Mall för att utvärdera styrelsens samspel
Mallen går på djupet i styrelsens samspel. Ledamöterna bedömer 20 påståenden enskilt om trygghet, konstruktiv oenighet, delaktighet, beslutsförmåga och förtroende. Därefter följer reflektionsfrågor, tre åtgärder med ansvarig samt en kort pulsmätning att använda mellan gångerna.
Guiden om styrelsen som grupp ger bakgrund till psykologisk trygghet, konstruktiv oenighet, delaktighet samt förtroende. För frågorna om beslutsförmåga kan ni läsa vidare om grupptänkande och beslutsunderlag.
Mallen kan användas fristående för att diskutera samspelet eller som en fördjupning i en bredare styrelseutvärdering. En bredare utvärdering omfattar även sammansättning, arbetsformer, underlag samt uppföljning. Den här mallen täcker inte hela styrelseuppdraget.
Bestäm i förväg om svaren ska vara anonyma eller konfidentiella. Ange hur de samlas in och vem som får se originalsvaren. Kalla dem bara anonyma om ingen rimligen kan koppla ett svar till en person, direkt eller indirekt.
Läs spridningen, inte bara genomsnittet. Sammanställningen har en egen kolumn för den. Hur svaren bör tolkas går vi igenom i guiden om styrelseutvärdering.
Viktigt: frågorna är inspirerade av forskning om psykologisk trygghet samt om gruppers beslutsfattande. Urvalet, områdesindelningen och tillämpningen på styrelser är vår redaktionella bearbetning, inte ett validerat instrument. Mallen ger generell vägledning om styrelsearbete, inte juridisk rådgivning.
Utvärdering av styrelsens samspel
[Organisationens namn] (org.nr [xxxxxx-xxxx], om organisationen har ett)
Avser perioden [ÅÅÅÅ-MM-DD] till [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Ifylld av [namn, om svaren inte samlas in anonymt], datum [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Så fyller ni i
Varje ledamot bedömer påståendena enskilt före den gemensamma diskussionen. Samla in svaren enligt den metod ni har bestämt i förväg. Är svaren konfidentiella ska sammanställningen återge gruppens mönster utan namn. Det viktiga är inte betyget utan diskussionen som följer.
| Värde | Betydelse |
|---|---|
| 1 | Stämmer inte alls |
| 2 | Stämmer i liten utsträckning |
| 3 | Stämmer delvis |
| 4 | Stämmer i hög utsträckning |
| 5 | Stämmer helt |
| Vet ej | Kan inte bedöma |
1. Psykologisk trygghet
| Påstående | 1–5 | Kommentar |
|---|---|---|
| Jag kan säga att jag inte förstår utan rädsla för att bli förlöjligad | ||
| Jag kan uttrycka en avvikande uppfattning även när andra verkar överens | ||
| Vi kan ifrågasätta personer med hög status i styrelsen | ||
| Misstag och osäkerhet kan diskuteras öppet |
2. Konstruktiv oenighet
| Påstående | 1–5 | Kommentar |
|---|---|---|
| Vi prövar viktiga antaganden innan större beslut | ||
| Motargument tas på allvar | ||
| Oenighet handlar i huvudsak om sak, inte om person | ||
| Vi kan ändra uppfattning under en diskussion utan prestige |
3. Delaktighet
| Påstående | 1–5 | Kommentar |
|---|---|---|
| Alla ledamöter får rimligt utrymme att bidra | ||
| Enskilda personer dominerar inte diskussionerna | ||
| Ordföranden bjuder aktivt in den som varit tyst | ||
| Ledamöternas olika erfarenheter används i diskussionerna |
4. Beslutsförmåga
| Påstående | 1–5 | Kommentar |
|---|---|---|
| Vi ägnar tillräcklig tid åt de viktigaste frågorna | ||
| Vi kan avsluta diskussioner och fatta tydliga beslut | ||
| Det är tydligt när vi utforskar en fråga och när beslut ska fattas | ||
| När beslut är fattade kan styrelsen agera samlat |
5. Förtroende och ansvar
| Påstående | 1–5 | Kommentar |
|---|---|---|
| Jag litar på att övriga ledamöter agerar för organisationens bästa | ||
| Vi kan ge varandra tydlig återkoppling | ||
| Bristande förberedelse eller engagemang hanteras när det uppstår | ||
| Vi diskuterar även frågor som är obekväma |
Sammanställning
Fylls i av den som sammanställer svaren. Räkna först ut varje formulärs genomsnitt per område, med vet ej utelämnat. Saknar ett formulär bedömningar för ett område ingår det inte i det områdets sammanställning. Räkna sedan genomsnittet av de formulär som har ett områdesvärde. Redovisa hur många formulär som ingår. Spridning är skillnaden mellan högsta och lägsta områdesvärde.
| Område | Antal formulär | Genomsnitt | Högsta områdesvärde | Lägsta områdesvärde | Spridning |
|---|---|---|---|---|---|
| Psykologisk trygghet | |||||
| Konstruktiv oenighet | |||||
| Delaktighet | |||||
| Beslutsförmåga | |||||
| Förtroende och ansvar |
Reflektionsfrågor
Vad fungerar särskilt bra i gruppen?
[Skriv här]
Var skiljer sig ledamöternas upplevelser mest?
[Skriv här]
Finns frågor eller beteenden som styrelsen tenderar att undvika?
[Skriv här]
Vad skulle göra våra diskussioner och beslut bättre?
[Skriv här]
Tre åtgärder
Välj ett fåtal konkreta beteendeförändringar framför en lång lista.
| Åtgärd | Ansvarig | När börjar vi? | När följer vi upp? |
|---|---|---|---|
Kort pulsmätning
Mellan de större utvärderingarna kan ni använda fem fasta påståenden. Bedöm dem på samma femgradiga skala eller använd dem som utgångspunkt för ett samtal. Behåll samma metod mellan tillfällena om ni vill följa förändring över tid.
- Alla relevanta perspektiv kommer fram.
- Vi vågar säga emot varandra.
- Vi lyssnar på argument som utmanar vår uppfattning.
- Vi diskuterar rätt frågor.
- Gruppdiskussionen förbättrar våra beslut.