Ordförandens observationsmall för gruppdynamik
Mallen fylls i efter mötet, inte under det. Ordföranden noterar talutrymme, status, återkommande allianser, relationen till en eventuell vd samt sin egen påverkan. Poängen är mönster över flera möten, inte omdömen om enskilda personer efter ett tillfälle.
Vill ni förstå vad ordföranden bör titta efter? Läs guiderna om styrelseordförandens roll och styrelsen som grupp.
Mallen är avsedd att fyllas i direkt efter mötet. Under mötet ligger ordförandens fokus på samtalet.
Mallen är också en självutvärdering. Avsnitt sju hjälper ordföranden att granska hur den egna mötesledningen påverkar samtalet.
Ska hela styrelsen bedöma sitt eget samspel finns mallen för styrelsens samspel. Den här mallen är avsedd för ordförandens egna anteckningar.
Viktigt: anteckningarna är ett arbetsunderlag för ordföranden. De är inte avsedda som protokoll eller gemensamt styrelsematerial. Kan de kopplas till personer behöver organisationen bestämma ändamål, rättslig grund, hur berörda informeras, vem som har åtkomst samt hur länge uppgifterna sparas. Förvara dem i en åtkomstbegränsad lagringsplats som organisationen godkänt. Radera dem när de inte längre behövs, om inte arkivkrav kräver bevarande. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Ordförandens observationsmall för gruppdynamik
[Organisationens namn] (org.nr [xxxxxx-xxxx], om organisationen har ett)
Möte [ÅÅÅÅ-MM-DD]. Fylls i efter mötet.
Anteckningarna är ett arbetsunderlag för ordföranden. De är inte avsedda som protokoll eller gemensamt styrelsematerial. Kan de kopplas till personer behöver organisationen bestämma ändamål, rättslig grund, hur berörda informeras, vem som har åtkomst samt hur länge uppgifterna sparas. Förvara dem i en åtkomstbegränsad lagringsplats som organisationen godkänt. Radera dem när de inte längre behövs, om inte arkivkrav kräver bevarande. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning. Hoppa över det som inte gäller er organisation.
1. Grundläggande observationer
Vem talade mest?
[Skriv här]
Vem talade minst?
[Skriv här]
Vems argument fick störst genomslag? Varför?
[Skriv här]
Vem ställde de svåraste frågorna?
[Skriv här]
Vem introducerade nya perspektiv?
[Skriv här]
Ändrade någon uppfattning under diskussionen? Vad bidrog i så fall till det?
[Skriv här]
2. Delaktighet
| Observation | Ja | Delvis | Nej | Ej relevant | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| De ledamöter som deltog i handläggningen fick möjlighet att bidra | |||||
| Mindre högljudda ledamöter bjöds aktivt in | |||||
| Ingen person dominerade återkommande | |||||
| Specialister bidrog även utanför sitt eget område | |||||
| Styrelsen hade utrymme att diskutera självständigt när ledningen deltog |
3. Oenighet och trygghet
| Observation | Ja | Delvis | Nej | Ej relevant | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| Någon uttryckte en tydligt avvikande uppfattning | |||||
| Avvikande synpunkter möttes med nyfikenhet | |||||
| Ledamöter kunde säga att de inte förstod | |||||
| Gruppen prövade information som talade emot förslaget | |||||
| Oenigheten förblev huvudsakligen saklig |
4. Status och inflytande
Finns personer vars uppfattning gruppen tenderar att följa snabbt?
[Skriv här]
Påverkar ägande, titel, ålder, expertstatus eller tidigare roller diskussionen?
[Skriv här]
Vad händer när någon säger emot en person med hög status?
[Skriv här]
5. Gruppens mönster
Vilka hamnar ofta på samma sida?
[Skriv här]
Finns återkommande allianser eller motsättningar?
[Skriv här]
Vilka frågor gör gruppen märkbart mer försiktig?
[Skriv här]
Finns frågor som gruppen tenderar att undvika?
[Skriv här]
6. Relationen till en vd eller motsvarande
Avsnittet gäller organisationer med en vd eller motsvarande operativ chef. Saknas en sådan, hoppa över avsnittet.
Vad händer när vd får tydligt mothugg?
[Skriv här]
Utmanar styrelsen vd:s antaganden, eller främst detaljerna i förslagen?
[Skriv här]
Finns utrymme för styrelsen att diskutera utan vd när det behövs?
[Skriv här]
7. Min egen påverkan som ordförande
| Fråga till mig själv | Ja | Delvis | Nej |
|---|---|---|---|
| Väntade jag med min uppfattning tills andra sagt sitt? | |||
| Ställde jag öppna frågor snarare än ledande? | |||
| Gav jag alla rimligt utrymme? | |||
| Lät jag ledamöterna tala till punkt? | |||
| Avslutade jag diskussionen när den inte längre förde frågan framåt? | |||
| Lät jag gruppen stanna i en obekväm men viktig diskussion? | |||
| Uppmuntrade jag motargument? | |||
| Tog jag emot invändningar utan att bli defensiv? |
Vilket beteende hos mig stärkte gruppen?
[Skriv här]
Vilket beteende hos mig kan ha hämmat den?
[Skriv här]
8. Mönster över flera möten
| Mönster | Möte 1 | Möte 2 | Möte 3 | Behöver åtgärd? |
|---|---|---|---|---|
| Ojämnt talutrymme | ||||
| Svag konstruktiv oenighet | ||||
| Återkommande dominans i samtalet | ||||
| Återkommande låg delaktighet | ||||
| Undvikna frågor | ||||
| Stort inflytande från ledningen | ||||
| Stort inflytande från ordföranden |
9. Åtgärder
Vad ska jag ändra till nästa möte?
- [Skriv här]
- [Skriv här]
Behöver jag ta ett enskilt samtal med någon?
[Skriv här]
Finns en fråga som bör tas upp med hela styrelsen?
[Skriv här]
10. Uppföljning
Nästa observationsperiod: [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Det viktigaste mönstret jag vill se förändras:
[Skriv här]