Förvaltningsberättelse: årsredovisningens berättande del

Förvaltningsberättelsen är årsredovisningens berättande del, platsen där styrelsen med ord ger den bild siffrorna inte förmedlar. Den läses av kreditgivare, medlemmar och andra intressenter. Här går vi igenom lagkraven, innehållet och hur berättelsen skrivs utan schablonfraser. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Förvaltningsberättelsens plats och ansvar

Förvaltningsberättelsen är en obligatorisk del av årsredovisningen enligt årsredovisningslagen. Den upprättas av alla som ska avge årsredovisning, bland andra aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar. Föreningslivets verksamhetsberättelse är ett annat dokument, där kraven främst följer av stadgar och interna regler. Styrelsen och i förekommande fall VD ansvarar för årsredovisningen och undertecknar den. En elektronisk årsredovisning undertecknas med en avancerad elektronisk underskrift.

Att en redovisningskonsult håller i pennan ändrar inte ansvaret. Innehållet är företagets redogörelse, som styrelsen och i förekommande fall VD ansvarar för. I aktiebolag som har revisor granskar revisorn årsredovisningen och uttalar sig i revisionsberättelsen om förvaltningsberättelsen är förenlig med övriga delar. Ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar ska ha minst en revisor. Grunden för att kunna skriva förvaltningsberättelsen läggs under året, i den löpande ekonomiska rapporteringen.

Innehållet enligt lagen

Kärnkravet är en rättvisande översikt över utvecklingen av verksamheten, ställningen och resultatet. Till det kommer upplysningar om förhållanden som inte ska redovisas i balansräkningen, resultaträkningen eller noterna men som är viktiga för bedömningen. Därtill kommer händelser av väsentlig betydelse under räkenskapsåret. I aktiebolag och ekonomiska föreningar ingår också styrelsens förslag till hur vinsten eller förlusten ska behandlas. Bolagsstämman beslutar i aktiebolag. I en ekonomisk förening fattas beslutet av föreningsstämman.

Exakt innehåll beror på företagets storlek, organisationsform och tillämpade K-regelverk. Större företag har ytterligare upplysningskrav, bland annat om framtida utveckling, väsentliga risker, forskning och utveckling, utländska filialer och relevanta hållbarhetsfrågor. För större företag kan även upplysningar om användningen av finansiella instrument krävas när de är väsentliga. Aktiebolag ska lämna uppgifter om egna aktier när bolaget har innehaft, förvärvat eller överlåtit sådana. Ekonomiska föreningar ska dessutom redovisa väsentliga förändringar i medlemsantalet. De ska också ange de belopp som ska betalas ut under nästa räkenskapsår enligt 10 kap. 11 och 16 §§ lagen om ekonomiska föreningar. Om föreningen har förlagsinsatser ska den beskriva den rätt till utdelning som insatserna medför. Den ska också ange summan av de förlagsinsatser som har sagts upp och ska lösas in under de två följande räkenskapsåren. Rubrikerna nedan ger ett dispositionsstöd, inte en fullständig mall:

• Verksamheten: art, inriktning och säte, kort och konkret
• Väsentliga händelser: det som faktiskt präglade året, inte allmänna marknadskommentarer
• Flerårsöversikten: nyckeltal för de senaste åren enligt tillämpligt regelverk
• Eget kapital: förändringarna, där regelverket placerar dem
• Resultatdispositionen: förslaget i kronor

Skrivrådet är detsamma som för all styrelsedokumentation: konkret slår generellt. En översikt som kunde beskriva vilket företag som helst är ingen rättvisande översikt över det här företaget.

Särskilt för bostadsrättsföreningar

De särskilda kraven på kassaflödesanalys, nyckeltal och information vid förlust gäller för räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2022. För räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025 ska alla bostadsrättsföreningar dessutom tillämpa K3, Bokföringsnämndens huvudregelverk för årsredovisning. Kapitel 38 i K3 innehåller kompletterande upplysningskrav för förvaltningsberättelsen, bland annat om föreningen har en aktuell underhållsplan. Årsredovisningen ska innehålla en kassaflödesanalys. Förvaltningsberättelsen ska redovisa särskilda nyckeltal: årsavgift per kvadratmeter, skuldsättning per kvadratmeter, sparande per kvadratmeter, räntekänslighet och energikostnad per kvadratmeter. Redovisar föreningen en förlust ska förvaltningsberättelsen dessutom upplysa om vad förlusten innebär för föreningens möjlighet att finansiera sina framtida ekonomiska åtaganden.

Syftet är genomlysning för medlemmar och bostadsköpare. Förvaltningsberättelsen är också relevant för den som överväger att köpa en bostadsrätt och vill bedöma föreningens ekonomi.

Så hjälper Hippoly

I Hippoly hanterar styrelsen årsredovisningsarbetet där resten av styrelsearbetet redan finns. Utkast till förvaltningsberättelsen delas och behandlas som mötesunderlag medan styrelsens genomgång protokollförs. Den färdiga årsredovisningen kan e-signeras av samtliga styrelseledamöter och i förekommande fall VD, med BankID som uppfyller kravet på avancerad elektronisk underskrift. Årets protokoll ligger samlade som stöd för avsnittet om väsentliga händelser. Läs mer om protokollfunktionen och möteshantering.