Styrelsens arbetsordning: dokumentet som strukturerar styrelseåret
I korthet
Styrelsens arbetsordning är ett internt styrdokument som beskriver hur styrelsen organiserar och bedriver sitt arbete. Den omfattar normalt mötesplan, kallelserutiner, arbetsfördelning inom styrelsen samt regler för protokoll och uppföljning. Gränsen mot VD och formerna för rapportering regleras ofta i separata instruktioner. I publika aktiebolag ska styrelsen årligen fastställa en skriftlig arbetsordning, motsvarande krav kan följa av finansmarknadslagstiftning. För andra organisationer finns inget generellt lagkrav, men bolagsordning, stadgar eller stämmobeslut kan ställa egna krav. För dem är en årlig översyn en rekommenderad rutin.
Styrelser som fungerar har sällan tur, de har rutiner. Styrelsens arbetsordning är dokumentet där rutinerna bor: när mötena hålls, hur kallelsen går ut, vem som gör vad och hur besluten följs upp. Här går vi igenom innehållet, lagkraven och hur dokumentet hålls levande. Guiden är generell vägledning, inte juridisk rådgivning.
Vad är styrelsens arbetsordning?
Arbetsordningen är ett internt styrdokument som beskriver hur styrelsen organiserar och bedriver sitt arbete. Den kompletterar lagen, bolagsordningen eller stadgarna med det praktiska hantverket.
En arbetsordning innehåller normalt följande. För publika aktiebolag gäller särskilda innehållskrav. Arbetsordningen ska ange hur arbetet i förekommande fall fördelas mellan ledamöterna och hur ofta styrelsen ska sammanträda. Den ska också ange i vilken utsträckning suppleanterna ska delta i styrelsens arbete och kallas till sammanträden.
- Mötesplan: antal ordinarie möten och deras huvudteman, gärna kopplade till styrelsens årshjul.
- Kallelse- och beslutsrutiner: när kallelse och underlag skickas, hur beslut fattas mellan möten.
- Ansvarsfördelning: hur arbetet i förekommande fall fördelas mellan ledamöterna och vilket ansvar ordföranden har. Gränsen mot VD hör hemma i VD-instruktionen.
- Protokoll och uppföljning: hur protokoll förs, justeras och hur beslut följs upp.
- Rapportering: hänvisning till rapporteringsinstruktionen, som anger vilken information styrelsen ska få och när.
- Suppleanter: i vilken utsträckning de deltar i arbetet och kallas till sammanträden.
Det finns en mall för styrelsens arbetsordning att utgå från.
När är arbetsordningen ett lagkrav?
I publika aktiebolag ska styrelsen årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Den ska ange hur arbetet i förekommande fall fördelas mellan ledamöterna, hur ofta styrelsen ska sammanträda och i vilken utsträckning suppleanterna ska delta och kallas. Arbetsfördelningen mellan styrelsen, VD och de andra organ som styrelsen inrättar regleras i separata skriftliga instruktioner.
Alla aktiebolag ska som huvudregel ha skriftliga rapporteringsinstruktioner. De anger när och hur uppgifter för styrelsens bedömning samlas in och rapporteras. Bedömningen gäller bolagets ekonomiska situation, för moderbolag även koncernens. Undantag gäller när bolagets begränsade storlek och verksamhet gör instruktionerna betydelselösa för rapporteringen till styrelsen.
För privata aktiebolag på finans- och försäkringsområdet kan särskild lagstiftning föreskriva motsvarande krav, bland annat för privata bankaktiebolag och privata försäkringsaktiebolag. För övriga privata aktiebolag togs det generella kravet bort 2014. För ekonomiska föreningar, BRF:er och ideella föreningar finns inget generellt lagkrav, men bolagsordning, stadgar eller stämmobeslut kan ställa egna krav.
Även när arbetsordningen inte krävs enligt lag kan den ge styrelsen en tydlig gemensam struktur. Utan en beslutad ordning uppstår frågorna först när de brådskar: vem kallar när ordföranden är borta, hur kort får kallelsetiden vara, vad krävs för beslut mellan möten?
Arbetsordningen i dokumentfamiljen
Arbetsordningen är en av flera pusselbitar som behöver hänga ihop. VD-instruktionen preciserar gränsen mot den löpande förvaltningen. Delegationsordningen visar vilka mandat som ligger var i organisationen. Attestordningen reglerar godkännandet av kostnader. Kontrollera att dokumenten inte säger emot varandra, särskilt kring beloppsgränser och beslutsmandat. Hela strukturen beskrivs i guiden om styrande dokument.
Håll dokumentet levande
En inaktuell arbetsordning styr inte arbetet i praktiken. Tre rutiner håller den aktuell:
- Se över dokumentet varje år: i publika aktiebolag ska styrelsen fastställa arbetsordningen årligen. I andra organisationer kan den tas upp på det konstituerande mötet eller vid en annan planerad översyn.
- Använd den: låt mötesplanen och kallelserutinerna i dokumentet vara de som faktiskt tillämpas. Avvikelser är en signal om att antingen verkligheten eller dokumentet behöver ändras.
- Uppdatera vid förändring: ny VD, ändrad styrelsesammansättning eller nytt arbetssätt är tillfällen att se över texten.
Så hjälper Hippoly
I Hippoly kan styrelsen lagra arbetsordningen tillsammans med övriga styrande dokument i samarbetsytans filstruktur. Versionshanteringen hjälper styrelsen att arbeta med rätt version. Mötesplanen omsätts i dagordningar som återanvänder strukturen från möte till möte, medan protokollen skrivs, justeras och e-signeras i samma flöde. Läs mer om Hippoly för aktiebolag eller se våra lösningar för föreningar.
Checklista: en arbetsordning som används
- Beskriv mötesplanen och koppla den till styrelsens årshjul.
- Ange kallelserutiner: när kallelse och underlag ska skickas.
- Beskriv arbetsfördelningen inom styrelsen och ordförandens ansvar.
- Reglera protokollföring, justering och uppföljning av beslut.
- Samordna arbetsordningen med VD-instruktionen och rapporteringsinstruktionen.
- Ta ställning till arbetsordningen på det konstituerande mötet eller vid en annan planerad årlig översyn.