Lägenhetsregister och lägenhetsförteckning i en bostadsrättsförening

Begreppet lägenhetsregister i en bostadsrättsförening används om flera register med snarlika namn. De har olika huvudmän, olika innehåll och olika regler för insyn.

Två av dem för föreningen själv: medlemsförteckningen och lägenhetsförteckningen, båda enligt bostadsrättslagen. Ett tredje är Lantmäteriets lägenhetsregister, ett nationellt register över bostäder. Föreningen lämnar i egenskap av fastighetsägare vissa uppgifter till kommunen för registrering där. Den 1 januari 2027 börjar Lantmäteriet dessutom bygga upp ett separat bostadsrättsregister. Själva lagen om det registret träder i kraft först den dag regeringen bestämmer.

Guiden gäller bostadsrättsföreningar och är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Lägenhetsregister eller förteckning i en bostadsrättsförening

Lägenhetsregistret förs av Lantmäteriet. Det används för folkbokföring på lägenhet, för statistik, för forskning samt för planering och uppföljning av bostadsbeståndet. Det är alltså inte föreningens eget register. Föreningens uppgifter lämnas via kommunen.

Föreningens egna förteckningar är något annat. Enligt 9 kap. 8 § bostadsrättslagen ligger skyldigheten att föra dem på styrelsen, inte på föreningen i allmänhet.

De två förteckningar styrelsen ska föra

Medlemsförteckningen ska enligt 9 kap. 9 § innehålla medlemmarnas namn och postadress, tidpunkten för inträdet samt den bostadsrätt medlemmen har.

Lägenhetsförteckningen ska enligt 9 kap. 10 § ange lägenhetens beteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen. Den ska också ange dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen, bostadsrättshavarens namn och insatsen.

Medlemsförteckningen visar medlemsförhållandena i föreningen. Lägenhetsförteckningen samlar uppgifter för varje bostadsrätt, bland annat insatsen och i förekommande fall anteckningar om pantsättning.

Vem som får se vad

Reglerna om insyn skiljer sig mellan förteckningarna.

Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig hos föreningen för var och en som vill ta del av den. Det är inte begränsat till medlemmar. Förs den med automatiserad behandling ska föreningen ge den som begär det tillfälle att ta del av en aktuell utskrift. Skyldigheten gäller att visa den på plats, inte att skicka ut kopior.

Lägenhetsförteckningen omfattas inte av medlemsförteckningens insynsregel. Bostadsrättshavaren har enligt 9 kap. 11 § rätt till utdrag om den egna lägenheten. Någon allmän rätt till utdrag ur medlemsförteckningen finns inte i lagen.

En styrelse som avslår en begäran att få se medlemsförteckningen gör fel. Föreningen bör samtidigt inte lämna ut hela lägenhetsförteckningen rutinmässigt. Ett annat utlämnande kräver en bedömning av rättslig grund, ändamål och vilka uppgifter som faktiskt behöver lämnas ut.

Pantsättningar och överlåtelser

Noteringarna i lägenhetsförteckningen är lagkrav, inte praxis. Underrättas föreningen om en pantsättning, en ändrad uppgift eller ett hyrköpsavtal enligt lagen om hyrköp av bostad ska det genast antecknas. Vid en överlåtelse ska en kopia av överlåtelseavtalet fogas till förteckningen. Dagen för anteckningen ska anges.

Föreningen känner redan till panten genom underrättelsen. Anteckningen är dokumentationen. Utdraget kan bland annat visa en antecknad pantsättning. Bostadsrättshavaren kan sedan lämna det till banken eller mäklaren.

En medlem som upphör att vara bostadsrättshavare anses enligt 2 kap. 11 § ha utträtt ur föreningen, om inte styrelsen medgett att hen står kvar som medlem. Utträdet är alltså huvudregeln vid en försäljning, inte något som måste beslutas separat.

Uppbyggnaden av bostadsrättsregistret från 2027

Den 1 januari 2027 träder införandelagen i kraft. Lantmäteriet börjar då bygga upp ett nationellt register för alla bostadsrätter, med uppgifter om lägenheten, föreningen, bostadsrättshavaren och pantsättningar. Lagen om bostadsrättsregister träder i kraft först den dag regeringen bestämmer, efter att Lantmäteriet har meddelat att registret är färdigt att tas i bruk.

Föreningen ska senast den 31 december 2027 lämna de uppgifter som bostadsrättsregistret ska innehålla. Skyldigheten gäller inte uppgifter som kan hämtas från fastighetsregistret eller lägenhetsregistret. Fullgör föreningen inte skyldigheten får Lantmäteriet meddela ett föreläggande som kan förenas med vite.

Reformen flyttar på sikt pantsättningsuppgifterna. I den kommande lydelsen av 9 kap. 10 § är kravet på att pantsättning genast ska antecknas i lägenhetsförteckningen borttaget. Fram till dess gäller dagens regler, så styrelsen behöver både sköta anteckningarna nu och planera in uppgiftslämnandet.

Föreningens uppgifter till lägenhetsregistret

Som fastighetsägare har föreningen egna skyldigheter mot Lantmäteriets lägenhetsregister, enligt lagen om lägenhetsregister.

Fastighetsägaren ska lämna de uppgifter som omfattas av 14 § lagen om lägenhetsregister och som behövs för att ändra eller komplettera registret. Uppgifterna lämnas till kommunen senast en månad efter den relevanta förändringen. Ska lägenhetsnummer fastställas lämnar fastighetsägaren också förslag till nummer. När numren har fastställts ska de boende informeras skriftligen inom en månad. Inom tre månader ska numren anslås på väl synlig plats i byggnaden.

Skyldigheten ligger på fastighetsägaren även om Lantmäteriet för registret.

Personuppgifterna

Förteckningarna innehåller personuppgifter om medlemmarna och bostadsrättshavarna. Föreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingen. Att medlemsförteckningen ska kunna visas för var och en gör den inte till fritt material att sprida vidare.

Styrelsen bör begränsa den interna system- och redigeringsåtkomsten till dem som behöver uppgifterna för sitt uppdrag. Det påverkar inte skyldigheten att visa medlemsförteckningen enligt 9 kap. 9 §. Medlemsförteckningen ska bevaras så länge föreningen består, samt i minst sju år efter upplösningen.

Om förvaltaren sköter förteckningarna

Föreningen kan låta den ekonomiska förvaltaren föra förteckningarna.

Ansvaret ligger ändå kvar hos styrelsen. Behandlar förvaltaren personuppgifter enbart för föreningens räkning och enligt dess instruktioner är förvaltaren personuppgiftsbiträde. Då krävs ett skriftligt biträdesavtal. Roller och ansvar behöver bedömas utifrån det faktiska uppdraget.

Tre frågor är värda att ställa: var finns förteckningarna, hur uppdateras de och hur följer de med om vi byter förvaltare?

Medlemsförteckningen kan användas som underlag om en röstlängd behöver upprättas vid föreningsstämman. Vi går igenom reglerna i guiden om röstlängd.

Så hjälper Hippoly

Styrelsens egna dokument, beslut och underlag kan samlas i Hippoly för bostadsrättsföreningar, med åtkomst för de användare som bjudits in till samarbetsytan. Hur informationen skyddas beskriver vi i säkerhetspolicyn.

Beslut om exempelvis uppgiftslämnandet till bostadsrättsregistret kan följas upp som uppgifter med ansvarig och förfallodatum. När styrelsen byts kan en administratör ta bort avgående ledamöter och bjuda in nya. Materialet ligger kvar i föreningens samarbetsyta.