Byta VD: när det är rätt beslut och hur bytet genomförs

Att byta VD är ett av styrelsens mest betydelsefulla beslut. Men styrelsen råder inte alltid över tidpunkten. VD kan själv välja att lämna. Här går vi igenom när ett byte kan vara rätt, hur det genomförs och vilken beredskap styrelsen behöver ha.

När är det rätt att byta VD?

Svaga resultat är inte automatiskt ett skäl att byta VD. Styrelsen behöver förstå om problemen beror på omvärlden, strategin, genomförandet eller ledarskapet. En löpande VD-utvärdering ger styrelsen ett dokumenterat underlag för att skilja tillfälliga problem från ledarskapsproblem.

Samtidigt får styrelsen inte vänta för länge. När bilden väl är klar bör styrelsen undvika onödigt dröjsmål.

Nästa fas kan kräva en annan profil

Ett VD-byte behöver inte vara ett underkännande. En grundare, en ledare som vänt en kris eller en stark tillväxt-VD kan ha gjort ett utmärkt arbete. Ändå är det inte säkert att samma person är rätt för nästa fas. Styrelsen behöver kunna ta upp frågan om nästa fas tidigt och respektfullt. Den hör hemma i den löpande successionsplaneringen, inte i ett akut förtroendeläge. För ägarledda bolag är övergången från grundare till extern VD ett eget kapitel.

VD kan själv välja att lämna

Styrelsen styr inte alltid tidpunkten. VD kan få ett annat erbjudande, vilja göra något nytt, gå i pension eller säga upp sig av personliga skäl. Beskedet kan komma även när styrelsen är mycket nöjd.

Därför behövs succession och beredskap även när samarbetet fungerar. Frågan hör hemma i styrelsens löpande arbete med kompetensförsörjning och succession.

Genomförandet: beslut, registrering, anställning och överlämning

Styrelsen behöver skilja VD-uppdraget från den bakomliggande anställningen eller uppdragsrelationen. Är det styrelsen som initierar bytet, fattar styrelsen beslutet om entledigande och protokollför det. Avgår VD själv, dokumenterar styrelsen avgången och anmäler ändringen. Vid behov beslutar styrelsen också om en interim-VD. I aktiebolag och ekonomiska föreningar får en ändring av vem som är VD verkan tidigast när anmälan kommer in till Bolagsverket. Ett styrelsebeslut kan också ange en senare tidpunkt.

Därefter tar styrelsen ställning till anställnings- eller uppdragsavtalet och till vad arbetsrätten kräver. Flera centrala bestämmelser i lagen om anställningsskydd gäller inte för en arbetstagare som med hänsyn till arbetsuppgifter och anställningsvillkor har företagsledande eller jämförlig ställning. Bedömningen bygger inte enbart på titeln.

Kvar står sekretessen, kommunikationen och överlämningen. Inför beskedet behöver styrelsen hantera informationen restriktivt och vara överens om vad som får sägas och av vem. Gränserna beskrivs i guiden om tystnadsplikt i styrelsen. Ett VD-byte påverkar organisation, kunder, finansiärer, ägare och medlemmar. En förhastad kommunikation eller en slarvig överlämning skapar ny oro i stället för lugn.

I vissa lägen behövs en interim-VD, som ger arbetsro och tid för en ordentlig VD-rekrytering i stället för en forcerad.

Akutplanen

Styrelsen bör veta vem som kan leda verksamheten om VD plötsligt inte kan fortsätta. Den personen behöver inte vara den långsiktiga efterträdaren. En enkel akutplan anger vem som tar över tillfälligt, vilket mandat den personen har, vem som kommunicerar och vilka externa relationer som måste hanteras omedelbart.

Det finns en beredskapsmall för det akuta läget, en successionsplan för det långsiktiga samt en plan för de första hundra dagarna.

Artikeln ger generell vägledning om styrelsearbete, inte juridisk rådgivning. Anställningsavtal och arbetsrättsliga frågor bör hanteras med rådgivare.

Så hjälper Hippoly

Ett VD-byte kräver konfidentiellt styrelsearbete med ordnad dokumentation: utvärderingar, beslut, avtal och kommunikationsplan. Styrelsen behöver först säkerställa att endast rätt deltagare har tillgång till samarbetsytan. I Hippoly kan styrelsen sedan samla underlagen och besluten på ett ställe och följa upp besluten som uppgifter. Överlämningen till nästa VD börjar då från ett dokumenterat läge.