Underhållsplan för BRF: vad lagen kräver och vad styrelsen behöver

Frågan “är det lag på att ha en underhållsplan i en BRF?” får ofta ett rakt ja. Svaret är mer nyanserat än så. Nyansen har betydelse för hur styrelsen bör prioritera.

Två regelspår behöver hållas isär. Den tekniska 50-årsplanen är ett obligatoriskt innehåll i den ekonomiska planen vid upplåtelse enligt 3 kap. 1 a §. Kravet gäller upplåtelser från och med den 1 januari 2024. Den löpande underhållsplanen är styrelsens arbetsunderlag i förvaltningen. Det kan vara samma dokument om det hålls aktuellt.

För en befintlig förening finns inget generellt krav att löpande uppdatera den tekniska planen, vilket Boverket också anger med hänvisning till förarbetena.

Det betyder inte att en gammal plan duger. Redovisningsreglerna kräver nämligen att föreningen varje år upplyser om den har en aktuell underhållsplan. Skälet att hålla planen aktuell är alltså både ekonomiskt och redovisningsmässigt, men uppdateringen som sådan är inte lagstadgad. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Vad lagen kräver av en underhållsplan i en BRF

Fyra regler är centrala för styrelsen.

Den ekonomiska planen. Den ska registreras hos Bolagsverket innan de första lägenheterna upplåts. Enligt 3 kap. 1 a § ska den innehålla den tekniska underhållsplanen för 50 år, vid upplåtelser från och med den 1 januari 2024. Ska en befintlig förening upplåta nya lägenheter, exempelvis efter att ha inrett en råvind, kan en ny ekonomisk plan krävas. Bedömningen beror på om förändringen är av väsentlig betydelse enligt 3 kap. 4 §.

Underhållsansvaret. Enligt 7 kap. 4 § är föreningen skyldig att hålla lägenheten, huset och marken i gott skick, i den mån ansvaret inte vilar på bostadsrättshavaren. Det är den regel som binder en befintlig förening.

Stadgarna. Enligt 9 kap. 5 § ska de ange grunderna för avsättning av medel för att säkerställa underhållet av föreningens hus, samt grunderna för beräkning av årsavgiften. Stadgarna kan dessutom kräva en underhållsplan och ange hur ofta den ska ses över. Vi går igenom uppbyggnaden i guiden om stadgar.

Redovisningen. Föreningen ska i förvaltningsberättelsen upplysa om den har eller inte har en aktuell underhållsplan. Kravet kommer från Bokföringsnämnden, som utfärdar normer för god redovisningssed. Det gäller för räkenskapsår som inleds efter 2022. I förvaltningsberättelsen redovisas bland annat årsavgift, skuldsättning och sparande per kvadratmeter, räntekänslighet samt energikostnad per kvadratmeter. Vi går igenom dem i guiden om förvaltningsberättelsen.

Kopplingen mellan reglerna är själva poängen. Stadgarna ska ange grunderna för avsättningen. Grunderna blir svåra att försvara utan ett underlag som säger vad som faktiskt behöver göras. Varje år ska föreningen dessutom tala om ifall det underlaget är aktuellt.

Vad planen behöver innehålla för att vara användbar

För en befintlig förening är skälet att ta fram eller uppdatera en löpande plan normalt inte ett generellt uppdateringskrav. Planen behövs för att styrelsen ska kunna bedöma framtida åtgärder, finansiering och årsavgifter. En plan som ligger i en pärm och aldrig öppnas fyller ingen funktion. Boverkets innehållskrav gäller den tekniska underhållsplan som ingår i en ekonomisk plan. Kraven är också en användbar utgångspunkt för en löpande plan, men de är inte ett separat lagkrav för alla befintliga föreningar. Den tekniska planen ska vara komponentuppdelad och omfatta föreningens byggnader och mark, med åtgärder angivna med beräknad tidpunkt och kostnad.

Det som skiljer en användbar plan från en formell är hur väl den känner just er fastighet. En plan byggd på schablonlivslängder utan besiktning ger jämna kurvor som ser betryggande ut. Den fångar inte att tvättstugan redan läcker.

Vem tar fram planen

Något krav på konsult finns inte. En besiktning av någon med teknisk kompetens ger ändå normalt ett bättre underlag än styrelsens egen bedömning, särskilt för installationer och det som inte syns.

Ansvaret ligger kvar hos styrelsen oavsett vem som håller i pennan. Det innebär att styrelsen behöver läsa planen kritiskt, inte bara ta emot den. Stämmer skicket med det ni ser? Finns åtgärder ni redan gjort? Ligger kostnadsnivåerna på dagens priser?

Från plan till årsavgift

Här landar arbetet. Planen visar behovet över tid. Avgifter, sparande, likviditet och eventuell lånefinansiering behöver tillsammans bära åtgärderna.

En sak är värd att hålla isär. Fonden för yttre underhåll är en post inom eget kapital, inte pengar på ett konto. Sparande per kvadratmeter är ett separat nyckeltal som beräknas utifrån ett justerat resultat. Det behöver läsas tillsammans med föreningens likviditet, skuldsättning och planerade åtgärder.

När delarna inte hänger ihop skjuts problemet framåt. En förening som håller avgiften låg genom att spara för lite får en skuld till framtiden. Den betalas av dem som bor kvar när taket måste bytas.

Det är också därför frågan hör hemma i styrelserummet och inte hos förvaltaren ensam. Avsättningens grunder följer av stadgarna. Avgiften beslutas av styrelsen inom de ramarna, om inte stadgarna säger något annat.

Underhållsplanen på stämman

Upplysningen om huruvida planen är aktuell finns i förvaltningsberättelsen, som behandlas på föreningsstämman. Medlemmarna får därmed varje år veta om styrelsen bedömer att föreningen har en aktuell underhållsplan.

Många styrelser redovisar också planens huvuddrag. Det kan göra sambandet mellan planerade åtgärder och årsavgiften tydligare för medlemmarna.

Så hjälper Hippoly

Underhållsplanen behöver kunna användas över flera styrelsebyten. I Hippoly kan föreningen spara den i sin samarbetsyta tillsammans med besiktningsprotokoll, offerter och protokollförda beslut.

Beslut om åtgärder kan följas upp som uppgifter med ansvarig och förfallodatum. När styrelsen byts ut kan nästa styrelse ta del av det material föreningen har sparat där.