Beredskapsplan om vd plötsligt försvinner
En beredskapsplan för vd ska vara kort, aktuell och möjlig att aktivera samma dag. Den svarar på vem som leder, med vilket mandat, vilka behörigheter som måste säkras samt vad som sägs till vem. Den fyller ingen funktion om den skrivs när situationen redan uppstått.
Vill ni förstå styrelsens roll vid ett vd-byte? Läs guiden om att byta vd.
Planen ska vara kort. Den läses under press av någon som kanske inte skrivit den. En plan på tolv sidor blir då inte läst alls.
Den fyller ingen funktion om den skrivs när situationen redan uppstått. Poängen är att alternativen, beslutsvägarna och underlagen för mandat, behörigheter och kommunikation är förberedda i lugn och ro. De beslut som krävs fattas och protokollförs när planen aktiveras, om de inte redan gäller.
Tillfälligt ansvarig behöver inte vara den långsiktiga efterträdaren. Den långsiktiga frågan hör hemma i successionsplanen.
Viktigt: i aktiebolag och ekonomiska föreningar utses vd av styrelsen. Beslut om vd, vice vd och särskild firmatecknare ska anmälas till Bolagsverket. För stiftelser är behörig länsstyrelse registreringsmyndighet. Ideella föreningar följer främst stadgar och protokoll, medan näringsdrivande ideella föreningar även kan ha registrerade uppgifter hos Bolagsverket. För stiftelser gäller mallen endast vid egen förvaltning, när stiftelsen har en styrelse. Ändrad särskild firmateckning kräver ett behörigt beslut och kan behöva registreras. Attesträtt är en intern befogenhet som bör framgå av en beslutad attestordning eller delegation. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Beredskapsplan vid plötslig vd-frånvaro
[Organisationens namn] (org.nr [xxxxxx-xxxx], om organisationen har ett)
Senast uppdaterad: [ÅÅÅÅ-MM-DD]. Ansvarig för årlig kontroll: [namn]
En tillfälligt ansvarig kan få avgränsade operativa uppgifter, men blir inte vd, vice vd eller firmatecknare enbart genom arbetsfördelningen. I aktiebolag och ekonomiska föreningar kräver ett vd- eller vice-vd-förordnande styrelsebeslut och registreringsanmälan. För ideella föreningar och stiftelser följer titel, mandat och beslutsgång av stadgar, stiftelseförordnande, avtal och behöriga interna beslut.
Ändrad särskild firmateckning kräver ett behörigt beslut och kan behöva registreras. Attesträtt är en intern befogenhet som bör framgå av en beslutad attestordning eller delegation. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
1. Aktivering
Planen aktiveras när något av följande inträffar.
- Vd lämnar med kort varsel.
- Vd blir oförmögen att fullgöra uppdraget.
- Styrelsen av andra skäl behöver säkra ett omedelbart tillfälligt ledarskap.
Vem ser till att ordföranden omedelbart underrättas? [namn]
Vem har enligt lag eller styrande dokument rätt att begära att styrelsen sammankallas? [namn eller roll]
Vem agerar enligt arbetsordning, stadgar eller stiftelseförordnande om ordföranden inte kan sammankalla? [namn]
Ordförandens kontaktuppgifter: [Skriv här]
2. Tillfälligt operativt ledarskap
Tillfälligt ansvarig behöver inte vara den långsiktiga efterträdaren.
| Alternativ | Namn eller kontakt |
|---|---|
| Förstahandsalternativ | |
| Andrahandsalternativ | |
| Extern interimslösning eller searchkontakt |
3. Mandat
Planen anger i förväg förslag och beslutsväg för följande. När planen aktiveras bekräftar styrelsen eller annat behörigt organ vad som gäller.
| Fråga | Beslutat | Kommentar |
|---|---|---|
| Vem leder organisationen? | ||
| Vilken roll får personen: tillfälligt operativt ansvar, vice vd som träder in eller ny vd? | ||
| Vilka befogenheter har personen? | ||
| Vilka beslut ska förankras i styrelsen eller annat behörigt organ? | ||
| Hur länge gäller interimslösningen? | ||
| Hur hanteras särskild firmateckning, inklusive eventuell registrering? | ||
| Hur hanteras attesträtt enligt attestordning eller delegation? | ||
| Hur hanteras systembehörigheter? | ||
| Behövs beslut eller anmälan till Bolagsverket, Länsstyrelsen eller annan behörig mottagare? |
4. Kritisk information och åtkomst
| Område | Säkrat | Ansvarig |
|---|---|---|
| Bank- och finansieringskontakter | ||
| Behöriga personer för bank och betalningar, utan att lagra lösenord eller säkerhetskoder | ||
| Viktiga kund- eller medlemsrelationer | ||
| Kritiska leverantörer och partners | ||
| Pågående större avtal eller förhandlingar | ||
| Kassaflöde och finansiering | ||
| Personal- och ledningsfrågor | ||
| Juridiska och regulatoriska frågor | ||
| IT, informationssäkerhet och kritiska system | ||
| Aktuella styrelsebeslut och prioriteringar |
5. Kommunikation
| Intressent | Ansvarig | Budskap | Tidpunkt och kanal |
|---|---|---|---|
| Ledningsgrupp | |||
| Medarbetare | |||
| Ägare eller huvudmän | |||
| Kunder eller medlemmar | |||
| Banker och finansiärer | |||
| Viktiga partners | |||
| Media, vid behov |
6. Första dygnet
| Åtgärd | Klart | Ansvarig |
|---|---|---|
| Styrelsen är informerad | ||
| Interimslösningen är beslutad av behörigt organ | ||
| Ledningsgruppen är informerad | ||
| Kritiska system- och bankbehörigheter är säkrade | ||
| Tillfälliga mandat är fastställda och protokollförda | ||
| Kommunikationsordningen är beslutad | ||
| Akuta externa relationer är hanterade |
7. Första veckan
| Åtgärd | Klart | Ansvarig |
|---|---|---|
| Styrelsen eller annat behörigt organ har bedömt hur länge situationen väntas pågå | ||
| Styrelsen eller annat behörigt organ har tagit ställning till om permanent rekrytering ska inledas | ||
| Search- eller interimpartner är kontaktad, vid behov | ||
| Viktiga risker och beslut är genomgångna | ||
| Kommunikationsplanen är uppdaterad | ||
| Tätare styrelseuppföljning är inplanerad |
8. Underhåll av planen
Kontrollera årligen att namn, kontaktuppgifter, mandat, systembehörigheter samt interimskandidater fortfarande stämmer.
Nästa kontroll: [ÅÅÅÅ-MM-DD]