Psykologisk trygghet i styrelsen

Psykologisk trygghet förväxlas ibland med ett trevligt klimat. I en styrelse handlar begreppet om huruvida ledamöter upplever att det är säkert att ställa frågor, invända och ta upp misstag. Ett viktigt resultat är att problem kan komma fram medan de fortfarande går att hantera.

Begreppet och vad det faktiskt säger

Edmondsons sjukhusstudie från 1996 väckte frågan varför enheter som bedömdes fungera väl rapporterade fler läkemedelsfel. Resultatet visade att rapporterade fel påverkas både av hur ofta fel inträffar och av hur lätt de upptäcks. I en studie av 53 arbetsteam från 1999 formulerade och prövade Amy Edmondson psykologisk trygghet på teamnivå.

Psykologisk trygghet är gruppens gemensamma uppfattning att det är säkert att ta mellanmänskliga risker. Det kan vara att ställa en fråga, invända, be om hjälp eller erkänna ett misstag. Begreppet innebär inte att prestation eller ansvar saknar konsekvenser. Det är en egenskap hos gruppen, inte hos individen. Samma person kan tala fritt i ett sammanhang och tiga i ett annat.

För en styrelse är begreppet avgörande av ett enkelt skäl. I organisationer med en separat operativ ledning får styrelsen en stor del av sin verksamhetsbild genom rapportering och beslutsunderlag. I mindre eller medlemsdrivna organisationer kan ledamöterna själva vara operativa. Oavsett form riskerar viktig information att inte nå styrelsen om ingen vågar lyfta den.

Styrelsens särskilda förutsättningar

Forskningen om psykologisk trygghet gäller främst arbetsgrupper, inte svenska styrelser. Flera förutsättningar behöver därför översättas till styrelsens sammanhang.

• Intermittent arbete. Många styrelser arbetar mer intermittent än operativa team. Färre gemensamma tillfällen kan göra tidiga reaktioner särskilt betydelsefulla.
• Relationer utanför rummet. I vissa styrelser har ledamöterna arbetsmässiga eller personliga relationer till varandra. Sådana beroenden kan höja tröskeln för att invända.
• Relationen till en separat ledning. Där organisationen har en operativ ledning behöver styrelsen både samarbeta med ledningen och kritiskt pröva dess underlag. Den spänningen är inbyggd i uppdraget.

Slutsatsen är inte att psykologisk trygghet är omöjlig i en styrelse. Den är att tryggheten sällan uppstår av sig själv, utan behöver byggas medvetet. Hur den hänger ihop med styrelsens övriga samspel beskriver vi i guiden om styrelsen som grupp.

Hur ordföranden reagerar spelar roll

Att uppmana till öppenhet räcker inte. Forskning om arbetsgrupper pekar på att ledarens tidiga reaktioner påverkar om fler vågar tala.

Om en fråga avfärdas som besvärlig eller naiv kan tröskeln för nästa person höjas. Om den möts med nyfikenhet och respekt kan tröskeln sänkas.

För en styrelse ger det fyra praktiska arbetssätt för ordföranden att pröva:

• Hen ställer frågor innan hen svarar själv, så att ramen inte sätts först.
• Hen tackar synligt för invändningar, även när de visar sig vara felaktiga.
• Hen säger när hen är osäker. En ordförande som visar osäkerhet gör osäkerhet tillåten.
• Hen ger nya ledamöter en uttrycklig inbjudan att fråga om sådant de förväntas kunna.

Den sista punkten är underskattad. En ny ledamot som inte vågar fråga vad en förkortning betyder kan också få svårare att invända mot ett investeringsunderlag senare. Mer om introduktionen finns i guiden om att rekrytera en styrelseledamot.

Strukturer som hjälper klimatet

Klimat byggs inte bara av beteende. Vissa arbetsformer gör det systematiskt lättare att säga det som behöver sägas.

• Underlag i förväg. Den som fått läsa på hinner formulera en invändning. Den som får underlaget först under mötet har mindre tid på sig. Guiden om beslutsunderlag går igenom vad som krävs.
• Egen tid för de svåra ärendena. En känslig fråga sist på en full dagordning riskerar att inte få tillräckligt med tid.
• Rundor i stora frågor. När alla ska säga något blir tystnad inte längre ett alternativ som passerar obemärkt.
• Ledamotsöverläggning. En kort diskussion utan andra inbjudna kan ge utrymme för frågor som annars inte ställs. Om en vd har utsetts i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening har vd normalt rätt att närvara och yttra sig. Reglerna om vd gäller inte bostadsrättsföreningar. Ska vd inte delta krävs ett beslut av styrelsen i det enskilda fallet.

Att den formella ordningen fungerar hör hit. En dagordning för styrelsemötet med realistisk tidsdisposition minskar risken att svåra frågor trängs undan.

Vad trygghet inte är

Begreppet missförstås åt två håll. Båda missförstånden skadar en styrelse.

Det är inte samma sak som samförstånd. Ett öppnare klimat kan leda till fler synliga meningsskiljaktigheter. Om invändningarna oväntat uteblir bör styrelsen undersöka om enigheten är välgrundad eller om grupptänkande spelar in.

Det är inte heller ett skydd mot krav. Att kunna invända fritt tar inte bort ansvaret för att komma förberedd eller hantera känslig information varsamt. En ledamot behöver däremot inte låtsas stödja ett beslut som hen har motsatt sig. I aktiebolag och ekonomiska föreningar kan en avvikande mening antecknas i protokollet. Hur ledamöter bör hantera känslig information går vi igenom i guiden om tystnadsplikt i styrelsen. Trygghet gäller samtalet, inte övriga skyldigheter.

Artikeln ger generell vägledning om styrelsearbete, inte juridisk rådgivning.

Så hjälper Hippoly

Ett gemensamt underlag kan göra det lättare för fler att förbereda frågor och invändningar. I Hippoly kan mötesunderlag kopplas till rätt punkt på dagordningen och delas med mötesdeltagarna. Det ger deltagarna möjlighet att förbereda sig från samma material. Beslut kan dokumenteras i protokollet och följas upp som uppgifter med ansvarig och förfallodatum.