsen

Bedömningen bör omfatta mer än CV och titlar. Intervjuer och referenser bör belysa hur kandidaten utmanar, lyssnar, hanterar konflikter, förbereder sig och bidrar till gruppens gemensamma arbete.

Tillgänglig tid och eventuella intressekonflikter behöver bedömas före valet. Formella jävsfrågor behandlas i en egen guide om jäv.

Före valet bör också kandidatens formella behörighet kontrolleras. I aktiebolag, ekonomiska föreningar och brf kan en juridisk person inte vara styrelseledamot; den som är underårig, i konkurs, har förvaltare eller näringsförbud är obehörig. Minst hälften av ledamöterna ska vara bosatta inom EES om inte Bolagsverket medger undantag. I ekonomiska föreningar är huvudregeln att ledamöterna ska vara medlemmar, men stadgarna kan tillåta annat och lagen gör undantag för vissa företrädare för medlemmar. I en brf kan en bostadsrättshavares make eller sambo vara ledamot utan eget medlemskap, om inte stadgarna säger annat. I ideella föreningar styr stadgarna vilka krav som gäller.

Introduktionen planeras före valet

En ny ledamot behöver snabbt förstå verksamheten, affärs- eller verksamhetsmodellen, strategin, ekonomin, organisationen, ägarna eller medlemmarna, de viktigaste riskerna och större pågående frågor.

Vi har en mall för kravprofilen samt en checklista för introduktionen.

Introduktionen planeras med fördel redan under rekryteringen. Den kan omfatta möten med VD och nyckelpersoner, verksamhetsbesök och en genomgång av historiska styrelsebeslut och centrala styrdokument. Introduktionen är inte ett informationspaket som skickas en gång. Ordföranden bör följa upp efter de första mötena och då fånga den nya ledamotens frågor och observationer.

Artikeln ger generell vägledning, inte juridisk rådgivning. Bolagsordningen eller stadgarna för den egna organisationen behöver alltid kontrolleras.

Så hjälper Hippoly

En bra introduktion bygger på att materialet finns samlat. I Hippoly kan den nya ledamoten få tillgång till protokoll, styrdokument, beslut och mötesunderlag i samma samarbetsyta. Valberedningen kan dessutom arbeta i en egen samarbetsyta med kravprofiler och kandidatunderlag, skild från styrelsens.