Kallelse till styrelsemöte: innehåll, frist och rutiner

Kallelsen är styrelsemötets startpunkt. Den skapar förutsättningarna för att ledamöterna ska kunna komma förberedda. Här går vi igenom vad en kallelse till styrelsemöte ska innehålla, vem som ansvarar för den och vilka regler som gäller. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.

Vad ska en kallelse till styrelsemöte innehålla?

En användbar kallelse svarar på tre frågor: när och var mötet hålls, vad som ska behandlas och var ledamöterna hittar underlagen. I praktiken betyder det:

• datum, tid och plats eller länk till det digitala mötet
• dagordning med ärendena i den ordning de ska behandlas
• beslutsunderlag för varje beslutsärende
• uppgift om vem ledamöterna kontaktar vid förhinder

Underlagen är en central del av mötesförberedelsen. De behöver inte följa med i själva kallelsen, men de bör göras tillgängliga så tidigt att ledamöterna hinner sätta sig in i ärendena. Även när underlagen distribueras separat bör kallelsen ange var de finns och när de blir tillgängliga.

Vem kallar och när?

I en aktiebolagsstyrelse med fler än en ledamot ska ordföranden se till att sammanträden hålls när det behövs. Ett privat aktiebolag kan ha en styrelse med bara en ledamot. Då finns inget lagkrav på att utse en ordförande. Styrelsen ska dessutom alltid sammankallas om en styrelseledamot eller VD begär det. I ekonomiska föreningar ska ordföranden se till att sammanträden hålls när det behövs. Styrelsen ska sammankallas om en ledamot eller VD begär det. I bostadsrättsföreningar gäller ordförandens ansvar och ledamotens rätt att begära sammanträde, men föreningslagens regler om VD är undantagna. I ideella föreningar styr stadgarna. För stiftelser med egen förvaltning ska ordföranden se till att sammanträden hålls när det behövs. Styrelsen ska där sammankallas om en ledamot begär det. Stiftelser med anknuten förvaltning har ingen egen styrelse och omfattas inte av guiden.

Lagen anger ingen generell kallelsefrist för styrelsemöten. I aktiebolag kan styrelsen reglera frist och form i arbetsordningen, genom ett styrelsebeslut eller i en fast mötesrutin. I föreningar och stiftelser behöver även stadgarna respektive stiftelseförordnandet kontrolleras. Riktmärket är att ledamöterna ska hinna läsa underlagen. Styrelsen kan dessutom planera årets möten i förväg i ett årshjul, så att kallelsen bekräftar ett datum som redan är känt.

Kallelsens juridiska kärna: deltagande och underlag

Formkraven på kallelsen är få. Kraven på vad den ska åstadkomma är desto tydligare. I aktiebolag får beslut inte fattas i ett ärende om inte samtliga styrelseledamöter, så långt möjligt, har fått tillfälle att delta i ärendets behandling. Ledamöterna ska också ha fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet. Motsvarande bestämmelser finns för ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar.

Kallelsen och distributionen av underlagen är de praktiska verktyg som uppfyller dessa krav. Det avgörande är att ledamöterna faktiskt får möjlighet att delta och ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet. Brister det kan ett beslut behöva skjutas upp tills ledamöterna har fått möjlighet att delta och tillgång till ett tillfredsställande underlag.

Suppleanterna är lätta att glömma bort. Om en ledamot inte kan närvara och en suppleant ska träda in, ska suppleanten ges tillfälle att delta. En suppleant för en arbetstagarledamot utsedd enligt lagen om styrelserepresentation för de privatanställda ska alltid få underlag och ges tillfälle att delta på samma sätt som en ledamot.

Rutinen som håller över tid

Kallelsearbetet vinner på att vara likadant varje gång. En fungerande rutin slår fast:

• när kallelsen skickas, till exempel en vecka före mötet
• vem som ansvarar för utskicket, exempelvis ordföranden eller sekreteraren
• var handlingarna finns, i en kanal i stället för spridda mejl
• hur sena kompletteringar hanteras och kommuniceras

Rutinen bör förebygga de kända felen: kallelsen kommer för sent, underlag saknas för beslutsärenden eller handlingarna sprids i flera kanaler så att ingen vet vilken version som gäller.

Så hjälper Hippoly

I Hippoly skapar styrelsen mötet, bygger dagordningen och kopplar underlagen till respektive punkt. När mötet delas får deltagarna en e-postinbjudan och en kalenderhändelse. Agendan och underlagen ligger kvar i Hippoly och blir tillgängliga efter inloggning. Årets möten kan planeras i årshjulet. AI-assistenten hi kan sammanfatta mötesunderlagen och föreslå uppföljningsfrågor som stöd i förberedelsen. Läs mer om möteshantering och dagordningsbyggaren.