Rekrytera VD: processen från kravprofil till introduktion
I korthet
Att rekrytera VD är ett av styrelsens viktigaste beslut. Processen bör utgå från organisationens strategi och nästa utvecklingsfas, inte från en generell bild av en bra VD. Styrelsen definierar uppdraget och kravprofilen, bedömer kandidater strukturerat, kontrollerar referenser och förhandlar villkoren.
I aktiebolag och ekonomiska föreningar är det styrelsen som utser VD. Krävs förhandling enligt medbestämmandelagen sker den före beslutet. Efter beslutet anmäls den nya VD:n till Bolagsverket. Styrelsen kan ta hjälp i processen men fattar själv beslutet.
Valet av VD påverkar strategi, kultur, organisation och resultat under lång tid. Ändå börjar många VD-rekryteringar i fel ände, med namn i stället för med uppdraget. Här går vi igenom hur styrelsen rekryterar VD, från kravprofil till introduktion.
Börja med uppdraget, inte kandidaten
Innan kandidater diskuteras bör styrelsen vara överens om organisationens situation och de strategiska prioriteringarna. Styrelsen behöver också vara enig om de viktigaste utmaningarna de kommande åren och vilken förändring som behöver genomföras. Kravprofilen härleds ur det, inte ur den avgående VD:ns profil.
Den som leder en entreprenöriell tillväxtresa väl är inte automatiskt rätt person för en konsolidering, en internationalisering eller en vändning. Är styrelsen oenig om uppdraget blir kandidatbedömningen en förhandling om olika framtidsbilder i stället för ett urval.
Så rekryterar styrelsen en VD
I aktiebolag och ekonomiska föreningar är det styrelsen som utser VD. Beslutet att utse VD är en sak, avtalet om villkoren en annan. Den nya VD:n ska dessutom anmälas till Bolagsverket. Styrelsen kan använda rekryteringskonsulter och låta en mindre grupp driva arbetet, men beslutet att utse VD är styrelsens. En tydlig process innehåller:
- Analys av behov och uppdrag
- Kravprofil
- Sökning och urval
- Intervjuer och strukturerade bedömningar
- Relevanta referenser och endast nödvändiga och tillåtna bakgrundskontroller
- Villkorsdiskussion och avtalsutkast
- Förhandling enligt medbestämmandelagen när arbetsgivaren är förhandlingsskyldig
- Styrelsebeslut om att utse VD
- Slutförande och undertecknande av avtal
- Anmälan till Bolagsverket, kommunikation och introduktion
Sökningen bör gå bredare än det egna nätverket när behovet motiverar det. Interna kandidater bedöms mot samma kravprofil som externa; kännedom om organisationen är en styrka men ersätter inte profilen. Behöver organisationen ledning medan rekryteringen pågår kan en interim-VD överbrygga fram till tillträdet. Är skiftet en övergång från grundare till extern VD tillkommer egna frågor.
VD-avtalet förtjänar särskild omsorg. En VD som med hänsyn till arbetsuppgifter och anställningsvillkor anses ha företagsledande ställning undantas från stora delar av lagen om anställningsskydd. Uppsägningstid, avgångsvillkor och pension behöver därför regleras tydligt i avtalet.
Styrelsen behöver också pröva om arbetsgivaren har förhandlingsskyldighet enligt medbestämmandelagen. En kollektivavtalsbunden arbetsgivare ska normalt förhandla tillsättningen med facket innan styrelsen fattar sitt beslut.
Bedöm mer än meritlistan
En kandidat kan ha en imponerande bakgrund och ändå vara fel för uppdraget. Styrelsen behöver förstå kandidatens ledarskap och värderingar. Lika viktig är förmågan att bygga team, fatta svåra beslut och driva den förändring organisationen står inför.
Referenser från olika relationer ger en bredare bild: en tidigare styrelseordförande ser annat än kollegor och medarbetare. Drivkrafter, andra pågående uppdrag och eventuella intressekonflikter hör också till bedömningen.
Introduktion av ny VD avgör starten
Rekryteringen slutar inte när avtalet skrivs. Styrelsen planerar hur tillsättningen kommuniceras internt och externt, inom ramen för de informationsregler som gäller för organisationen. Introduktionen bör ge VD en strukturerad bild av strategi, ekonomi, ägare eller medlemmar, organisation, kunder, risker, kultur och viktiga relationer. Styrelsen bör samtidigt vara tydlig med vad VD förväntas förstå, utvärdera och agera på under de första månaderna.
Processen finns som checklista, kravprofilen som egen mall och introduktionen som en plan för de första hundra dagarna.
Den nya VD:n behöver också ett verkligt mandat. Fortsätter ägare, styrelse eller den tidigare ledningen att detaljstyra blir ansvarsfördelningen otydlig från dag ett. Arbetsfördelningen, mandatet och rapporteringen kan tydliggöras i VD-instruktionen. Mål och övriga villkor dokumenteras i styrelsens beslut och i avtalet. Den löpande styrningen beskrivs i guiden om styrelsen och VD. Lämnar VD i stället organisationen beskrivs processen i guiden om att byta VD.
Artikeln ger generell vägledning om styrelsearbete, inte juridisk rådgivning. Anställningsavtal och arbetsrättsliga frågor bör hanteras med rådgivare.
Så hjälper Hippoly
I en VD-rekrytering hanterar styrelsen känslig information: kravprofil, kandidater, villkor och beslut. I Hippoly kan den grupp som driver rekryteringen få en egen samarbetsyta, skild från styrelsens, där bara de inbjudna ser materialet. Processens steg kan fördelas som uppgifter med ansvarig och deadline. När ärendet går till hela styrelsen läggs de underlag styrelsen ska få i styrelsens samarbetsyta och kopplas där till mötesagendan. När den nya VD:n tillträder finns styrdokumenten och besluten samlade för introduktionen.
Checklista: rekrytera VD
- Enas om organisationens situation och uppdraget för nästa fas innan kandidater diskuteras.
- Ta fram en kravprofil utifrån strategin, inte utifrån den avgående VD:n.
- Bestäm sökstrategi: eget nätverk, extern search eller en kombination.
- Bedöm interna och externa kandidater mot samma kravprofil.
- Bedöm ledarskap, värderingar och förändringsförmåga, inte bara meritlistan.
- Ta referenser från olika relationer: ordförande, kollegor och medarbetare.
- Gör bara bakgrundskontroller som är nödvändiga och tillåtna för uppdraget.
- Kontrollera om tillsättningen ska förhandlas enligt medbestämmandelagen före beslutet.
- Fatta styrelsebeslut, slutför avtalet och anmäl den nya VD:n till Bolagsverket.
- Planera introduktionen och de första månaderna före tillträdet.
- Säkerställ att den nya VD:n får ett verkligt mandat efter tillträdet.