Checklista för vd-rekrytering
Den här checklistan för vd-rekrytering följer processen genom sex faser, från att styrelsen definierar nästa utvecklingsfas fram till att första uppföljningen är bokad. Den är gjord för att bockas av över flera månader, inte på ett möte.
Vill ni förstå styrelsens roll och de vanliga fallgroparna? Läs guiden om att rekrytera vd.
Kravprofilen är den viktigaste punkten i den första fasen. Resten av processen mäter kandidater mot den, så den behöver vara beslutad innan sökningen börjar. Kravprofilen har en egen mall.
Den svåraste raden i hela listan står i fas två: att kandidater bedöms mot samma kravprofil. När en stark kandidat dyker upp tidigt är frestelsen att justera profilen efter personen. Det är då rekryteringen börjar gå fel.
Fas sex är inte efterarbete. I den förbereder ni tiden efter tillträdet. Använd gärna mallen för vd:s första hundra dagar.
Viktigt: vd är ett lagreglerat organ i aktiebolag och ekonomiska föreningar, där styrelsen utser vd. I ideella föreningar ska en motsvarande chefsroll följa stadgarna och beslutas av behörigt organ. För stiftelser gäller mallen endast vid egen förvaltning, när stiftelsen har en styrelse. Behandling av kandidatuppgifter omfattas av dataskyddsregler. Avtalsfrågor bör hanteras med juridisk rådgivning. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Checklista för vd-rekrytering
[Organisationens namn] (org.nr [xxxxxx-xxxx], om organisationen har ett)
Processansvarig: [namn]. Startdatum: [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Underlaget innehåller personuppgifter om kandidater. Begränsa åtkomsten och informera kandidaterna om hur uppgifterna används. Bestäm en gallringsfrist. Fastställ och dokumentera rättslig grund, nödvändighet och proportionalitet före tester eller bakgrundskontroller. För tester ska behovet av konsekvensbedömning prövas. Om ni utför bakgrundskontroller som innebär personuppgiftsbehandling ska en konsekvensbedömning genomföras innan behandlingen börjar. Om uppgifter om lagöverträdelser behandlas ska stödet enligt tillämpliga särregler dokumenteras.
I aktiebolag och ekonomiska föreningar utses vd av styrelsen. I ideella föreningar ska en motsvarande chefsroll följa stadgarna och beslutas av behörigt organ. För stiftelser gäller mallen endast vid egen förvaltning, när stiftelsen har en styrelse. Mallen är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Fas 1. Förberedelse
| Moment | Klart | Ansvarig |
|---|---|---|
| Styrelsen har definierat organisationens nästa utvecklingsfas | ||
| Ägarnas eller medlemmarnas perspektiv är tydligt | ||
| För en stiftelse är rekryteringen prövad mot ändamålet och stiftelseförordnandet | ||
| Kravprofil för vd är beslutad | ||
| Kravprofilens krav är sakliga, relevanta och prövade mot diskrimineringsrisker | ||
| Styrelsen har bestämt vem som leder processen | ||
| Beslut om extern rekryteringshjälp eller egen sökning är fattat | ||
| Tidsplan är beslutad | ||
| Ersättningsram och viktiga avtalsprinciper är diskuterade | ||
| Plan för intern och extern kommunikation finns |
Fas 2. Kandidatmarknad och urval
| Moment | Klart | Ansvarig |
|---|---|---|
| Interna kandidater är bedömda, där det är relevant | ||
| Sökningen är tillräckligt bred | ||
| Kandidaterna har bedömts mot samma kravprofil | ||
| Möjliga intressekonflikter är identifierade | ||
| Kandidaternas drivkrafter har undersökts och diskuterats |
Fas 3. Intervjuer
Intervjuerna bör utgå från samma förberedda kärnfrågor för samtliga kandidater. Frågorna bör belysa följande områden.
| Område | Belyst | Iakttagelser |
|---|---|---|
| Strategisk förmåga | ||
| Resultat och genomförandekraft | ||
| Ledarskap och kultur | ||
| Svåra beslut och motgångar | ||
| Förmåga att bygga ledningsgrupp | ||
| Relation till styrelse och ägare eller medlemmar | ||
| Förändringsledning | ||
| Kandidatens egen bild av de första prioriteringarna |
Fas 4. Fördjupad bedömning
| Moment | Klart | Ansvarig |
|---|---|---|
| Referenser från flera typer av relationer | ||
| Rättslig grund, nödvändighet och proportionalitet för tester och bakgrundskontroller är dokumenterade | ||
| Behovet av konsekvensbedömning för tester är prövat | ||
| Konsekvensbedömning är genomförd före bakgrundskontroller som innebär personuppgiftsbehandling | ||
| Om uppgifter om lagöverträdelser behandlas är stödet enligt tillämpliga särregler dokumenterat | ||
| Tester eller annan fördjupad bedömning, där det är proportionerligt | ||
| Kandidatens förväntningar på mandat är diskuterade | ||
| Ersättning och villkor är förankrade | ||
| Riskerna i kandidatvalet är uttryckligen diskuterade |
Fas 5. Beslut
| Moment | Klart | Ansvarig |
|---|---|---|
| Eventuell förhandlingsskyldighet enligt medbestämmandelagen är prövad före beslutet | ||
| Styrelsen har jämfört slutkandidaterna mot kravprofilen | ||
| Eventuella jävsfrågor är hanterade | ||
| Formellt beslut är fattat och dokumenterat | ||
| Avtalet är färdigställt och juridisk rådgivning har tagits in vid behov | ||
| Anmälan av ny vd till Bolagsverket är gjord, i aktiebolag och ekonomiska föreningar | ||
| Kommunikationsplanen är igångsatt |
Fas 6. Inför tillträde
| Moment | Klart | Ansvarig |
|---|---|---|
| Plan för de första hundra dagarna är förberedd | ||
| Introduktionsmöten är bokade | ||
| Styrelsen och ny vd är överens om första periodens förväntningar | ||
| Överlämning från tidigare vd är planerad, där det går | ||
| Första uppföljningen mellan ordförande och vd är bokad |
Noteringar
[Skriv här]